Para reconhecer e extrair textos de arquivos de diferentes origens, é comum se utilizar a tecnologia OCR, sigla para “Optical Character Recognition” (reconhecimento óptico de caracteres, em português). Além desta função principal, esta ferramenta também pode dinamizar processos e auxiliar as empresas no desafio  da gestão de documentos.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é o reconhecimento óptico de caracteres, ou seja, o OCR, falar da relação desta tecnologia com a gestão de documentos, sobre as etapas que envolvem o uso desta ferramenta e as vantagens que ela oferece. Continue lendo para entender melhor!

O que é o reconhecimento de caractere óptico (OCR)?

A expressão optical character recognition (OCR)  significa “reconhecimento óptico de caracteres”. Trata-se do processo de converter uma imagem em um formato de texto, sendo possível buscar pelo conteúdo em uma plataforma web.

 

Explicando de forma mais prática: um documento, quando passa pela digitalização, se torna um um arquivo de imagem, ou seja, seu texto não é editável. O OCR torna possível converter a imagem em um documento de texto, dessa forma, tornando-o editável.

Qual a ligação do OCR com a gestão de documentos?

Ao tornar editável uma imagem, o OCR se relaciona diretamente à gestão documental, tornando este processo mais dinâmico. Ele converte as palavras e, com isso, permite que a pesquisa seja feita diretamente dentro do conteúdo, não apenas pelo nome ou palavra-chave, tornando mais fácil localizar arquivos, detectar documentos duplicados e identificar erros na organização.

 

Para quem está iniciando a digitalização ou para empresas pequenas, que ainda não possuem um volume tão grande de arquivos armazenados, não parece algo importante, mas conforme a quantidade de dados vai aumentando, a missão de encontrar um documento se torna um desafio. Aí entra o OCR na gestão de documentos ajudando a pesquisar diretamente no conteúdo e não apenas pelo nome ou palavra-chave.

 

Essa ferramenta também pode ajudar a detectar documentos duplicados ou encontrar documentos arquivados incorretamente, evitando erros.

Quais as etapas da tecnologia OCR?

Para que a tecnologia OCR funcione, o documento precisa passar por algumas etapas. Conheça cada uma delas:

Aquisição de imagem

O primeiro passo é usar um scanner para ler os documentos e os converter em dados binários.

Pré-processamento

Na sequência, a imagem ou documento passa por um processo de limpeza. Essa fase tem o objetivo de melhorar a qualidade.

Essa etapa é caracterizada por ajustes como desinclinar ou inclinar para corrigir problemas de alinhamento; remover manchas ou borrões; limpar caixas e linhas na imagem.

Reconhecimento

Após a limpeza, o software analisa a imagem e identifica padrões, convertendo os caracteres visuais em texto. Esses processos são chamados de correspondência de padrões e extração de recursos.

 

Na correspondência de padrões, acontece o isolamento de uma imagem de caractere, chamada de glifo, e a comparação dela com um glifo armazenado de forma semelhante. O reconhecimento de padrões funciona apenas se o glifo armazenado tem uma fonte e uma escala semelhantes ao glifo de entrada. Esse método funciona bem com imagens digitalizadas de documentos que foram digitados em uma fonte conhecida.

 

Já a extração de recursos divide os glifos em recursos e os usa para encontrar a melhor correspondência. Após essa análise, o sistema converte os dados de texto extraídos em um arquivo informatizado.

Pós-processamento

Após todo esse processo, o texto passar por um processo de revisão antes de ser disponibilizado em sua versão final.

 

Quais as vantagens do OCR?

O uso e aplicação do OCR oferece às empresas algumas vantagens, tanto na otimização do trabalho como na segurança das informações. Conheça algumas delas:

 

Texto pesquisável

Com o processo realizado, as empresas podem converter documentos novos em um arquivo totalmente pesquisável. Os arquivos também podem passar por um processamento adicional de conhecimento, já que se tornam editáveis, ou seja, possíveis de receberem atualizações.

 

Redução de erros

Existem riscos de falhas associadas à transcrição manual. Com a digitalização e o uso do OCR, esses riscos são, pois a ferramenta oferece precisão na captura de dados.

Economia de tempo

Ao tornar mais fácil o processo de buscas, por exemplo, a eficiência operacional aumenta. Isso significa que os colaboradores acessam a informação de forma mais rápida e simples.

Segurança

Documentos que passam pelo processo de OCR ficam em arquivos compatíveis com sistemas de segurança avançados, reduzindo o risco de perda ou acesso incorreto.

 

Neste artigo, explicamos o que é o reconhecimento óptico de caracteres, ou seja, o OCR, falamos da relação desta tecnologia com a gestão de documentos, sobre as etapas que envolvem o uso desta ferramenta e as vantagens que ela oferece. Para saber mais, acesse nosso site.