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Digitalização de Documentos

Consulte qualquer material disponível da sua coleção on-line e controle o acesso e as permissões.

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Lidar com o acervo físico é uma tarefa que demanda tempo e energia dos colaboradores. Recursos que poderiam ser melhor utilizados em atividades menos operacionais e mais estratégias.

 

A digitalização de documentos proporciona diversos benefícios às organizações, sejam elas públicas ou privadas: liberação do espaço físico, rapidez na busca por informações, acesso 24/7 ou acervo e controle de acessos.

 

A Doc Security possui experiência na digitalização de documentos, realizando desde a limpeza à digitalização e organização dos materiais. Sempre seguindo os padrões estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), respeitando a personalidade jurídica da organização e adaptando processos de acordo com a rotina interna.

Benefícios

Vantagens do serviço de digitalização de documentos:

A contratação desse serviço ordena o acervo físico e insere o uso de tecnologias importantes na rotina de trabalho

Organização documental

Todos os documentos passam por uma triagem com o objetivo de entender quais papéis devem ser digitalizados. Essa análise é feita de acordo com a metodologia arquivística e também leva em consideração os critérios de negócio do cliente.

Preservação documental

Higienização do acervo, removendo toda a poeira e sujidades presentes na superfície do documento. Além da limpeza, também são removidos objetos que podem comprometer a digitalização das informações, como grampos, fitas adesivas, clipes metálicos etc.

Tecnologia OCR

O Optical Character Recognition (Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) é uma técnica que permite a conversão de um arquivo de imagem para um arquivo de texto, permitindo que os dados possam ser pesquisados e editados em dispositivos móveis.

Controle de qualidade

Todas as imagens são digitalizadas com qualidade de 300 dpi (pontos por polegada) e no tamanho original, garantindo que a versão digital tenha boa resolução em qualquer tela. Todos os documentos são disponibilizados em formato pdf, permitindo seu uso em qualquer máquina.

Plataforma web

O uso de um sistema web permite acessar todo o repositório de documentos a qualquer momento e de qualquer lugar que tenha conexão com a internet, evitando a paralisação de atividades por problemas ocorridos em um servidor físico.

Assinatura eletrônica

Implementação da funcionalidade de assinatura eletrônica, que pode estar vinculada com uma Autoridade Certificadora (CA) relacionada com o órgão de atuação (se empresa pública) ou autoridade certificadora externa para criar e validar documentos.

Mapeamento de processos

Mapeamos todo fluxo documental que contém informações pessoais de clientes e colaboradores. Com esses dados, criamos um diagnóstico e montamos um plano de ação para ajustar os processos internos de tratamento de dados.

Resultados auditáveis

Uma plataforma de GED digitaliza os processos documentais seguindo os padrões de qualidade arquivísticos e da segurança da informação. O que facilita a conferência de informações nos casos de auditorias.

Segurança de dados pessoais

Nossa análise identifica todas as possíveis falhas de segurança da informação e, a partir desses dados, cria um plano para minimizar os riscos, criando controles para reforçar a segurança no manuseio dos documentos e uso dos sistemas web.

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Por que contratar a Doc Security para o serviço de Digitalização de Documentos?

Nossas soluções são desenvolvidas utilizando metodologias rigorosas e ágeis:

  • Software especializado para gestão documental

    Software especializado para gestão documental

    Temos uma plataforma desenvolvida especialmente para administrar todas as demandas da área de gestão documental. Garantindo que o trabalho seja feito com critério e de acordo com as normas arquivísticas e as leis de segurança e privacidade de dados.

  • Produção Arquivística Personalizada

    Produção Arquivística Personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Somos especialistas no desenvolvimento de processos de mapeamento e automatização de tarefas, criando fluxos de trabalho que respeitem as rotinas internas e as normas de agências reguladoras quando o caso

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

Dúvidas?

Nossa equipe de especialistas está pronta para responder a todas as suas perguntas e entender como as ofertas da Doc Security podem trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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