A organização faz a diferença no dia a dia de uma empresa. Por este motivo, a gestão de documentos é muito importante e traz diversos benefícios para as empresas, gerando otimização nos processos e redução de custos.

 

Continue lendo para saber o que é gestão de documentos, qual sua importância e seus benefícios, quais os principais desafios desse processo, quais as etapas dele e reforçando a necessidade de buscar ajuda especializada.

O que é gestão de documentos?

A gestão de documentos é um conjunto de boas práticas, políticas e medidas que visam organizar a documentação empresarial, seja ela física ou digital. O processo consiste na organização e controle de arquivos como relatórios, contratos e acordos empresariais, registros de dados e documentos trabalhistas, notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras, entre outros.

 

Além dos documentos físicos, os documentos virtuais também precisam de armazenamento correto.

 

Documentos digitalizados e documentos digitais são a mesma coisa?

Os documentos digitalizados são os arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, passando pelo processo de digitalização. Já os documentos digitais foram originalmente criados em ambiente virtual.

Qual a importância da gestão de documentos?

A gestão de documentos pode trazer diversos benefícios para a empresa. Entenda alguns motivos pelo qual a prática, quando bem aplicada, é tão importante:

Acesso aos documentos

Mais rapidez na hora de encontrar documentos.

Segurança

Sem uma boa gestão de documentos, o documento pode sofrer algum dano sério pela ação do tempo ou se perder por falta de organização. No caso da gestão digital, ainda vale citar a possibilidade de reforçar a segurança através da criptografia dos dados ou outros mecanismos de proteção.

Otimização de processos

Ter um bom controle sobre os documentos e a organização deles ajuda a dinamizar os processos no dia a dia da empresa e padronizar os arquivos. Isso ajuda a agilizar tarefas e facilita a rotina dos colaboradores.

Redução de custos

O armazenamento físico tem um alto curso de manutenção. Já com a gestão de documentos, ações como o armazenamento de dados na nuvem aumenta a segurança e a integridade dos seus dados. Dessa forma, qualquer pessoa autorizada pode acessar os arquivos de qualquer lugar e a partir de qualquer dispositivo.

Economia do espaço físico

Com a gestão dos documentos, pode ocorrer a digitalização. Com isso, o espaço físico para guardar um grande acervo de arquivos não é mais necessário. Isso reduz custos e melhora o acesso aos arquivos.

Quais os desafios da gestão de documentos?

Além dos benefícios, existem muitos desafios na implementação desse processo. As maiores dificuldades que uma empresa costuma enfrentar na gestão de documentos são:

• Falta de espaço físico;
• Perdas;
• Problemas de segurança;
• Falta de categorização;

Como aplicar a gestão de documentos?

Existem algumas fases na aplicação da gestão de documentos. Confira:

Criação ou recebimento

Essa primeira etapa envolve a geração interna de documentos ou a recepção e organização de documentos externos.

Classificação

Na sequência, definem-se as categorias para organizar os documentos de modo a facilitar o acesso e a gestão.

Indexação

Depois, é preciso associar palavras-chave ou metadados aos documentos para que eles possam ser localizados facilmente.

Armazenamento

Nessa etapa, é preciso escolher os melhores métodos para armazenar documentos, que podem ser físicos ou digitais. É importante que eles sejam acessíveis, seguros e sigam as normas vigentes.

Acesso

Também é importante estabelecer procedimentos que permitam o acesso eficiente e seguro aos documentos quando for necessário, com mecanismos de buscas funcionais e eficazes.

Distribuição

Além disso, é fundamental que as informações cheguem às pessoas corretas sem perder a integridade e a confidencialidade.

Manutenção

Além de ter um acervo organizado e funcional, é preciso manter os documentos atualizados e, quando necessário, arquivá-los ou transferi-los.

Segurança

Para finalizar, é muito importante implementar medidas para proteger documentos contra perda ou danos, garantindo a confidencialidade e a durabilidade dos arquivos.

 

Por que contratar uma empresa especializada?

Diversas empresas oferecem ajuda especializada para esses processos. Por serem muitas etapas e serem necessários diversos cuidados para evitar erros que causem a perda de documentos importantes e que possam causar falhas de segurança e possíveis vazamentos de dados.

 

Além disso, uma gestão feita de forma adequada garante mais organização, demanda menos espaço físico e, consequentemente, reduz custos.

 

Neste artigo, falamos sobre a gestão de documentos, explicitando o que é, qual sua importância e seus benefícios, quais os principais desafios desse processo, quais as etapas dele e reforçando a necessidade de buscar ajuda especializada.

 

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