O que é NDA e como ele garante a segurança da gestão documental?
O NDA é feito para evitar possíveis vazamentos de informações confidenciais.
Você sabe o que é NDA? Trata-se do acordo de confidencialidade — em inglês, Non-Disclosure Agreement — que estabelece, por escrito, o que pode e o que não pode ser compartilhado entre duas partes.
Neste artigo, você vai entender o que é NDA, sua importância, quem deve assinar esse tipo de contrato, como ele deve ser feito e por que ele é um elemento essencial na gestão documental. Leia e saiba mais!
O que é NDA?
O termo NDA se refere a um tipo de contrato assinado que visa proteger ambas as partes — colaborador e empresa — quando uma companhia contrata alguém novo. A empresa o utiliza, portanto, para evitar possíveis vazamentos de informações confidenciais.
A sigla NDA vem do inglês e se refere à expressão “Non-Disclosure Agreement”. Em tradução livre, podemos pensar em algo como Acordo de Não Divulgação, Termo de Sigilo ou Acordo de Confidencialidade.
Quais os tipos de NDA?
A empresa costuma solicitar que o colaborador assine o contrato de confidencialidade, para se resguardar de possíveis vazamentos. Conheça, a seguir, todos os formatos de acordo existentes:
Unilateral
Apenas uma parte se compromete com os termos de sigilo propostos.
Bilateral
Prevê que ambas as partes, empresa e colaborador, são igualmente responsáveis pelo sigilo das informações compartilhadas nos dois sentidos.
Multilateral
Em contratos que envolvem várias partes, um NDA multilateral define as regras e sanções de cada uma delas.
Qual é a importância de assinar um NDA?
Assinar um NDA com os integrantes da equipe pode trazer mais segurança e confiabilidade ao dia a dia da empresa. Entenda, a seguir, essa e outras vantagens.
Sigilo garantido
A principal vantagem do NDA é a garantia de que as informações sensíveis do negócio ficam menos expostas ao risco de vazamento — o que também protege a empresa contra a quebra de sigilo prevista na Lei de Propriedade Industrial (Lei nº 9.279/1996). Para entender melhor como blindar as informações da sua empresa no dia a dia, vale a leitura sobre confidencialidade, integridade e disponibilidade na gestão documental.
Conformidade com as melhores práticas
Quando a empresa mostra à equipe que zela pela segurança de informações, isso reforça o posicionamento institucional da companhia e ajuda a ressaltar a aplicação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Preservação da imagem da empresa
O contrato NDA apresenta, dentre outras cláusulas, sanções para quem não cumpre o acordo. Essas penalidades, portanto, contribuem para a preservação da imagem da empresa.
Maior amparo jurídico
Como as partes assinam o contrato NDA por livre vontade, fica mais difícil questioná-lo judicialmente — independentemente de quem tenta fazê-lo.
Quem deve assinar um NDA?
Depois de entender o que é NDA, é importante saber quem pode fazer parte desse acordo. Qualquer pessoa física ou jurídica pode ser parte em um acordo de confidencialidade, desde que tenha capacidade jurídica de contratar (ser maior de 18 anos ou estar devidamente representada, no caso de pessoa jurídica).
Na prática, o NDA precisa contemplar não só as partes principais, mas todos que terão acesso às informações, evitando brechas.
Como deve ser feito um NDA?
Por se tratar de um tipo de contrato, a elaboração de um termo de NDA pode seguir diferentes estruturas, variando conforme o contexto e as necessidades de cada empresa. No entanto, alguns elementos são fundamentais. Confira:
Identificação das partes
É preciso definir claramente quais são as partes envolvidas e qual é o papel de cada uma na relação comercial.
Definição do objeto do acordo
É importante citar o objeto do acordo, indicando que sua função é proteger a confidencialidade das informações. Vale especificar quais são esses dados sensíveis, para evitar qualquer tipo de brecha.
Deveres e obrigações
A empresa deve listar quais são os deveres e obrigações das partes envolvidas.
Penalidades previstas
É fundamental incluir as cláusulas que definem quais são as multas ou penalidades previstas para a parte que descumprir o termo.
Prazo de validade do termo
É preciso definir qual é o tempo de vigência do contrato, estabelecendo se ele tem prazo para perder a validade, se é renovado automaticamente após certo período ou se vale por tempo indeterminado.
Informações legais
Por fim, é necessário finalizar o documento indicando o foro sob o qual as partes firmam o acordo e mencionando outras legislações que servem de embasamento jurídico. No fim do documento, é preciso prever as assinaturas das partes e, se for o caso, de testemunhas.
O NDA na gestão documental
A gestão de documentos inclui diversos tipos de arquivos — entre eles, toda a documentação que envolve os dados dos titulares, as coletas de informações e as autorizações para essa coleta. Por isso, é importante ter um NDA: ele ajuda a evitar vazamentos e a preservar a segurança dos dados da empresa.
O NDA, portanto, é a base da governança moderna, permitindo parcerias seguras e eficientes. Quando a terceirização documental envolve grandes volumes e processos críticos, no entanto, o NDA passa a ser apenas um dos componentes do contrato.
Sobre o modelo que estrutura todo esse tipo de parceria, recomendamos a leitura do material sobre BPO de Documentos. Nele, você entende como funciona a terceirização completa de processos de gestão documental — da digitalização e indexação à guarda e automação —, quais são as vantagens em termos de custo, produtividade e conformidade, e o que avaliar antes de contratar.
