Qual é o tempo de guarda de cada tipo de documento?

O tempo de guarda de documento é o período (definido por lei ou por boas práticas) durante o qual um arquivo precisa ficar armazenado antes de ser eliminado, transferido ou preservado permanentemente. Entender esse prazo para cada tipo de documento é essencial para evitar riscos jurídicos e financeiros na empresa.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é a guarda de documento, porque ela deve ser feita e quais benefícios ela traz. Vamos abordar ainda sobre o período de guarda de cada tipo de documento. Continue a leitura para entender melhor.

 

O que é o tempo de guarda de documentos?

O tempo de guarda de documento é o período determinado, por lei ou por boas práticas, durante o qual um arquivo precisa permanecer armazenado antes de ser eliminado, transferido ou preservado permanentemente.

 

Cada empresa deve definir os critérios de classificação dos documentos. Também é importante saber o tempo que cada um deles precisa ficar guardado. A partir daí, se define onde o arquivo deve ficar e de que forma deve ser armazenado.

 

Por que é importante respeitar o tempo de guarda de documentos?

 

Respeitar o tempo de guarda de documentos é importante por diversos motivos. Além de oferecer benefícios, manter os arquivos armazenados devidamente e entender por quanto tempo é necessário evita transtornos como falta de segurança, perda e extravio de documentos, e acúmulo de documentos sem validade.

 

Além disso, legalmente, cada tipo de documento tem um prazo no qual precisa ser guardado. Por isso, é fundamental que estes arquivos sejam armazenados de modo a serem encontrados facilmente, quando necessário.

 

Para além disso, guardar documentos de forma adequada pode trazer benefícios. Confira alguns deles:

 

Organização

A guarda de documentos de forma organizada é uma vantagem, pois muitas vezes é necessário consultar documentações antigas e é preciso encontrar rapidamente a informação desejada.

 

Segurança

Guardar os documentos oferece segurança, tanto por evitar desgastes muitas vezes irreversíveis nos arquivos, caso não sejam armazenados de maneira adequada, como juridicamente, já que alguns tipos de documentos precisam ser guardados.

 

Confidencialidade

Além de garantir a segurança, a guarda de documentos também ajudam a proteger a confidencialidade dos arquivos, garantindo o controle de quem pode acessá-los.

 

 

Qual a relação entre o tempo de guarda de documento e o ciclo de vida dos documentos?

O tempo de guarda de documento não é uma regra isolada, ele está diretamente ligado ao ciclo de vida dos documentos, conceito usado pelo próprio Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) para organizar a gestão documental em três fases:

• Fase corrente: quando o documento é muito consultado e precisa estar de fácil acesso, geralmente logo após sua criação;
• Fase intermediária: quando o documento ainda é relevante, mas já é consultado com menos frequência;
• Fase permanente: quando o documento não é mais consultado no dia a dia, mas ainda precisa ser preservado, seja por exigência legal ou valor histórico.

É justamente esse ciclo que dá origem à Tabela de Temporalidade Documental (TTD), instrumento que define, para cada tipo de documento, o tempo de guarda em cada fase e sua destinação final: eliminação, transferência para arquivo permanente ou mudança de suporte.

Qual a diferença entre prescrição e decadência no tempo de guarda de documento?

 

Muitos prazos de guarda existem porque, depois de um certo tempo, a lei simplesmente deixa de permitir que alguém cobre, fiscalize ou questione algo relacionado àquele documento. É isso que a prescrição e a decadência regulam, e é por isso que vale entender a diferença entre elas.

Prescrição é a perda do direito de exigir algo judicialmente, mesmo que o direito em si ainda exista. Ou seja, se uma dívida ou obrigação prescreve, a empresa não pode mais cobrá-la ou ser cobrada por ela na Justiça, mas isso não significa que a obrigação nunca existiu.

Decadência, por outro lado, é a extinção do próprio direito pelo simples decurso do prazo, independentemente de ter havido ou não alguma violação. Um exemplo comum na área tributária: o Fisco tem um prazo decadencial para constituir um crédito tributário (ou seja, para lançar e cobrar um tributo). Depois desse prazo, o próprio direito de cobrar desaparece.

Isso significa que o tempo de guarda de documento de uma empresa deve, no mínimo, acompanhar o prazo prescricional ou decadencial aplicável a cada arquivo, já que são esses prazos que garantem (ou eliminam) a possibilidade de uma cobrança, fiscalização ou disputa judicial relacionada a ele. É justamente por isso que manter a rastreabilidade de documentos é tão importante: em caso de disputa, a empresa precisa comprovar rapidamente que ainda está dentro do prazo de guarda, ou que já pode descartar aquele arquivo com segurança.

Somente depois que o prazo prescricional ou decadencial se encerra, e o documento perde de vez sua relevância jurídica, é que a empresa pode seguir com a eliminação de documentos de forma segura, sem risco de descartar algo que ainda possa ser exigido judicialmente.

 

Por quanto tempo é preciso guardar cada tipo de documento por área?

