Nato-digital vs. Digitalizado: Você sabe a diferença entre esses documentos?
O documento nato-digital é aquele que é produzido, armazenado e gerenciado diretamente em um ambiente digital
A digitalização de documentos é uma tendência na gestão documental, mas apesar de ser muito importante, já existem outras técnicas mais atuais: os documentos nato-digitais, que já “nascem” digitais.
Neste artigo, vamos explicar o que são documentos nato-digitais, a diferença entre eles e os que foram digitalizados, além de destacar a importância, regras, etapas e como implementá-los. Continue a leitura para entender!
O que são documentos nato-digitais?
Os documentos nato-digitais são aqueles que já nascem no meio digital. Eles possuem validade jurídica, já que não houve alteração no formato e contexto do mesmo. Ou seja, em outras palavras, um documento nato-digital é aquele que a empresa produz, armazena e gerencia diretamente em um ambiente digital, sem necessidade de passar pela digitalização.
Exemplos desse tipo de documento são contratos gerados diretamente em plataformas de gestão, e-mails, notas fiscais eletrônicas, ofícios eletrônicos, formulários online, entre outros.
Qual a diferença entre documento digitalizado e nato-digital?
A principal diferença entre um documento digitalizado e um nato-digital está na origem. A empresa obtém um documento digitalizado ao converter um documento físico para um formato eletrônico, por meio do processo conhecido como digitalização de documentos.
Além disso, documentos digitalizados muitas vezes preservam características do meio físico, como assinaturas manuscritas e marcas de impressão, e podem dificultar a indexação e a recuperação em sistemas digitais.
Já um documento nato-digital nasce diretamente em ambiente digital, sem a necessidade de uma versão física pré-existente.
Qual a importância do nato-digital para a modernização?
O nato-digital é muito importante para modernizar processos, trazendo uma série de benefícios. Conheça alguns deles:
Segurança
A segurança da informação é uma das principais preocupações. O uso de documentos nato-digitais garante a integridade e autenticidade dos dados, reduzindo os riscos de fraudes e adulterações.
Redução de custos
A transição para documentos nato-digitais implica na eliminação de gastos com papel, impressão e armazenamento físico, além do próprio processo de transição na digitalização.
Facilidade e controle de acesso
Documentos nato-digitais podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento, desde que se tenha autorização e uma conexão à internet. Eles permitem ainda o rastreamento completo do ciclo de vida do documento, desde a sua criação até a sua entrega e leitura.
Quais as regras para considerar um documento como nato-digital?
Para que um documento seja considerado nato-digital, é necessário seguir algumas regras. Conheça duas delas:
Certificação
A certificação digital é essencial para garantir a autenticidade e a integridade dos nato-digitais. Esse mecanismo de segurança é fundamental para que os documentos tenham validade jurídica.
Assinatura digital
A assinatura digital também é um elemento-chave na validação destes documentos. Ela é realizada por meio de um certificado digital e garante que o documento não foi alterado após a sua assinatura.
Quais as etapas para gerar documentos nato-digitais?
O processo para a geração de documentos nato-digitais possui três etapas principais. Confira:
Entrada
É o processo inicial da geração do documento, quando se definem dados e informações.
Trâmite
É a etapa intermediária, quando ocorrem as ações para que o documento chegue até a etapa final.
Saída
Nessa etapa, os documentos nato-digitais já passaram por setores e pessoas, e a empresa pode arquivar e resolver a demanda.
Como implementar os documentos nato-digitais?
A implementação de documentos nato-digitais conta com alguns passos essenciais. Conheça:
Escolha das ferramentas
Investir nas tecnologias corretas é fundamental para criar, armazenar e gerenciar documentos nato-digitais.
Treinamento da equipe
É importante capacitar os colaboradores para lidar com documentos nato-digitais e entender os processos de certificação e assinatura digital.
Definição de políticas internas
Estabelecer políticas internas que orientem o uso e a gestão de nato-digitais, como procedimentos para a validação e arquivamento desses documentos.
Segurança e autenticação
Garantir a segurança dos documentos é prioridade, com o uso de práticas de autenticação, por exemplo.
Neste artigo, explicamos o que são documentos nato-digitais, a diferença entre eles e os que a empresa digitalizou, além de destacar a importância, as regras, as etapas e como implementá-los.
Agora que você entendeu a origem dos seus arquivos, que tal dar o próximo passo na sua jornada tecnológica? Confira nosso artigo sobre o que é transformação digital e veja como modernizar seus processos!
