O que é um projeto e como acontece seu ciclo de vida?

De acordo com o guia PMBOK, projeto é um esforço temporário empreendido para criar um resultado único. Ele tem início, meio e fim definidos, e é exatamente essa natureza temporária que o diferencia de um processo contínuo. Por isso, para ser eficiente, ele precisa de organização e boa estruturação.

Neste artigo, você vai entender o que é um projeto, a diferença entre ele e um processo, seus principais tipos e como funciona o seu ciclo de vida. Continue lendo e saiba mais.

O que é um projeto?

Trata-se de um esforço único, temporário e progressivo que busca um resultado também único, com recursos delimitados. Ele pode ser social, pessoal, cultural, empresarial ou de pesquisa. Essa definição vem do PMBOK, ou seja, o guia mais utilizado quando o assunto é gestão de projetos, criado pelo PMI (Project Management Institute).

Em outras palavras, todo projeto precisa ter início e fim determinados, além de um objetivo final. Alguns exemplos práticos: desenvolver um novo produto, serviço ou resultado; ou, ainda, adquirir, modificar ou desenvolver um sistema.

Quais são as principais características desse tipo de iniciativa?

Esse tipo de iniciativa não se repete continuamente: é um evento único e planejado. Cada uma tem membros, especificidades técnicas, locais de aplicação, disponibilidade de recursos e, provavelmente, datas de início e término diferentes. A seguir, conheça algumas características.

Início e fim definidos. O projeto é temporário. Isso não significa que ele terá curto prazo, mas sim que existe um prazo a ser respeitado.

É progressivo. Considerando o prazo de conclusão, a equipe precisa dividir o trabalho em etapas.

Delimitação de recursos. Os insumos para executar um projeto são limitados conforme o que consta no escopo definido.

Objetivo claro. Todo projeto nasce, portanto, com um objetivo claro e possível de alcançar.

Qual é a diferença entre um projeto e um processo?

A principal diferença é temporal: enquanto um processo se repete continuamente, um projeto acontece de forma temporária e única. Aliás, entender essa diferença ajuda a equipe a escolher o método de gestão certo para cada situação, já que ambos convivem lado a lado na mesma empresa e costumam se influenciar. Por exemplo, um bom mapeamento de processos evidencia rotinas que, se bem estruturadas com apoio de uma modelagem de processos clara, tornam-se referência para o planejamento de novas iniciativas.

Quais são os principais tipos existentes?

Existem diferentes tipos, cada um com propósito próprio. A seguir, conheça os principais.

Projetos sociais. Podem ser individuais ou coletivos. O objetivo principal é melhorar a qualidade de vida de pessoas e comunidades.

Projetos culturais. Têm como foco levar alguma manifestação artística à população. Por isso, esse formato nem sempre gera retorno financeiro.

Projetos de pesquisa. Aqui, o pesquisador descreve o que quer pesquisar, quais são as intenções da pesquisa, quanto tempo ela levará e qual é o custo estimado.

Projetos empresariais. Têm o objetivo de criar oportunidades e soluções para um negócio já existente ou, então, estruturar um novo negócio.

Projetos pessoais. Geralmente individuais, se baseiam em planos para o futuro ou em alguma meta pessoal.

Como funciona o ciclo de vida de um projeto?

Toda iniciativa tem um ponto inicial e final definido: esse é justamente o ciclo de vida. A seguir, entenda cada fase.

Iniciação. É a primeira fase de todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Nela, a equipe define, antes de tudo, como vai ser o projeto.

Planejamento. Nesta fase, a equipe descreve todos os detalhes, define os objetivos e, além disso, desenvolve um plano de recursos e estabelece as atividades e metas.

Execução. Começa com a definição do foco, a divisão de funções da equipe e o estabelecimento de metas. Aqui, também se escolhem o processo de trabalho e as ferramentas utilizadas. Como a maior parte do tempo, dinheiro e equipe são alocados nesta fase, o time aplica o planejamento e, em seguida, o avalia constantemente.

Monitoramento. Ocorre paralelamente à execução. Durante essa fase, os gerentes de projeto gerenciam recursos e riscos e, ainda, atualizam ou modificam o cronograma quando necessário.

Finalização. Marca o fim oficial do trabalho. Nesta fase, a equipe tira conclusões, realiza reuniões finais para avaliar os resultados e, por fim, organiza os documentos elaborados ao longo do processo. Isso reforça a importância de manter a rastreabilidade dos documentos gerados desde o início do projeto.

Entender esse conceito permite transformar caos em estrutura, pois a gestão de projetos é a base para qualquer mudança significativa, como a digitalização total de uma empresa.

Projetos e processos têm naturezas distintas, como mostramos ao longo do artigo, mas convivem dentro da mesma empresa. Portanto, para ver na prática como organizar o lado dos processos, vale a leitura do nosso conteúdo completo sobre mapeamento de processos, no qual você aprende a identificar, documentar e representar visualmente cada fluxo de trabalho, atribuindo responsabilidades e prazos de forma a tornar os processos repetíveis, auditáveis e continuamente melhores.