O que é tipologia documental e por que ela é importante para organizar sua empresa?
Nem todo documento pede o mesmo tratamento, e confundir esse conceito com classificação é um erro comum. Veja como identificar cada tipo de arquivo e por que isso muda a forma de organizar o acervo.
A tipologia documental é o estudo dos tipos de documentos. Ela ajuda a responder a uma pergunta simples: “o que é exatamente esse documento e por que ele existe?” Dessa forma, ela torna qualquer modelo de gestão documental mais profissional e eficaz.
Neste artigo, você vai entender os conceitos de tipologia e tipologia documental, a diferença para a classificação de documentos, a importância desse processo e as fases do ciclo de vida dos arquivos. Continue a leitura e saiba mais.
O que é tipologia?
A tipologia é a ciência que estuda os tipos e as formas de um modelo. Ela pode se relacionar com tipografia, teologia, arquitetura, arqueologia, psicologia, entre várias outras áreas, e a gestão de documentos é uma delas.
Como isso se aplica aos arquivos da empresa?
Basicamente, a tipologia documental é a configuração que determinado papel passa a ter a partir do momento em que alguém o cria, levando em consideração a atividade que resultou nessa criação. Isso, por sua vez, possibilita que todos os documentos fiquem organizados e devidamente identificados.
Em outras palavras, a tipologia de arquivos ajuda a manter os documentos ordenados, facilita o controle sobre eles e torna seus fluxos mais eficazes.
Qual a diferença entre tipologia documental e classificação de documentos?
É comum as pessoas acharem que a tipologia documental e a classificação de documentos são a mesma coisa. Porém, é importante entender as diferenças entre esses dois conceitos.
Enquanto a classificação de documentos organiza as informações com base no grupo de assuntos, a tipologia documental analisa os papéis para estabelecer padrões entre eles.
Como funcionam essas classificações internas?
Dentro das tipologias documentais, existem classificações que definem categorias considerando o conteúdo, a forma e a origem de cada arquivo. Além disso, o ciclo de vida dos documentos, ou seja, o processo completo desde a criação até o descarte, também é muito importante nesse contexto.
Quais são as fases do ciclo de vida de documentos?
Ao longo de sua existência, portanto, o documento passa por algumas fases bem definidas, classificadas de acordo com sua importância e seu uso dentro da empresa. A seguir, conheça cada uma.
Fase corrente. A primeira fase ocorre quando o documento tem sua maior importância, e as equipes costumam consultá-lo com mais frequência. Por isso, nesta fase, o arquivo precisa ter fácil acesso.
Fase intermediária. Quando o documento passa para a segunda fase, ele continua sendo muito importante e alvo de consultas, mas com menor frequência. Assim, essa fase funciona como uma espécie de “limbo” entre a primeira e a terceira.
Fase permanente. A última fase trata dos documentos que os colaboradores não consultam mais, mas que a empresa deve manter sob guarda mesmo assim.
Quais são os benefícios desse processo?
A tipologia documental consiste em dar eficiência à operação da empresa. Dessa forma, ela traz muitos benefícios. Entenda quais, a seguir.
Tomada de decisões. Antes de tudo, a tipologia documental contribui para a tomada de decisões, pois possibilita uma análise mais efetiva.
História. Além disso, ela ajuda na preservação de documentos, por meio do armazenamento de forma padronizada.
Fiscalização. Por fim, a tipologia documental também contribui em casos de auditorias e fiscalizações.
Tipologia não é apenas teoria de arquivo: é uma ferramenta estratégica de gestão. Portanto, empresas que dominam suas tipologias tendem a ser mais ágeis, mais seguras e mais preparadas para a transformação digital plena.
Organizar a documentação de uma empresa exige mais do que entender o que cada documento é, pois requer ferramentas específicas para gerir o acervo de forma sistemática. Sobre isso, vale a leitura do nosso conteúdo sobre instrumentos arquivísticos, que apresenta o plano de classificação e a tabela de temporalidade como os dois instrumentos centrais da gestão documental, explicando como cada um se constrói e como eles trabalham juntos para organizar, preservar e destinar corretamente cada tipo de arquivo. Para uma referência oficial sobre os padrões nacionais de gestão de arquivos, o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) também reúne normas e orientações completas sobre o tema.
