Na era da tecnologia, é cada vez mais comum que as empresas optem por digitalizar seus documentos, passando a trabalhar com os arquivos digitais em vez de manter toda a documentação guardada em arquivos físicos.

Neste artigo, vamos explicar o que é o arquivo digital, como fazer o arquivamento deles, quais as etapas desse processo e quais os benefícios. Continue a leitura e entenda!

O que é arquivo digital?

O arquivo digital é um documento, imagem, som ou vídeo, ou seja, registros que existem em formato digital, ou seja, são gravados em bits e bytes em sistemas de armazenamento. Eles podem ser criados, armazenados, editados e compartilhados em dispositivos computacionais como computadores, smartphones e serviços de nuvem.

Diferentemente dos registros existentes em formato físico, os documentos digitais podem ser facilmente compartilhados através da internet e outras redes de computadores.

Em outras palavras, um arquivo digital é um sistema que permite também um maior controle, organização e compartilhamento facilitado de documentos e informações.

Como fazer o arquivamento digital?

Existem muitos softwares que podem ajudar a fazer o armazenamento e o gerenciamento eletrônico de documentos. Conheça algumas das práticas mais comuns para organizar seus arquivos digitais:

Organização

É fundamental manter o sistema de arquivamento alinhado às características específicas do seu negócio. A padronização dos processos permite que todos usufruam da solução de maneira mais eficaz e as buscas sejam mais rápidas.

Armazenamento em nuvem

A produtividade das equipes e a segurança da informação devem ser prioridades. Optar pelo armazenamento em nuvem como solução de arquivamento digital proporciona segurança contra perdas de dados, ataques cibernéticos e acessos não autorizados, e permite o acesso e gerenciamento dos documentos de qualquer lugar.

Monitoramento

Após estruturar seu arquivo eletrônico na nuvem, é crucial controlar o acesso às informações. A prática de rastreabilidade é essencial para a segurança da informação, permitindo o registro e acompanhamento das ações realizadas nos documentos.

Quais as etapas para organizar o arquivo digital da sua empresa?

Para que a organização dos arquivos seja eficaz, existem algumas etapas importantes. Confira:

Coleta e organização

É preciso selecionar os arquivos que serão guardados na nuvem ou servidor. Nessa fase, o responsável deve categorizar os documentos por setores.

Digitalização

Nessa etapa, o arquivo é escaneado, criando cópias digitais. O Decreto nº 10.278/2020 estabelece os requisitos para a digitalização correta de documentos públicos ou privados.

Indexação

Aqui, se organizam os documentos de acordo com a data, assunto, índices, setores e grau de relevância, por exemplo.

Guarda

Os documentos devem ser armazenados na plataforma escolhida para a gestão.

Quais as vantagens do arquivo digital para as empresas?

Conheça alguns dos benefícios que os arquivos digitais oferecem para as empresas:

Redução de custos

Todo o processo de impressão e guarda de documentos físicos tem um custo considerável. Com o arquivo digital, a empresa não apenas elimina custos com espaço físico, mas também os gastos com reconhecimento de firma e envio de documentos.

Facilidade de acesso

A digitalização torna o processo de busca mais fácil, pois ela pode ser feita por palavras-chave, conteúdos dos documentos e documentos relacionados.O acesso e o compartilhamento são igualmente facilitados, sendo possível enviar arquivos rapidamente.

Redução dos riscos

Os arquivos impressos são mais sensíveis às condições de armazenamento, podendo sofrer danos se expostos a muita luz, poeira, umidade, inundações e incêndios. O arquivo digital não corre esses riscos, especialmente quando armazenado em uma solução na nuvem.

Padroniza processos

Para aumentar a produtividade dos colaboradores, é preciso definir bem os processos e garantir que a padronização seja seguida. Em uma organização onde os fluxos de trabalho e de documentos estão organizados e precisos, a ocorrência de erros é menor.

Neste artigo, vamos explicar o que é o arquivo digital, como fazer o arquivamento deles, quais as etapas desse processo e quais os benefícios. Para saber mais sobre como lidar com os documentos de uma empresa, confira o artigo publicado sobre gestão documental.