A Tabela de Temporalidade de Documentos define por quanto tempo um documento deve constar em um arquivo e o qual é a sua destinação após esse período, seja eliminação, transferência ou guarda permanente. Por esse motivo, essa ferramenta é muito importante no processo de gestão e guarda documental.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é uma tabela de temporalidade de documentos, falaremos do passo a passo para elaborar uma e abordaremos ainda a sua importância e os seus principais benefícios. Para entender melhor, continue a leitura!

 

O que é a Tabela de Temporalidade de Documentos?

 

A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é uma ferramenta importante para a gestão documental. Ela ajuda a definir os prazos de guarda e a destinação final de documentos produzidos e recebidos por uma instituição. Ela também está diretamente alinhada às normas do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, responsável por estabelecer diretrizes e políticas arquivísticas no Brasil.

 

A tabela tem itens obrigatórios, mas pode ter inclusões conforme as características de cada setor. Alguns elementos presentes na tabela são: item documental; ciclo de vida; frequência de uso; prazo de guarda; e destinação final.

Quais os passos iniciais para adotar o processo de temporalidade?

Para elaborar corretamente uma Tabela de Temporalidade, alguns passos são importantes. Confira:

 

Levantamento e classificação dos tipos de documentos

Para iniciar o processo, é preciso listar e classificar os documentos. Eles ficarão na coluna Item Documental, que descreve o tipo de documento. Em seguida, a classificação é feita de acordo com seu ciclo de vida documental.

 

Para realizar essa classificação, é preciso avaliar se são arquivos correntes (que são consultados com frequência), intermediários (que têm pouco uso e esperam sua destinação, podendo ser a guarda permanente ou a eliminação), ou permanentes (que mesmo sem estar sob vigência administrativa, têm valor de natureza informativa, probatória ou histórico-cultural, e nunca perdem o valor ou a validade, precisando serem mantidos).

 

Por último, os arquivos são classificados conforme a frequência de uso:

 

• Baixa: documentos que apresentam valor secundário e devem ser armazenados permanentemente;
• Média: documentos consultados eventualmente;
• Alta: documentos em tramitação ou que são muito consultados.

Definição dos prazos de guarda

O prazo de guarda se refere ao tempo que o documento ficará armazenado. Este período está na Lei nº 8.159/1991, que também aponta as necessidades da administração.

Destinação final

Após definir o prazo de guarda do documento, é preciso definir o destino dele. Essas definições devem passar por uma revisão periódica para manter a tabela atualizada.

Aprovação

Por fim, a tabela de temporalidade deve passar por aprovação de uma autoridade responsável, que deve definir os parâmetros conforme a estrutura organizacional da empresa.

 

Qual a importância da tabela de temporalidade?

Para as empresas, produzir e manter atualizada a tabela de temporalidade é muito importante. Conheça abaixo alguns motivos:

 

Cumprimento de normas

Para elaborar uma tabela de temporalidade, é preciso seguir as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), instituído em 1994 e vinculado ao Arquivo Nacional.

 

Dessa forma, ao utilizar esta ferramenta e prepará-la de modo adequado, ela contribui para evitar penalidades por descumprimento de prazos legais e protege a empresa de riscos jurídicos decorrentes e possíveis punições que aconteceriam em caso de perda ou eliminação indevida de documentos.

Organização dos documentos

Ao controlar os prazos que envolvem os documentos, a tabela de temporalidade garante mais organização para seguir as exigências legais de âmbito municipal, estadual e federal.

 

Segurança e preservação dos documentos

Quando se garante a manutenção, categorização e definição dos prazos de guarda dos documentos, a tabela de temporalidade também evita a eliminação de arquivos que ainda são necessários e garante a preservação deles.

 

Quais os benefícios da tabela de temporalidade de documentos?

 

Entre as vantagens que a tabela de temporalidade traz, podemos citar algumas:

Eliminação de erros

Como a tabela de temporalidade ajuda na organização e no controle de prazos, ela ajuda a evitar erros na gestão de documentos.

Otimização do espaço físico

Ao mesmo tempo, quando se controla os prazos de guarda documental e se descarta os arquivos no tempo certo, há um melhor aproveitamento do espaço físico.

Conformidade para auditorias

Alguns documentos precisam ficar na guarda permanente e, em caso de descarte por engano, a empresa pode ter problemas. A tabela de temporalidade evita esse tipo de situação.

 

Neste artigo, explicamos o que é uma tabela de temporalidade de documentos, falamos do passo a passo para elaborar uma e mencionamos sua importância e seus principais benefícios. Para saber mais sobre ferramentas de gestão documental, acesse nossa área de blogs.