A guarda de documentos é muito importante para garantir a preservação de informações estratégicas. Por isso, o uso da gestão documental para viabilizar a melhor maneira de lidar com os arquivos é fundamental. Entender alguns conceitos e processos pode ser de grande ajuda para as companhias.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é a gestão de documentos e seus conceitos. Também falaremos sobre a classificação documental, tabela de temporalidade,  digitalização, como implementar essa rotina e por que buscar ajuda especializada. Continue a leitura para entender!

 

O que é a gestão de documentos?

 

A gestão de documentos é um conjunto de boas práticas, políticas e medidas que visam organizar a documentação empresarial. O processo consiste na organização e controle de arquivos como relatórios, contratos e acordos empresariais, registros de dados e documentos trabalhistas, notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras, entre outros. Eles podem ser físicos ou digitais.

 

Os objetivos são, além de organizar os arquivos, formalizar a eliminação de documentos de acordo com o prazo de arquivamento; garantir o acesso adequado à informação; e garantir a preservação dos documentos de caráter permanente ou durante o prazo necessário.

 

Para realizar uma boa gestão documental, é importante conhecer alguns outros conceitos e processos, que ajudam a possibilitar uma guarda de documentos adequada.

 

O que é a classificação de documentos?

 

A classificação de documentos é um processo que otimiza a gestão documental. Ela visa organizar os documentos, classificando-os de acordo com suas características. Isso acontece mediante uma análise minuciosa de um levantamento das funções e trabalhos da empresa. Para fazer um Plano de classificação é importante ter conhecimentos específicos dos mais diversos tipos de documentos e compreender as referências cruzadas (uma técnica usada quando o conteúdo do documento faz referência a mais de um assunto).

 

Esse processo é importante por diversos motivos. Ele ajuda a organizar, facilita a gestão documental, auxilia no momento de buscas quando é necessário consultar algum arquivo, etc.

 

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?

 

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) ajuda a definir os prazos de guarda e a destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. Ela também está diretamente alinhada às normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável por estabelecer diretrizes e políticas arquivísticas no Brasil.

 

A tabela tem itens obrigatórios, mas pode ter inclusões conforme as características de cada setor. Alguns elementos presentes na tabela são: item documental; ciclo de vida; frequência de uso; prazo de guarda; e destinação final, como explicamos neste artigo.

 

Como funciona a digitalização de documentos?

 

A digitalização de documentos é a transformação dos documentos físicos para o formato digital. Ela proporciona diversos benefícios às organizações, sejam elas públicas ou privadas: liberação do espaço físico, rapidez na busca por informações, acesso 24/7 ou acervo e controle de acessos.

 

Escanear e digitalizar é a mesma coisa?

 

Apesar de escanear fazer parte do processo de digitalização, escanear e digitalizar não são a mesma coisa. Apenas escanear não torna os documentos válidos juridicamente. Já a digitalização de documentos garante que eles serão indexados com certificados digitais, já que segue exigências legais que dizem respeito à integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento digitalizado.

 

Documentos digitalizados e documentos digitais são a mesma coisa?

 

Os documentos digitalizados são os arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, passando pelo processo de digitalização. Já os documentos digitais surgiram a partir dessa mídia e não possuem réplica física.

 

Como implementar uma rotina de gestão documental?

 

A gestão documental é um processo contínuo. Desde a organização dos arquivos até as etapas finais, o tratamento dos documentos deve ser rotina dentro da empresa. Para isso, é preciso identificar quais tipos de documentos são produzidos; definir as fases do ciclo de vida dos arquivos; estabelecer como será a classificação; e só então implementar um sistema de gestão documental,com critérios de organização, medidas de segurança e controle de acesso.

 

Por que contratar uma empresa especializada para fazer a gestão documental?

 

Diversas empresas oferecem serviços especializados para esses processos. Essa ajuda é muito importante, por se tratar de um processo com muitas etapas e cuja realização exige cuidados para evitar erros que causem a perda de documentos importantes. Ou, igualmente preocupante, causar falhas de segurança e possíveis vazamentos de dados.

 

Neste artigo, explicamos o que é a gestão de documentos, classificação documental, tabela de temporalidade, falaremos como funciona a digitalização, como implementar essa rotina e os motivos pelos quais se deve buscar ajuda de uma organização com experiência nesse processo. Para saber mais sobre o tema, confira outros conteúdos do nosso blog.