A guarda de documentos é um processo importante para uma empresa, entretanto, é preciso que seja feita com cuidado. É fundamental que se entenda quanto tempo cada tipo de arquivo precisa ficar armazenado, garantindo que os prazos de guarda sejam cumpridos.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é a guarda de documento, porque ela deve ser feita e quais benefícios ela traz. Vamos abordar ainda sobre o período de guarda de cada tipo de documento. Continue a leitura para entender melhor.

 

O que é a guarda de documentos?

 

A guarda de documentos trata da categorização e armazenamento dos documentos gerados por uma organização. O objetivo é garantir ordenação, preservação e fácil acesso ao acervo que está em guarda.

 

Cada empresa deve definir os critérios de classificação dos documentos. Também é importante saber o tempo que cada um deles precisa ficar guardado. A partir daí, se define onde o arquivo deve ficar e de que forma deve ser armazenado.

 

Por que é importante guardar os documentos?

 

Guardar os documentos é importante por diversos motivos. Além de oferecer benefícios, manter os arquivos armazenados devidamente e entender por quanto tempo é necessário, evita transtornos como falta de segurança; perda e extravio de documentos; e acúmulo de documentos sem validade.

 

Além disso, legalmente, cada tipo de documento tem um prazo no qual precisa ser guardado. Por isso, é fundamental que estes arquivos sejam armazenados de modo a serem encontrados facilmente, quando necessário.

 

Para além disso, guardar documentos de forma adequada pode trazer benefícios. Confira alguns deles:

 

Organização

A guarda de documentos de forma organizada é uma vantagem, pois muitas vezes é necessário consultar documentações antigas e é preciso encontrar rapidamente a informação desejada.

 

Segurança

Guardar os documentos oferece segurança, tanto por evitar desgastes muitas vezes irreversíveis nos arquivos, caso não sejam armazenados de maneira adequada, como juridicamente, já que alguns tipos de documentos precisam ser guardados.

 

Confidencialidade

Além de garantir a segurança, a guarda de documentos também ajudam a proteger a confidencialidade dos arquivos, garantindo o controle de quem pode acessá-los.

 

Por quanto tempo é preciso guardar cada tipo de documento?

 

Não há uma lei que estabeleça prazos para a guarda dos documentos em si. O que existem são legislações que tratam dos mais variados temas, como: legislação tributária, comercial, civil, societária, criminal, trabalhista, previdenciária, etc. Dentro de cada uma dessas, pode existir uma temporalidade distinta. Um mesmo documento pode ter reflexos em diferentes legislações, por isso é importante definir uma tabela de temporalidade dentro da empresa.

 

Entretanto, existem períodos que servem de referência para definir o tempo de guarda dos documentos. Mas, vale lembrar: cada caso é único e deve ser avaliado
dentro do contexto do negócio.

 

Documentos Contábeis e Fiscais

 

Tipo de documento	Prazo	Legislação
Notas fiscais, recibos e extratos bancários	5 anos	CTN, artigo 174 e 195
Livros fiscais, obrigações acessórias e comprovantes de pagamento de tributos	5 anos	CTN, artigo 174 e 195
Livro Diário	Permanente	CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205
Balancetes, balanços e Livro Razão	10 anos	CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205
Documentos e livros societários	10 anos	Código Civil, artigo 205

 

Documentos Trabalhistas e Previdenciários

 

Tipo de documento	Prazo	Legislação
Contratos de trabalho e fichas de registro de empregados	Permanente	CLT, art. 603
Livro de Inspeção do Trabalho e CIPA	Permanente	CLT, art. 603
Folhas de pagamento e respectivos documentos comprobatórios	10 anos	Decreto nº 3.048/1999, art. 225, I e § 5º
Recibos de pagamento de salário, férias, adiantamento, 13º salário, atestados médicos, acordos de compensação e prorrogação de horas, autorização de descontos, livro de ponto, seguro-desemprego, etc.	5 anos	CF, art. 7°, XXIX
Exames médicos: admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional	20 anos	Portaria n° 3.214/78, NR 7
Documentos relativos ao FGTS	30 anos	Decreto n° 99.684/90
Documentos relativos ao INSS	5 anos	Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 348, § 2° do Decreto n° 3.048/99
Documentos relativos à Segurança e Saúde no Trabalho	20 anos	NR 07, item 7.6.1.1 NR 01, item 1.5.7.3.3.1
Mapa Anual de Acidente de Trabalho	5 anos	Portaria n° 3.214/78, NR 4
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador	20 anos	Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022
Rais	5 anos	Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021

 

Qual a importância de terceirizar a guarda de documentos?

Apesar de organizar documentos parecer uma tarefa simples, não é. É muito importante terceirizar o serviço com uma empresa especializada, que possa usar metodologias que garantem a correta classificação e conservação do acervo.

 

As empresas focadas nesse tipo de serviço trabalham com toda uma técnica, que envolve a higienização de cada documento, a fim de aumentar sua conservação física. Muitas delas oferecem a guarda de documentos de forma personalizada, entendendo cada necessidade e se adequando para fazer algo que atenda melhor a empresa em questão.

 

Neste artigo, entendemos o que é a guarda de documento, porque ela deve ser feita e quais benefícios ela traz. Falamos ainda sobre o período de guarda de cada tipo de documento e da importância de contratar uma empresa especializada para realizar esse serviço.

 

Quer saber mais sobre a guarda de documentos? Escrevemos esse post que explica com detalhes o serviço e suas vantagens. Boa leitura!