 

Não há uma lei que estabeleça prazos para a guarda dos documentos em si. O que existem são legislações que tratam dos mais variados temas, como: legislação tributária, comercial, civil, societária, criminal, trabalhista, previdenciária, etc. Dentro de cada uma dessas, pode existir uma temporalidade distinta. Um mesmo documento pode ter reflexos em diferentes legislações, por isso é importante definir uma tabela de temporalidade dentro da empresa.

 

Entretanto, existem períodos que servem de referência para definir o tempo de guarda dos documentos. Mas, vale lembrar: cada caso é único e deve ser avaliado
dentro do contexto do negócio.

 

Documentos Contábeis e Fiscais

 

Tipo de documento	Prazo	Legislação
Notas fiscais, recibos e extratos bancários	5 anos	CTN, artigo 174 e 195
Livros fiscais, obrigações acessórias e comprovantes de pagamento de tributos	5 anos	CTN, artigo 174 e 195
Livro Diário	Permanente	CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205
Balancetes, balanços e Livro Razão	10 anos	CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205
Documentos e livros societários	10 anos	Código Civil, artigo 205

 

Documentos Trabalhistas e Previdenciários

 

Tipo de documento	Prazo	Legislação
Contratos de trabalho e fichas de registro de empregados	Permanente	CLT, art. 603
Livro de Inspeção do Trabalho e CIPA	Permanente	CLT, art. 603
Folhas de pagamento e respectivos documentos comprobatórios	10 anos	Decreto nº 3.048/1999, art. 225, I e § 5º
Recibos de pagamento de salário, férias, adiantamento, 13º salário, atestados médicos, acordos de compensação e prorrogação de horas, autorização de descontos, livro de ponto, seguro-desemprego, etc.	5 anos	CF, art. 7°, XXIX
Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional	20 anos	Portaria n° 3.214/78, NR 7
Documentos relativos ao FGTS	30 anos	Decreto n° 99.684/90
Documentos relativos ao INSS	5 anos	Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99
Documentos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho	20 anos	NR 07, item 7.6.1.1 NR 01, item 1.5.7.3.3.1
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria n° 3.214/78, NR 4
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador	20 anos	Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022
Rais	5 anos	Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021

 

Qual é o tempo de guarda de documento para pessoa física?

O tempo de guarda de documento não é uma preocupação apenas das empresas. Pessoas físicas também lidam com documentos que precisam ser preservados por prazos determinados, ou até permanentemente. Confira os principais:

 

Tipo de documento	Prazo
Escrituras de imóveis	Permanente, como comprovante de propriedade
Certidões de nascimento, casamento e óbito	Permanente
IPTU e seus comprovantes de pagamento	6 anos (5 anos subsequentes à cobrança, CTN art. 173); recomenda-se manter por 10 anos como prova de propriedade do imóvel
IPVA e seus comprovantes de pagamento	6 anos (5 anos subsequentes à cobrança, CTN art. 173)

 

Assim como nas empresas, o ideal é que a pessoa física também organize esses documentos por categoria e prazo, para evitar guardar papel desnecessário e, ao mesmo tempo, não descartar por engano um documento ainda exigível.

 

O que acontece se a empresa não respeitar o tempo de guarda de documento?

Não guardar os documentos pelo tempo exigido, ou descartá-los antes da hora, pode gerar consequências sérias para a empresa:

Multas e sanções administrativas

Órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e o INSS, podem aplicar multas quando a empresa não consegue apresentar a documentação exigida em uma fiscalização.

Crime contra a ordem tributária

Em casos mais graves, a falta ou destruição de documentos fiscais pode ser enquadrada como crime contra a ordem tributária, conforme a Lei nº 8.137/1990, o que expõe a empresa e seus responsáveis a consequências penais.

Derrota em ações trabalhistas

Em processos trabalhistas, cabe à empresa comprovar o cumprimento de suas obrigações (como pagamento de verbas e cumprimento de jornada). Sem os documentos comprobatórios, a empresa perde a capacidade de se defender, o que costuma resultar em decisões desfavoráveis.

Perda de direitos e prejuízos financeiros

Sem a documentação correta, a empresa também pode perder o direito de cobrar dívidas, reivindicar garantias ou comprovar a titularidade de bens e propriedades.

 

Vale a pena terceirizar a guarda de documentos?

Apesar de organizar documentos parecer uma tarefa simples, não é. É muito importante terceirizar o serviço com uma empresa especializada, que possa usar metodologias que garantem a correta classificação e conservação do acervo.

 

As empresas focadas nesse tipo de serviço trabalham com toda uma técnica, que envolve a higienização de cada documento, a fim de aumentar sua conservação física. Muitas delas oferecem a guarda de documentos de forma personalizada, entendendo cada necessidade e se adequando para fazer algo que atenda melhor a empresa em questão.

 

Neste artigo, entendemos o que é a guarda de documento, porque ela deve ser feita e quais benefícios ela traz. Falamos ainda sobre o período de guarda de cada tipo de documento e da importância de contratar uma empresa especializada para realizar esse serviço.

 

Quer saber mais sobre a guarda de documentos? Escrevemos esse post que explica com detalhes o serviço e suas vantagens. Boa leitura!