A implantação da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) pode ser um grande desafio. É preciso que a gestão documental seja feita sempre com cuidado, visando se adequar às normas previstas nesta legislação.

 

Neste artigo, vamos falar sobre o funcionamento da LGPD, explicar o que ela significa, quais os primeiros passos para uma empresa se adequar, quais as principais exigências desta legislação e sua relação com a gestão documental. Para entender melhor, continue a leitura deste artigo.

 

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma regulação do tratamento de dados pessoais de pessoas físicas ou jurídicas. A Lei n. 13.709, de 14 de agosto de 2018 entrou em vigor em setembro de 2020, tem o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade e garantir segurança jurídica. Para isso, ela padronizou as práticas de proteção das informações pessoais, seguindo parâmetros internacionais.

 

Como visa assegurar que os dados pessoais sejam utilizados de forma transparente e com fins legítimos, a LGPD pode causar sanções, caso seja descumprida. Por isso, é importante que equipes especializadas cuidem da gestão de dados das empresas.

 

Primeiros passos para a adequação à LGPD

Alguns fatores são de extrema importância para se adequar à LGPD. Um deles é deixar claro a finalidade da coleta e uso de dados. Além disso, para guardar quaisquer informações, é preciso que haja segurança e responsabilidade com os dados, para garantir a confiança.

 

É muito importante o uso de criptografia e acesso restrito para evitar possíveis vazamentos. Uma empresa especializada pode ser de grande ajuda para documentar os dados e protegê-los da melhor maneira possível.

 

Também é importante estar preparado para saber reagir a qualquer incidente relacionado aos dados, pois mesmo com todos os cuidados, acidentes podem ocorrer e é preciso saber como reagir.

 

Outro ponto é registrar todo tipo de atividade utilizando os dados, para caso seja necessário comprovar a adequação à LGPD, reforçando que estão sendo seguidas todas as exigências e garantindo uma segurança para a própria instituição.

 

Quais as principais exigências da LGPD para empresas?

A LGPD impõe uma série de obrigações para as empresas que manipulam dados pessoais. Para cumprir a lei, as empresas devem seguir algumas diretrizes. Conheça algumas delas:

Base legal para o tratamento de dados

Toda coleta e processamento de dados pessoais deve ter uma justificativa legal, que precisa ficar clara para o titular dos dados.

Consentimento e transparência

O consentimento deve ser claro. Os titulares precisam ser informados sobre como seus dados serão utilizados, por quanto tempo serão armazenados e se eles serão compartilhados com terceiros.

Segurança

É preciso implementar criptografia, controle de acesso e técnicas de segurança para evitar vazamentos, acessos indevidos,fraudes, roubos de identidade e outras formas de violações de dados.

Direitos dos titulares

Os titulares de dados podem solicitar: acesso às suas informações pessoais; correção ou exclusão de dados; revogação de consentimentos previamente concedidos; informações sobre o compartilhamento de seus dados com terceiros.

 

 

Para realizar esse trabalho, as empresas devem disponibilizar canais eficientes para que seja possível atender essas solicitações dentro dos prazos legais.

Nomeação de um Encarregado de Proteção de Dados (DPO)

O DPO é responsável por supervisionar o cumprimento da LGPD, atuar como ponto de contato com a ANPD e conscientizar a empresa sobre proteção de dados.

Treinamento e conscientização

Os colaboradores devem receber treinamentos regularmente para entender as diretrizes da LGPD e evitar falhas por erro humano.

 

Documentação e auditorias

Empresas devem manter registros detalhados de todas as operações de tratamento de dados, com auditorias regulares.

 

De que forma a gestão documental precisa se adaptar à LGPD?

Quando se pensa em gestão de documentos, inclui-se diversos tipos de arquivos. Entre eles, está toda a documentação que envolve os dados dos titulares, as coletas de informações, as autorizações para essa coleta, entre outros. Por isso, é importante ter tudo isso documentado e arquivado para que hajam provas do cumprimento da legislação.

 

Neste artigo, falamos sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), explicamos o que ela significa, os primeiros passos para a adequação, as principais exigências e sua relação com a gestão documental. Para saber mais, acesse nosso site.