Com a digitalização de documentos, a gestão dos arquivos precisa ser feita com um sistema eficaz, com as ferramentas necessárias para otimização dos processos da empresa é capaz de oferecer os benefícios que a digitalização oferece.

Neste artigo, explicamos o que é um software de gestão de documentos eletrônicos, qual sua importância, quais seus benefícios e quais funcionalidades ele precisa ter.

 

O que é um software de gestão de documentos?

O software de gestão de documentos eletrônicos é uma ferramenta projetada para centralizar os documentos relevantes de uma organização. Também conhecido como sistema de GED, ele visa criar uma fonte de informações confiáveis que pode agilizar os processos dentro da empresa.

A adoção dessa ferramenta oferece mais controle sobre os dados dentro da organização, gerindo-os de forma eficaz e eficiente, já que torna o acesso totalmente automatizado.

 

Qual a importância de um sistema de GED?

O software de gestão de documentos eletrônicos funciona como um organizador, distribuidor e integrador de documentos.

Esse tipo de software é importante para algumas melhorias na empresa, como: facilitar o acesso a uma documentação completa, eliminar processos manuais, controlar as versões dos documentos, simplificar o gerenciamento de conteúdo, evitar que os usuários trabalhem em versões incorretas ou desatualizadas e garantir a qualidade e integridade dos dados em um sistema unificado.

 

Quais as vantagens de aderir ao uso de um software de gestão de documentos eletrônicos?

Implantar o GED pode trazer muitos benefícios a uma empresa. Conheça alguns deles:

Produtividade

Um software de gestão de documentos eletrônicos otimiza a rotina de trabalho e torna o fluxo de trabalho menos burocrático e mais ágil.

Redução de custos

Por conta da redução de papel, o uso de software de gerenciamento de documentos também reduz custos para a empresa. Com menos impressão de documentos é possível gastar menos e poupar gastos com a manutenção dos arquivos físicos.

Economia de espaço

O uso de software de gerenciamento de documentos também altera o uso de espaços físicos da empresa, já que deixa de haver necessidade de um arquivo físico.

Redução de erros

Um software de gerenciamento de documentos facilita a pesquisa de documentos e ajuda a reduzir erros, melhorando a eficiência e produtividade.

Segurança

Um software de gerenciamento de documentos traz mais confiabilidade para a empresa, pois protege as informações e ajuda na adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Compartilhamento dos arquivos

Esse tipo de ferramenta ajuda a tornar o compartilhamento dos arquivos mais prático e dinâmico, concedendo ou limitando o acesso a determinado tipo de documento e garantindo que apenas as pessoas certas possam consultá-los.

Integração entre os setores

O sistema de gestão de documentos eletrônicos ajuda a tornar os dados acessíveis pelas pessoas certas, garantindo a organização entre departamentos e a integração de informações.

 

O que considerar na hora de escolher um sistema de GED para a empresa?

Para que seja eficaz, é importante que o sistema de gestão de documentos eletrônicos tenha alguns recursos fundamentais. Saiba quais funcionalidades um sistema de GED precisa ter e que precisa ser avaliado na hora de escolher um para sua empresa:

Controle de versões

O controle automático de versão de documento ajuda a garantir que todas as versões de um documento sejam registradas, garantindo a integridade dos dados.

Facilidade para incluir novos dados

Um bom sistema de GED exige o preenchimento de certos campos para melhorar a organização de documentos relevantes. Por isso, é preciso que a inclusão de novas informações seja feita de forma simples e intuitiva.

Conformidade com as normas

O software de gestão de documentos eletrônicos pode ajudar a definir permissões e controlar o acesso aos documentos, garantindo que a empresa siga as normas vigentes e esteja preparada para possíveis fiscalizações e auditorias.

Sistema de buscas

Ferramentas de pesquisa eficazes são fundamentais para agilizar processos e tornar a gestão documental mais eficiente.

Acesso pela nuvem

Um software de gestão de documentos eletrônicos deve oferecer implantações em nuvem, permitindo o gerenciamento de conteúdos de qualquer local ou dispositivo.

Neste artigo, explicamos o que é um software de gestão de documentos eletrônicos, qual sua importância, quais seus benefícios e quais funcionalidades ele precisa ter. Para saber mais sobre gestão e organização documental, acesse nosso site.