Diversos processos são importantes para proteger as empresas de fraudes e ajudar a dinamizar os processos. A autenticação de documentos é um exemplo desses processos. Por isso, é fundamental que as instituições saibam como autenticar os arquivos.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é a autenticação de documentos, a diferença com o reconhecimento de firma, seus benefícios, como fazer esse processo e quais os tipos de autenticação. Continue a leitura para saber mais.

O que é a autenticação de documentos?

Autenticar um documento significa que o arquivo irá passar por um processo no qual se verifica a sua veracidade. Essa verificação acontece de diversas formas, dependendo do contexto e dos requisitos específicos do processo de autenticação.

Esse processo é importante em diversos contextos: desde processos judiciais até transações financeiras e comerciais, já que a autenticidade de um documento pode ser fundamental para garantir a validade de um processo ou transação. Isso é fundamental para garantir a segurança dos envolvidos, evitando fraudes ou golpes.

Autenticação de documentos X Reconhecimento de firma

Apesar de, muitas vezes, vistos como iguais, os conceitos de autenticação de documentos e reconhecimento de firma possuem diferenças. Entenda:

Autenticação de documentos

Esse processo tem como objetivo confirmar a autenticidade de um documento original, seja ele físico ou eletrônico.

Reconhecimento de firma

Já o reconhecimento de firma tem como objetivo confirmar a autoria de um documento assinado. Ele aplica-se apenas para documentos físicos e consiste na comparação da assinatura presente no documento com a assinatura registrada em cartório, que é a chamada “firma reconhecida”.

Quais os benefícios de fazer a autenticação de documentos?

A autenticação dos documentos traz diversas vantagens e, quando feito on-line, esse processo é feito com mais velocidade e menos riscos de erros. Confira abaixo alguns benefícios de fazê-lo de forma virtual:

Flexibilidade

Com a possibilidade de realizar a digitalização das autenticações em diversos cartórios, o processo ganha mais flexibilidade.

Menos custos

Com a validação feita digitalmente, não é necessário ir a um cartório de forma presencial e arcar com os custos do procedimento. Há ainda a economia no uso de papel e no transporte dos documentos.

Menos burocracia

Por poder ser feito de qualquer lugar, a autenticação online diminui a burocracia e acelera processos.

Validade legal

A autenticação feita digitalmente pode ter a mesma validade legal que se o documento fosse em papel. Isso oferece agilidade e diminui os erros e fraudes.

 

O que é preciso para fazer a autenticação de um documento?

Para que um documento passe por autenticação, podem ser necessários diversos fatores, a depender do tipo de arquivo e do contexto. Em geral, a autenticação precisa de assinatura, selo ou carimbo oficial, inclusão da data do documento e reconhecimento notarial.

 

É fundamental que haja coerência nas informações, garantindo que não haja qualquer erro ou contradição evidente. O documento precisa ainda atender todos os requisitos legais.

 

A autenticação digital é feita com base de certificados digitais, que são emitidos por Autoridades Certificadoras (ACs) e funcionam como uma espécie de identidade eletrônica para o emissor do documento.

 

Para autenticar um documento digital, o emissor deve ter um certificado digital válido, que contém informações como nome, CPF/CNPJ, data de validade e chave pública. O emissor deve assinar digitalmente o documento utilizando sua chave privada, que é armazenada em um dispositivo seguro, como um token, um cartão inteligente ou em nuvem.

Quais são os tipos de autenticação de documentos?

Existem alguns meios utilizados para conferir validade jurídica às documentações. Conheça os mais comuns:

Token

Refere-se a códigos criptografados que são responsáveis por controlar o acesso de informações e autenticar a identidade do indivíduo.

Senhas

Já muito conhecidas, são combinações de letras, números e símbolos usados para a autenticação de documentos e outros fins.

Autenticação de Chave Pública e Privada

Esse tipo de autenticação de documentos é dividido em duas categorias: a chave pública, que está disponível para qualquer servidor ou usuário e é emitida por uma Autoridade de Certificação; ou a chave privada, que é disponibilizada apenas para o usuário.

Autenticação de chave simétrica

Esse tipo permite que o usuário compartilhe uma chave exclusiva com um servidor de autenticação. Quando ele envia uma mensagem, ela automaticamente é criptografada pela chave secreta e depois é direcionada ao servidor de autenticação. Com isso, ao reconhecer o padrão da mensagem, o acesso ocorre.

Autenticação baseada em SMS

Consiste em receber um código via SMS para concluir a autenticação.

Autenticação biométrica

Visa identificar as características comportamentais e fisiológicas do indivíduo. Pode se referir a impressão digital; geometria da mão; varredura de retina, íris e facial; dinâmica de teclado e de assinatura; impressão de voz, entre outros. Entretanto, o mais comum é o método de impressão digital.

Autenticação de identidade digital

Esse tipo de autenticação envolve uso combinado de comportamento, dispositivo, localização e outras informações, como e-mail, cartão de crédito e conta.

A autenticação digital e a gestão de documentos

É um diferencial importante que a gestão documental atue com softwares que se integrem a sistemas de assinatura e autenticação digital. Isso otimiza processos, melhora a dinâmica de trabalho e agiliza a rotina quando é necessária alguma atualização no documento.

Neste artigo, entendemos o que é a autenticação de documentos, a diferença com o reconhecimento de firma, seus benefícios, como fazer esse processo e quais os tipos de autenticação.

Para saber mais sobre os processos que auxiliam as empresas, como a autenticação, leia mais conteúdos da Doc Security!