A gestão de dados e de documentos é muito importante para as empresas. É nessa tarefa que surge o BPO, com a possibilidade de terceirizar esse serviço, trazendo um time de especialistas e garantindo que esse processo seja feito de forma adequada, além de outras vantagens para a companhia.

 

Neste artigo, vamos explicar o que significa Business Process Outsourcing (BPO), quais seus benefícios, como esse processo atua na digitalização de documentos e porque buscar ajuda especializada. Para entender melhor, continue a leitura deste artigo!

 

O que é BPO (Business Process Outsourcing)?

 

A sigla BPO se refere ao Business Process Outsourcing, que significa “Terceirização de Processos de Negócios”. 

 

Quem contrata uma empresa BPO busca especialistas que possam assumir um setor ou atividade importante, indo muito além de uma consultoria. Exemplos de BPO são empresas que se encarregam de cuidar de todo o jurídico, a informática, a área de contabilidade ou outros setores similares para outras instituições. A atividade em questão apenas não pode estar relacionada com o core business da empresa, pois essa é uma prática proibida.

 

Para prestar esse serviço, a empresa precisa possuir tecnologias adequadas, conhecimento especializado no tema em questão e processos que se integrem aos da empresa.

 

Quais os benefícios do BPO?

 

Essa forma de contratação pode oferecer diversas vantagens para as empresas. Conheça algumas delas:

 

Aumento na produtividade

 

Com as facilidades que o BPO traz, acontece um aumento de produtividade. Isso se dá principalmente pela tecnologia que as empresas terceirizadas e especialistas trazem à organização, com o uso de softwares e hardwares que facilitam o dia a dia e a integração dos serviços. Como esse time cuida de atividades específicas, a equipe do contratante passa a ter mais disponibilidade.

 

Redução de custos

 

O custo deste modelo é menor que a contratação de funcionários e seus salários, já que, por exemplo, os encargos trabalhistas são responsabilidade da empresa responsável pelo trabalho. Além disso, normalmente o investimento em tecnologia, treinamentos e capacitação também é de responsabilidade da prestadora de serviço, mais uma vez reduzindo custos.

 

Serviços especializados

 

Ao contratar uma empresa para cuidar de um setor, acontece uma melhora na estrutura. Isso porque os profissionais da empresa terceirizada têm a expertise necessária para os processos.

 

Com serviços especializados de uma empresa BPO, a equipe que cuidará da atividade ou setor em questão será composta por pessoas altamente capacitadas para aquele assunto, tornando o trabalho muito qualificado.

 

Redução de falhas

 

Ao trazer profissionais acostumados a lidar com as demandas necessárias, pode-se observar a diminuição de erros e falhas nos processos. Afinal, além de não haver sobrecarga do dia a dia com a equipe interna, trata-se de um time especializado.

 

Como o BPO atua na digitalização de documentos e por que é importante buscar ajuda?

 

A digitalização de documentos vem se tornando mais comum dentro das empresas, proporcionando melhor acesso dos colaboradores às informações. Por ser um processo muito importante e que precisa ser feito com qualidade e seguindo as normas, terceirizar a gestão de documentos pode ser uma solução.

 

Realizar o BPO na gestão de arquivos é uma opção para as empresas que desejam ter o ciclo de vida dos documentos monitorado por uma equipe especializada.

 

Um ponto importante desse processo é a segurança da informação. Pela exigência da Lei Geral da Proteção de Dados (LGPD), empresas que atuam com dados e informações devem seguir as novas normas de segurança jurídica. Por isso, é importante a contratação dos serviços de uma empresa especialista. Evitando assim possíveis multas ou sanções por descumprimento da LGPD.

 

Neste artigo, explicamos o que é Business Process Outsourcing, conhecido pela sigla BPO, quais seus benefícios, como esse processo atua na digitalização de documentos e porque buscar ajuda especializada.

 

Para saber mais sobre gestão documental e os processos que a envolvem, acesse nosso blog.