O documento público e a importância da gestão documental

O documento público é todo aquele que um agente público produz no exercício de sua função. Essa origem é o que lhe confere fé pública, presunção de veracidade e valor probatório automático em processos judiciais e administrativos.

Neste artigo, você vai entender o que é um documento público, quais são os tipos existentes, qual a diferença entre eles e os documentos oficiais, o que é a fé nesse tipo de documentação e sua relação com a gestão documental e a digitalização. Leia e saiba mais.

O que é um documento público?

Órgãos governamentais ou pessoas habilitadas emitem o documento público com base em exigências legais. Ele tem presunção de autenticidade, ou seja, sua principal característica é a fé pública, que assegura a veracidade do conteúdo, salvo prova em contrário. Existem diferentes tipos de documentos públicos, que podem se referir tanto a informações pessoais quanto a ações do governo.

Por esse motivo, uma boa gestão de documentos públicos garante maior segurança jurídica e promove confiança entre cidadãos e poder público.

Quais são os principais tipos existentes?

É possível classificar os documentos públicos em diversas categorias. A seguir, conheça as principais.

Expedidos por registros públicos. São os documentos oficiais que comprovam informações pessoais e propriedades. Alguns exemplos são certidão de nascimento, certidão de casamento, certidão de óbito, escrituras públicas e registros imobiliários, entre outros.

Processos judiciais. São os documentos oficiais que atestam decisões e procedimentos realizados no âmbito judicial. Exemplos desse tipo são certidão negativa de antecedentes criminais, traslado de decisões judiciais e certidões de ações cíveis ou trabalhistas, entre outros.

Autorizações. São os documentos que certificam que uma entidade ou estabelecimento recebeu permissão legal para operar, como alvarás de funcionamento, licenças ambientais e licenças sanitárias. Além disso, eles também validam a permissão legal para o desempenho de atividades regulamentadas, como profissionais, empresas ou serviços que exigem licenciamento. Os registros profissionais e a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) são exemplos disso.

Qual a diferença entre documento público e documento oficial?

Enquanto o documento público define a natureza jurídica do documento produzido pelo Estado, o documento oficial, por sua vez, define o uso formal e institucional, ou seja, aquele que alguém divulga oficialmente.

Traduzindo: todo documento oficial é público, mas nem todo documento público é oficial. O Código de Processo Civil (art. 405) trata justamente da força probante desses documentos.

O que é a fé pública em documentos?

Um documento de fé pública é aquele cuja veracidade a lei aceita. Isso significa que a justiça o considera verdadeiro até que alguém prove o contrário.

Recusar fé é exatamente isso: negar ou questionar indevidamente, sem base legal ou justificativa adequada, a autenticidade e a validade de um documento. Essa prática, portanto, é ilegal e pode gerar consequências jurídicas.

Documento público, gestão documental e digitalização

A digitalização se tornou uma necessidade na gestão documental, e isso não seria diferente com os documentos públicos. As gestões que implementam sistemas digitais para emissão, consulta e armazenamento de arquivos se destacam, enquanto quem opta por manter a documentação física fica para trás e enfrenta processos mais lentos e burocráticos.

A adesão a esse tipo de sistema favorece o autoatendimento, ajuda a oferecer maior qualidade no atendimento, melhora a segurança da informação e, além disso, reduz custos. Um bom exemplo de como essa transição funciona na prática está na diferença entre o documento nato-digital e o documento digitalizado, que tem impacto direto sobre como cada tipo de arquivo público circula e é validado.

Para implementar a gestão digital de forma eficaz em documentos públicos, é fundamental determinar quais arquivos são prioridade na digitalização, selecionar um sistema que atenda às necessidades da gestão, treinar adequadamente os funcionários e assegurar que o sistema esteja de acordo com todas as leis e regulamentos que tratam da gestão de informações públicas. Vale lembrar, ainda, que a boa organização dos arquivos digitais facilita tanto o acesso quanto a fiscalização desses documentos.

A fé pública que abordamos neste artigo conversa diretamente com o conceito de autenticidade documental, especialmente em um mundo cada vez mais digital. Para entender como o documento digital ganhou peso probatório equivalente ao do papel, vale a leitura do nosso conteúdo sobre autenticação de documentos, que apresenta os diferentes tipos de assinatura eletrônica disponíveis, explica como os certificados digitais ICP-Brasil funcionam e mostra quando cada forma de autenticação é mais adequada do ponto de vista jurídico.