A gestão do conhecimento é o processo estratégico de criar, organizar, compartilhar e aplicar o conhecimento em uma organização. Ela não se limita à simples armazenagem de informações, mas envolve transformar dados e experiências em ativos valiosos que impulsionam a inovação e a tomada de decisões.

Desse modo, um dos primeiros passos essenciais é a gestão documental, que organiza e preserva as informações da empresa de maneira acessível e estruturada. Documentos, sejam digitais ou físicos, são fontes cruciais desse conhecimento. Sem uma gestão eficaz desses arquivos, o conhecimento se perde, tornando-se difícil de acessar e de aplicar.

Neste artigo, iremos detalhar o que é a gestão de conhecimento, qual seu propósito e como impacta na rotina da sua organização. 

• o que é gestão de conhecimento?
• quais são os principais objetivos da gestão de conhecimento?
• quais são os pilares da gestão de conhecimento?
• quais são os fatores que influenciam a gestão do conhecimento?
• como a gestão do conhecimento pode ser aplicada na sua empresa?
• quais os benefícios de uma gestão documental eficiente?
• como começar a implementar a gestão do conhecimento na sua empresa?
• como a Doc Security pode ajudar na gestão do conhecimento?

O que é gestão do conhecimento?

Gestão do conhecimento é o processo estruturado de criar, identificar, organizar, compartilhar e aplicar o conhecimento numa organização. Vai além de simplesmente armazenar informações: envolve garantir que o conhecimento certo esteja disponível para a pessoa certa, no momento necessário, facilitando a tomada de decisões eficazes.

Essa abordagem transforma dados isolados em inteligência competitiva, criando um ciclo onde o aprendizado individual se torna um ativo coletivo, impulsionando a inovação e a eficiência organizacional.

Quais são os principais objetivos da gestão do conhecimento?

O principal objetivo da gestão do conhecimento é a transformação da informação. Ao converter dados estáticos, frequentemente armazenados em documentos, em conhecimento prático, a organização é capaz de aprender com suas experiências passadas, replicar seus sucessos e inovar em seus processos.

 

Esse processo de gestão documental oferece suporte direto à tomada de decisões, proporcionando aos gestores as informações necessárias para tomar decisões mais rápidas e assertivas, com menor margem de erro.

Quais são os pilares da gestão do conhecimento?

Existem quatro pilares da gestão de conhecimento: 

Criação e Aquisição de Conhecimento

É o momento em que a empresa gera novas ideias, seja por pesquisa interna, feedback de clientes ou treinamento de colaboradores.

Armazenamento e Organização

De nada adianta criar se não houver onde guardar. Aqui entra a importância crítica de armazenar dados e documentos de forma lógica e segura.

Compartilhamento de Conhecimento

São os fluxos que permitem que a informação circule entre departamentos, evitando silos onde um setor não sabe o que o outro faz.

Aplicação do Conhecimento

A etapa final e mais importante, onde o conhecimento adquirido e compartilhado é efetivamente utilizado para melhorar processos decisórios e operacionais.

Quais são os fatores que influenciam a gestão do conhecimento?

Nem só de ferramentas vive a gestão. Existem outros fatores que determinam o sucesso ou fracasso dessa iniciativa:

Cultura organizacional

É o mais difícil de mudar. Empresas que punem o erro ou incentivam a competição interna dificultam a troca de informações. O ambiente deve favorecer a colaboração.

Tecnologia

Ferramentas digitais (DMS, GED, Cloud) para armazenar e acessar dados são os facilitadores técnicos indispensáveis.

Processos internos

Se não houver um fluxo claro de como registrar uma lição aprendida, o conhecimento se perde. Processos documentados garantem a continuidade.

Como a gestão do conhecimento pode ser aplicada na sua empresa?

A aplicação prática começa na infraestrutura de dados. O primeiro passo lógico é modernizar o acervo. Ao implementar o processo de digitalização de documentos, a empresa categoriza e automatiza o acesso à informação.

Isso cria uma base sólida. Imagine, por exemplo, um escritório de advocacia onde as jurisprudências e peças antigas estão digitalizadas e indexadas. Um novo advogado pode aprender com casos passados em minutos, aplicando esse conhecimento em um novo processo imediatamente.

Por que a gestão do conhecimento começa pelos documentos da sua empresa?

A gestão de conhecimento começa pela gestão documental. A razão disso é que os documentos são a materialização da memória da organização. Contratos, relatórios técnicos, históricos de clientes e manuais de procedimentos são a fonte primária de informação.

Quando esses registros não são confiáveis ou acessíveis, a base do conhecimento é frágil. Por outro lado, documentos bem organizados e digitalizados se tornam fontes vitais de consulta e aprendizado.

Quais os benefícios de uma gestão documental eficiente?

Ao estruturar seus arquivos, você organiza o caminho para a inteligência corporativa. Os ganhos são imediatos:

• Acesso rápido à informação: reduz drasticamente o tempo gasto procurando arquivos antigos;
• Redução de custos operacionais: menos espaço físico ocupado e menos horas de trabalho desperdiçadas;
• Segurança da informação: proteção contra extravios, danos físicos ou acessos não autorizados;
• Conformidade com regulamentações: facilita a auditoria e ajuda a cumprir normas legais. A relação entre gestão documental e LGPD é estreita, garantindo que dados sensíveis sejam tratados com o rigor que a lei exige;
• Melhoria da colaboração interna: quando todos têm acesso aos mesmos dados, a equipe trabalha em sintonia.

Como começar a implementar a gestão do conhecimento na sua empresa?

Esse tipo de implementação é um processo que deve ser organizado e planejado. Assim, algumas ações devem ser tomadas são: 

1. Mapear os documentos existentes: realize um diagnóstico, entenda o que você tem: Onde está e quem usa. Identifique o que é crítico para a operação;
2. Digitalizar e organizar: inicie a conversão do físico para o digital, utilizando técnicas de indexação (OCR) para tornar o conteúdo pesquisável;
3. Criar processos de compartilhamento: estabeleça rotinas. Quem pode acessar o quê? Como as novas informações são inseridas no sistema? Garanta que o conhecimento flua.

Para garantir que essas etapas sejam cumpridas com excelência técnica e segurança jurídica, muitas vezes o caminho mais eficiente é contratar uma empresa especializada, que trará expertise e tecnologia de ponta para o projeto.

Como a Doc Security pode ajudar na gestão de documentos?

A Doc Security oferece soluções completas para digitalização de documentos, organização de arquivos físicos e automação de fluxos de trabalho. Ao estruturar seus dados conosco, sua empresa elimina o caos informacional e cria o terreno fértil necessário para que a gestão do conhecimento floresça.

Quer dar os primeiros passos na organização e digitalização dos documentos da sua empresa? Continue aprendendo sobre o tema e entenda como escolher um software de gestão documental adequado para sua companhia.