No processo de guarda de documentos muito se fala sobre a possibilidade de manter o acervo de forma virtual – o que traz às empresas benefícios como proporcionar a liberação de espaço físico e facilitar a organização. Para isso, é preciso que a instituição realize a digitalização de documentos.

O decreto nº 10.278, regulamentado em março de 2020, estabeleceu diretrizes para a conversão de documentos físicos em digitais. O não cumprimento dessas regras pode resultar em problemas jurídicos e administrativos para a empresa.

Neste artigo, você vai entender a definição desse trabalho, como é sua aplicação na prática, a importância e os benefícios desse processo e a diferença entre digitalizar e escanear.

O que é a digitalização de documentos?

A digitalização de documentos é a transformação dos documentos físicos para o formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos, nuvens ou diferentes softwares. Esse processo é válido para recibos, comandas, relatórios e muitos outros tipos de documentações que estão presentes no dia a dia de uma empresa.

O que é o Decreto nº 10.278?

O Decreto nº 10.278 regulamentou o registro digital de documentos no Brasil. Ele determina as diretrizes, normas, requisitos e procedimentos para estabelecer regras sobre como realizar esse processo tanto em organizações públicas como privadas.

O decreto da digitalização de documentos também está alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que ele segue as mesmas normas de proteção de dados pessoais.

As regras determinadas pela lei visam garantir padronização, confidencialidade, rastreabilidade, integridade e fidelidade das informações do digital em relação ao original.

Documentos digitalizados ou documentos digitais?

Cada termo está relacionado com uma metodologia diferente no manuseio dos documentos

Documentos digitalizados

Arquivos que foram impressos no papel e depois inclusos em um ambiente virtual por meio do processo de digitalização.

Documentos digitais

Documentos emitidos por órgãos oficiais do Governo, tendo a mesma validade legal que sua versão física, são um exemplo de documentos digitais. Isso acontece com as versões digitais do RG e Carteira de Trabalho, por exemplo.

Digitalizar e escanear é a mesma coisa?

Não. Apesar de escanear fazer parte do processo de digitalização, essa é uma dúvida frequente. Antes de entender a diferença, é importante saber o que exatamente significa cada um desses termos.

Escanear

Escanear um documento significa criar uma representação visual de uma imagem ou arquivo físico. Para isso, basta posicionar o papel em um aparelho de scanner e realizar o procedimento. Em suma, o escaneamento permite a visualização, edição e compartilhamento de documentos ou imagens no meio digital, normalmente em formatos PDF, JPEG ou PNG.

Em termos legais, esse é um processo limitado, já que a digitalização segue as normas do Decreto nº 10.278, que determina as diretrizes para a conversão de documentos físicos em digitais.

Digitalizar

Digitalizar é o processo de converter arquivos físicos em digitais. Mesmo que pareça a mesma coisa que escanear, existem diferenças. A digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo validade jurídica. Por isso, é um processo mais complexo e que precisa atender exigências legais.

Dessa forma, o escaneamento é uma parte do processo de criação de documentos virtuais. Porém, a digitalização pode utilizar outras técnicas, não sendo obrigatório escanear, mesmo que esta seja a mais comum.

Quais as diferenças entre digitalizar e escanear?

Escanear e digitalizar não são a mesma coisa. Em suma, a digitalização segue exigências legais que dizem respeito à integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento digitalizado. Apenas escanear não torna os documentos válidos juridicamente. É o processo de digitalização de documentos que garante que eles serão indexados com certificados digitais.

Benefícios da digitalização de documentos

A digitalização de documentos pode trazer diversas vantagens para as empresas. Entenda como uma instituição pode se beneficiar:

Redução de espaço físico

Com a digitalização dos documentos, os grandes arquivos físicos não são mais necessários. O que reduz custos, libera o espaço para outras atividades e melhora o acesso aos arquivos.

Acesso rápido e fácil

Com conexão on-line é possível acessar rapidamente um documento sem a necessidade de ir ao acervo físico procurar manualmente o documento.

Segurança

Enquanto em um arquivo físico, se não for armazenado corretamente, o documento pode ser danificado pela ação do tempo ou se perder por falta de organização. Os arquivos digitais, contudo, são preservados e, uma vez classificados, disponíveis dentro de uma lógica conhecida pelo usuário.

Conformidade legal

A digitalização pode ser de grande utilidade para as empresas se manterem em conformidade com normas e regulamentações legais. Dessa forma, fica mais fácil encontrar um arquivo necessário, reduzindo o risco de não conformidade por perdas ou por desgastes nos documentos.

Como digitalizar um documento?

A digitalização de documentos segue algumas etapas, que são importantes para garantir a adequação ao Decreto nº 10.278. Elas também visam garantir à empresa a qualidade e segurança do processo.

Preparação dos documentos

Antes da digitalização, é preciso fazer uma “limpeza” do documento, Isso significa remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que prejudiquem a captação da imagem.
Digitalização e captura da imagem

Um scanner ou um aplicativo especializado é utilizado para converter o documento físico em uma imagem digital. Nessa etapa, o responsável pelo processo pode escolher a resolução e o formato adequado, de acordo com a necessidade.

Armazenamento

Esta fase da digitalização inclui a organização dos documentos conforme o planejamento definido pela empresa de digitalização de documentos em conjunto com o cliente.

Gerenciamento

Na última etapa, são definidos os detalhes: quem pode acessar o documento, quem pode modificá-lo. Dessa forma, a documentação é organizada conforme o padrão da empresa e segue os procedimentos de segurança.

Neste artigo, explicamos em linhas gerais o conceito de digitalização, a diferença entre digitalizar e escanear um documento e como realizar esse processo de forma a manter a validade jurídica dos seus arquivos. Esperamos que a leitura tenha te ajudado a solucionar suas dúvidas!

Acompanhe nosso blog e saiba mais sobre gestão documental e transformação digital de documentos e processos.