Manter os documentos organizados e seguros é muito importante. Por isso, é necessário que as empresas pensem cada vez mais em levar os arquivos físicos para o digital. Nesse processo, é comum que surjam algumas dúvidas, que iremos sanar neste artigo.

 

A seguir, vamos explicar a diferença entre escanear e digitalizar e abordar mais profundamente esse processo, destacando como realizá-lo de forma adequada. Vamos falar ainda a diferença entre documentos digitalizados e digitais. Continue a leitura para entender!

A era do digital

Em um avanço acelerado, chamado de Revolução 4.0, tudo atualmente evolui de forma rápida. Vivemos uma era digital na qual a tecnologia mudou a maneira de realizar muitos processos, como fazer compras, pesquisar informações e, claro, armazená-las. Por isso, a digitalização se tornou um processo global.

 

Por esse motivo, entender como realizar uma digitalização é muito importante e alguns conceitos que parecem óbvios, como por exemplo a diferença entre escanear e digitalizar.

Escanear e digitalizar é a mesma coisa?

A resposta é não! Apesar disso, o ato de escanear faz parte do processo de digitalização, o que ajuda a gerar a confusão entre os conceitos. A principal diferença trata das exigências legais a respeito da integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento digitalizado. Dessa forma, apenas a digitalização feita corretamente cria documentos eletrônicos válidos como originais.

O que é escanear?

Escanear é um processo que cria a versão virtual de uma imagem ou arquivo físico. Nele, é preciso posicionar o papel em um aparelho de scanner e realizar o procedimento, permitindo a visualização, edição e compartilhamento de documentos ou imagens no meio digital, normalmente em formatos PDF, JPEG ou PNG.

 

Porém, em termos legais, esse é um processo limitado. Isto porque a digitalização segue as normas do Decreto nº 10.278, que determina as diretrizes para a conversão de documentos físicos em digitais.

 

O que é digitalizar?

Já digitalizar é o processo de, de fato, converter arquivos físicos em digitais. Por mais que pareça “dar no mesmo”, existem diferenças importantes, já que é preciso cumprir exigências legais.

 

A Digitalização certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo assim a validade jurídica através das normas previstas no Decreto 10.278. Por isso, vale destacar que quando se pensa em gestão pública, a digitalização é a opção adequada já que ajuda a se manter em conformidade com as leis e, ao mesmo tempo, otimiza o trabalho.

 

Vale a pena digitalizar documentos na impressora?

 

Não é uma regra, mas normalmente esta não é a opção ideal.

 

A digitalização é um processo minucioso, com etapas de preparação e tecnologias para garantir que todas as informações contidas no papel sejam visíveis na versão eletrônica. A qualidade da imagem é um dos aspectos mais importantes na digitalização, exigido por lei e o scanner de uma impressora pode não ter os atributos necessários para garantir a nitidez necessária.

 

Dessa forma, o scanner de uma impressora normalmente não entrega o resultado necessário para uma digitalização.

Como digitalizar de forma adequada um documento?

 

A digitalização de documentos segue algumas etapas para garantir a adequação ao Decreto nº 10.278. Confira:

 

Preparação dos documentos

 

É preciso fazer uma “limpeza” do documento antes de digitalizá-lo. Isso significa remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que prejudiquem a captação da imagem.

 

Digitalização e captura da imagem

Um scanner ou um aplicativo especializado é utilizado para converter o documento físico em uma imagem digital. Nessa etapa, deve-se escolher a resolução e o formato adequado, de acordo com a necessidade.

 

Armazenamento

Nesta etapa, acontece a organização dos documentos conforme o planejamento pré-definido pela empresa. Os arquivos são renomeados e categorizados no software escolhido.

Gerenciamento

Na última etapa, são definidos quem pode acessar o documento, quem pode modificá-lo e os arquivos são organizados de modo a garantir que os procedimentos de segurança estejam ativos.

 

Após a digitalização: documentos digitalizados ou digitais?

 

Assim como “escanear” e “digitalizar”, os termos “documentos digitalizados” e “documentos digitais” muitas vezes causam confusão. Entretanto eles são diferentes.

Documentos digitalizados

Os documentos digitalizados são os arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram digitalizados, como o próprio nome indica.

Documentos digitais

Os documentos digitais já foram originalmente criados em ambiente virtual. Exemplos disso são os documentos digitais emitidos por órgãos oficiais do Governo, que têm a mesma validade legal que a versão física.

 

Neste artigo, entendemos a diferença entre escanear e digitalizar e abordamos mais profundamente esse processo, destacando como realizá-lo de forma adequada. Abordamos ainda a diferença entre documentos digitalizados e digitais. Quer entender melhor? Continue acompanhando nossos conteúdos.