A classificação de documentos é um processo importante que otimiza a gestão documental. Ela visa organizar os documentos de uma instituição, classificando-os por classes, de acordo com suas características.

 

Neste artigo, vamos explicar o que são planos de classificação de documentos, sua importância, seus benefícios, etapas para realizar esse processo e porque ele ajuda na gestão documental.

 

O que é classificação de documentos?

A classificação de documentos visa organizar os documentos de uma instituição, classificando-os por classes. Ela acontece mediante uma análise minuciosa de um levantamento das funções e trabalhos da empresa. Para fazer um Plano de classificação é importante ter conhecimentos específicos dos mais diversos tipos de documentos e compreender as referências cruzadas.

 

Para entender como isso funciona, a referência cruzada é uma técnica usada quando o conteúdo do documento faz referência a mais de um assunto.

Por que é importante fazer a classificação de documentos?

A classificação de documentos é importante por diversos motivos. Normalmente as empresas produzem uma quantidade enorme de documentos de diversos setores, como vendas, financeiro, marketing, RH, entre outros.

 

Essa prática ajuda a organizar, facilita a gestão documental, auxilia no momento de buscas quando é necessário consultar algum arquivo, etc.

 

Cada tipo de documento possui elementos diferentes e objetivos diferentes e é daí que surge a necessidade de se fazer a classificação documental. Há vista disso, pode-se afirmar que os documentos apresentam diferenças entre si, no entanto, eles apresentam características que os torna possível de passar pelo processo de classificação.

 

Quais os principais passos para fazer a classificação dos documentos?

Algumas etapas são fundamentais para que a classificação documental seja realizada de maneira adequada. Confira:

 

Categorizar os documentos

Um ponto importante para classificar os documentos, é muito importante categorizar os arquivos. Essa classificação pode ser por:

 

• gênero: os documentos podem ser em forma de texto ou cartográficos;
• tipologia: é a configuração do documento de acordo com o trabalho que o gerou;
• espécie: é definido conforme a natureza das informações;
• forma: faz referência à etapa em que o documento está. Pode ser pré-original (rascunho), original (cópia idêntica) ou pós-original;
• natureza do assunto: trata do assunto que está sendo abordado no documento;
• formato: é nomeado conforme as suas características físicas e técnicas;
• temas e datas: trata do tema e a data que o documento foi criado;
• relevância: trata da frequência com que os documentos são consultados.

 

Tomar cuidado com a temporalidade documental

Outro tema importante é a temporalidade dos documentos, que indica qual será o destino, o tempo da transferência, como a mudança irá acontecer, como será o recolhimento e descarte dos arquivos. Ela é fundamental para saber o tempo de guarda de cada documento.

 

Quais os benefícios da classificação de documentos?

Ter um plano de classificação de documentos traz diversas vantagens para as empresas. Conheça algumas delas:

 

Facilitar o acesso e a consulta aos documentos

Ter os documentos devidamente classificados torna muito mais fácil encontrar as informações desejadas de forma rápida e precisa, sem perder tempo com buscas em meio a documentos desorganizados.

 

Cumprir as normas e as leis

Na gestão documental, é muito importante atender às exigências legais (LGPD, por exemplo) e regulatórias que determinam a forma, o prazo e o destino dos documentos, o que evita multas, penalidades ou processos judiciais. A classificação de documentos é de grande utilidade para se adequar a essas normas.

Otimizar o espaço físico e digital

A classificação de documentos permite eliminar arquivos duplicados, desnecessários e que já cumpriram o seu prazo de guarda. Dessa forma, é possível que eles sigam para sua destinação final e libere espaço nos arquivos e nos servidores.

 

Garantir a segurança e a confidencialidade dos documentos

A classificação de documentos é importante para ajudar a manter os documentos sigilosos com níveis de acesso e de restrição adequados, evitando o vazamento, a perda ou a alteração indevida das informações.

 

Como o plano de classificação influencia a gestão documental?

O Plano de Classificação é como o mapa que orienta a organização dos documentos, ou seja, ajuda diretamente na gestão de arquivos. Ele estabelece categorias e subcategorias, criando uma estrutura hierárquica que reflete a natureza de cada tipo de documento dentro das atividades da instituição. Dessa forma, é mais fácil entender a melhor forma de gerí-los e entender a frequência de uso, ajudando na recuperação de informações e promovendo uma gestão mais eficiente.

 

Qual a importância de contratar uma empresa para realizar a classificação de documentos?

 

Como a classificação de documentos deve seguir diversas regras, o ideal é contar com ajuda de uma equipe de especialistas que ajude a atender as legislações vigentes sobre a segurança de dados, como a Lei 13.709/18, LGPS (Lei Geral de Proteção de Dados) e o Decreto Federal Nº 10.278/2020, que trata da digitalização de documentos.

 

Neste artigo, falamos sobre planos de classificação de documentos. Explicamos o que é, sua importância, seus benefícios, etapas para realizar esse processo e porque ele ajuda na gestão documental. Para saber mais sobre como lidar com documentos, confira mais textos em nosso blog.