Como digitalizar documentos de forma segura e em conformidade com a LGPD
Escanear o papel é só o começo: a validade jurídica e a proteção dos dados pessoais dependem de como cada etapa é feita e registrada. Veja o caminho da preparação ao controle de acesso.
Saber como digitalizar documentos com segurança exige muito mais do que um scanner. É preciso seguir o Decreto nº 10.278/2020, adotar criptografia e controle de acesso e ter um plano claro para o descarte do papel original.
Neste artigo, você vai entender o que é digitalização e quais normas ela deve seguir. Também vamos mostrar como realizar o processo, o que considerar ao digitalizar seus arquivos e quais documentos são fundamentais para a adequação à LGPD. Leia e saiba mais.
O que é digitalização e como digitalizar documentos?
A digitalização de documentos é o processo de converter documentos físicos em formato digital. Para garantir uma captura e uma conversão adequadas, esse processo segue etapas específicas.
Primeiro, a equipe prepara o documento. Em seguida, um equipamento o escaneia ou fotografa. Depois, o arquivo passa por tratamento de imagem e otimização, que melhoram a qualidade e a legibilidade. Por fim, a equipe o armazena em um sistema ou dispositivo.
Quais são as normas para digitalização no Brasil?
Duas normas formam a base da digitalização no país. A Lei nº 12.682/2012 autoriza o armazenamento de documentos públicos e privados em meio eletrônico. Já o Decreto nº 10.278/2020 regulamenta o processo e estabelece a técnica e os requisitos para que o documento digitalizado produza os mesmos efeitos legais do original. As diretrizes valem para entidades públicas, pessoas físicas e pessoas jurídicas.
O decreto aprimorou as regras anteriores sobre documentação digital. Com ele, o documento digitalizado passou a se equiparar ao original, e o processo ganhou padronização, confidencialidade, rastreabilidade, integridade e fidelidade em relação ao documento físico. Para um panorama completo, vale a leitura do nosso conteúdo sobre a lei da digitalização de documentos.
Além disso, o Conarq publicou diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do decreto. Conhecer essas regras é o primeiro passo para saber como digitalizar documentos com validade jurídica.
Como digitalizar documentos em conformidade com a LGPD?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trata da privacidade das informações pessoais, e isso afeta diretamente quem digitaliza. Segundo a lei, os dados pessoais devem ser eliminados quando o tratamento termina. Há exceções: o cumprimento de obrigação legal ou regulatória, o estudo por órgão de pesquisa, a transferência a terceiros e o uso exclusivo do controlador, com anonimização sempre que possível. Por isso, as organizações precisam criar procedimentos para avaliar, selecionar e descartar documentos devidamente autorizados.
A LGPD também determina que todo dado coletado tenha uma finalidade, que deve ficar clara para o titular. Além disso, a lei exige medidas de segurança para evitar falhas e vazamentos. Para aprofundar o tema, leia nosso conteúdo sobre gestão documental e LGPD.
Como digitalizar documentos com segurança?
A digitalização deve seguir a lei e acontecer de forma estruturada. A seguir, confira as etapas recomendadas.
Preparação. Antes de digitalizar, é preciso fazer uma “limpeza” no documento. Isso significa remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que possam afetar a captação da imagem.
Captura da imagem. Um scanner ou um aplicativo especializado converte o documento físico em imagem digital. Nessa etapa, a equipe escolhe a resolução e o formato adequados.
Armazenamento. É o momento de guardar e organizar os documentos, conforme o planejamento que a empresa de digitalização define em conjunto com o cliente.
Gerenciamento. Por fim, a equipe define os detalhes finais, como quem pode acessar e quem pode modificar o documento.
O que considerar ao digitalizar documentos na sua instituição?
Antes de decidir como digitalizar documentos na instituição, é preciso avaliar o sistema. Para ser eficaz, a gestão de documentos eletrônicos precisa oferecer alguns recursos fundamentais. A seguir, saiba o que avaliar.
Controle de versões. O controle automático de versão registra todas as versões de um documento.
Sistema de buscas. Ferramentas de pesquisa eficazes agilizam os processos.
Armazenamento em nuvem. Um software de gestão de documentos eletrônicos deve oferecer implantação em nuvem, o que permite gerenciar conteúdos de qualquer local ou dispositivo.
Quais documentos são fundamentais para a adequação à LGPD?
Alguns documentos são fundamentais para a empresa se adequar à LGPD. A seguir, conheça alguns deles.
Plano de gestão de incidentes. Define o procedimento para gerenciar incidentes de segurança.
Cronograma de gestão. Programa e acompanha as ações de adequação, execução e implementação.
Plano de ação. Reúne as estratégias para lidar com ameaças e gerenciar riscos.
Política de privacidade. Orienta os colaboradores e informa os titulares sobre como a organização trata e protege os dados pessoais.
Relatório de impacto (RIPD). Documenta os processos de tratamento que podem gerar riscos aos direitos dos titulares, junto com as medidas para reduzi-los.
A digitalização segura é um pilar da governança moderna e da proteção de dados. Para entender o contexto completo dessa transição cultural e tecnológica, leia nosso artigo sobre o que é transformação digital e qual é a sua importância. Nele, você descobre como empresas e órgãos públicos integram digitalização de processos, automação e novas tecnologias em uma estratégia coordenada. Descobre também por que essa mudança começa pela cultura, antes de qualquer implantação de software.
