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Guarda de Documentos

Higienize, estruture e controle o histórico informacional da organização

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A guarda de documentos compreende a organização, higienização e armazenamento de arquivos de uma organização. Esse processo é realizado com o uso de metodologias nacionais e internacionais relacionadas à estruturação de um acervo.

 

Após o levantamento do arquivo, são realizados processos como inventário de todos os documentos, separação dos materiais que podem ou não ser descartados e plano de classificação para facilitar a busca de qualquer material. Além da higienização de cada documento, a fim de aumentar sua conservação física.

 

Os especialistas da Doc Security possuem ampla experiência no processo de organização e guarda de documentos, facilitando para empresas públicas e privadas o acesso a informações armazenadas em documentos físicos.

Benefícios

Vantagens do serviço de guarda de documentos

Armazene arquivos importantes com segurança, controle de acesso e garantia de manutenção contínua

Controle de documentos

A guarda de documentos possibilita que todos os materiais armazenados tenham um controle de consulta e verificação, para que seja possível entender quais documentos são mais consultados.

Segurança da informação

Todo o trabalho de classificação e armazenamento dos documentos obedece às normas e regras da personalidade jurídica da organização, garantindo que a organização esteja em conformidade para futuras auditorias.

Organização de dados

Para realizar a guarda de documentos, é preciso que os materiais sejam revisados e classificados para facilitar futuras pesquisas por informações. Com isso, a organização adquire um conhecimento mais aprofundado do material que tem em mãos.

Manutenção do acervo

Os espaços de armazenamento documental passam por revisões contínuas para garantir a segurança do ambiente e a integridade das informações registradas nos documentos e evitar que incidentes danifiquem permanentemente os papéis.

Conservação documental

O serviço de guarda de documentos também envolve uma verificação de cada documento que será armazenado – a fim de higienizá-lo e remover qualquer objeto que rasure as informações –, o que aumenta a durabilidade dos materiais.

Plataforma web

As informações armazenadas também podem ser digitalizadas e acessadas via plataforma web. Nossa solução foi pensada para o segmento de gestão documental e possui todas as ferramentas necessárias de usabilidade e segurança de dados.

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Por que contratar a Doc Security para realizar a guarda de documentos?

Adotamos padrões internacionais de qualidade para garantir que as empresas recebam uma solução completa, mensurável e auditável.

  • Produção Arquivística Personalizada

    Produção Arquivística Personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica como as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Somos especialistas no desenvolvimento de processos de mapeamento e automatização de tarefas, criando fluxos de trabalho que respeitem as rotinas internas e as normas de agências reguladoras  quando o caso

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

Dúvidas?

Nossa equipe de especialistas está pronta para responder a todas as suas perguntas e entender como as ofertas da Doc Security podem trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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