Gestão de Documentos e Processos

A gestão de documentos ajuda as organizações a acessar de forma mais rápida arquivos físicos e eletrônicos. Com o uso de um software de gestão documental, as organizações trabalham de forma mais ágil, diminuindo o tempo para a realização de tarefas e melhorando o atendimento prestado interna e externamente.

Em conjunto com a gestão de documentos, com um time que realiza todo o trabalho de organização, guarda e digitalização de documentos físicos, existe o mapeamento de processos, que identifica todas as etapas realizadas para uma solicitação e automatiza as tarefas mais manuais e repetitivas, reduzindo consideravelmente o tempo gasto para finalizar uma solicitação.

Além de um software desenvolvido para a gestão documental, a Doc Security possui uma equipe especializada em organizar o acervo e automatizar processos, impulsionando o trabalho de organizações públicas e privadas.

Transparência e produtividade

Unificar os processos fornece acesso a dados de desempenho de cada departamento de ponta a ponta. Além de maior visibilidade nos processos, é possível identificar com mais facilidade pontos de melhoria nos processos, otimizando o trabalho.

Padronização do trabalho

Como o passo a passo de uma solicitação é controlada por um software, a realização de uma tarefa ocorre de uma forma única para todos os colaboradores. Assim, problemas como perda de histórico e falta de informações internas deixam de acontecer.

Plataforma on-line

As tarefas mapeadas são automatizadas em um sistema web. Além de aumentar a mobilidade de atuação dos colaboradores – que acessam documentos com mais rapidez – essa unificação otimiza o trabalho e reduz custos.

Segurança da informação

Com funções como permissionamento de acesso e histórico de visualizações registradas em cada documento, digitalizar a gestão de demandas para uma plataforma web reforça a proteção dos dados armazenados em documentos.

Resultados auditáveis

O atendimento às leis de privacidade de dados e as normas de gestão arquivística são levadas em conta durante o mapeamento de processos. Garantindo que, quando digitalizados, todos os fluxos de trabalho sejam auditáveis e verificáveis.

Inteligência de dados

O uso de um software de gestão documental dá acesso a relatórios gerenciais que apresentam os indicadores de performance dos fluxos de trabalho. Com essas informações em mãos, os gestores podem tomar decisões de negócio mais conscientes.

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Por que contratar a Doc Security para realizar a gestão de documentos e processos?

Nossas soluções são desenvolvidas a partir de metodologias rigorosas e ágeis:

Software especializado para gestão documental
Temos uma plataforma desenvolvida especialmente para administrar todas as demandas da área de gestão documental. Garantindo que o trabalho seja feito com critério e de acordo com as normas arquivísticas e as leis de segurança e privacidade de dados.
Produção Arquivística Personalizada
Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.
Uso de metodologias internacionais
Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.
Referencial técnico
Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.
Automatização de processos
Somos especialistas no desenvolvimento de processos de mapeamento e automatização de tarefas, criando fluxos de trabalho que respeitem as rotinas internas e as normas de agências reguladoras quando o caso
Implementação acelerada
Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.