Toda empresa, ao lidar com os dados de seus clientes, precisa seguir a legislação. Nesse caso, trata-se da Lei nº 13. 709/2019, conhecida como LGPD.

Neste artigo, explicaremos o que é a Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, falaremos sobre seus princípios e abordaremos como implementá-la na gestão documental. Continue a leitura e entenda!

O que é a Lei Geral de Proteção de Dados?

A Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, trata da Lei nº 13. 709/2019. Ela é uma norma federal aprovada em 2018 que entrou em vigor em 18 de setembro de 2020 e determina regras para uso, coleta, armazenamento e compartilhamento de dados dos usuários por empresas públicas e privadas.

Na prática, a LGPD visa garantir a segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais. O usuário passou a ter o direito de consultar e solicitar a remoção de dados dos sistemas das empresas, como números de documentos, endereço, origem racial ou étnica, entre outros.

Quais os princípios para o tratamento de dados conforme a LGPD?

Para cumprir as determinações da LGPD, é importante seguir alguns princípios. Conheça-os:

Finalidade

A finalidade da coleta dos dados deve ser especificada e informada explicitamente ao titular.

Necessidade do tratamento

A coleta deve ser limitada ao uso de dados essenciais para alcançar o objetivo da empresa.

Acesso

As pessoas devem ter acesso livre, fácil e gratuito aos seus dados.

Qualidade dos dados

Os dados devem estar atualizados, segundo a real necessidade no tratamento.

Transparência

É importante garantir ao titular informações claras e acessíveis sobre o tratamento e seus responsáveis.

Segurança

É fundamental coibir situações como invasão, destruição, perda e difusão, prevenindo danos ao titular e aos demais envolvidos.

Como implementar a LGPD na gestão de documentos?

Para implementar o cumprimento da LGPD na sua empresa, é fundamental realizar o tratamento de dados. Conheça alguns passos importantes:

Responsáveis

O primeiro passo para implementar a LGPD na gestão de documentos da sua empresa é nomear os profissionais responsáveis para trabalhar com o tratamento de dados. Geralmente, as empresas determinam colaboradores para as seguintes funções: controlador (decide como será o tratamento de dados); operador (executa as decisões do controlador); e encarregado (atende as demandas dos dados, se comunica com a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e orienta os colaboradores).

Mapeie os dados

Também é importante mapear os dados da sua empresa, identificando quais informações devem ser coletadas e quais permanecem organizadas e controladas pela organização.

Estabeleça as políticas internas

As políticas internas da empresa devem conter os procedimentos, princípios e as ferramentas para a segurança de dados. Adote também uma rotina de auditorias para verificar se tudo está de acordo com a legislação.

Invista em segurança

É de suma importância adotar medidas de segurança para evitar exposição de dados pessoais, fraudes e outros incidentes. Algumas medidas são: usar sistemas de criptografia de dados; delimitar os níveis de acesso a dados; fazer backups do banco de dados periodicamente; entre outros.

Treinamentos e conscientização

Conscientize os colaboradores sobre a importância da proteção de dados e incentivar a cultura de proteção de dados dos clientes, de acordo com a legislação. Se possível, realize treinamentos sobre o assunto.

Neste artigo, explicamos o que é a Lei Geral de Proteção de Dados, conhecida como LGPD, falamos sobre seus princípios e abordamos como implementá-la na gestão documental.

Para saber mais sobre gestão de documentos, confira neste artigo quais são os sinais que indicam que sua empresa precisa se modernizar.