Parece que a sua equipe está constantemente ocupada, porém, os resultados não aparecem? 

Muitas vezes, o problema não está nas pessoas, mas no tempo perdido procurando dados que deveriam estar organizados e acessíveis. O verdadeiro gargalo é o modelo obsoleto de gestão de documentos: dependência de papel, processos manuais e lentidão operacional. 

Muitos gestores ainda associam segurança a uma sala cheia de arquivos físicos; mas, na prática, isso representa riscos operacionais e atrasos.

Modernizar a gestão documental é mais do que simplesmente reorganizar ou liberar espaço físico. Trata-se de garantir agilidade e eficiência para manter a empresa competitiva. Substituir o armazenamento físico por processos digitais é a única maneira eficaz de proteger o conhecimento da organização e otimizar os fluxos de trabalho.

Neste artigo, iremos explicar porque a gestão de documentos é relevante e quais são os sinais de que sua empresa precisa se modernizar. 

• o que é gestão de documentos e por que sua empresa precisa se modernizar?
• quais são os 5 sinais de que sua empresa precisa modernizar a gestão de documentos?
• como a gestão eletrônica de documentos pode resolver esses problemas?
• benefícios da gestão de documentos digitalizada para sua empresa;
• investir na gestão de documentos é essencial para o crescimento da sua empresa.

O que é gestão de documentos e por que sua empresa precisa se modernizar?

A gestão de documentos abrange todas as práticas e técnicas para gerenciar o ciclo de vida da informação em uma organização, desde a criação ou recebimento até o arquivamento, ou descarte seguro.

Quando essa gestão é feita de forma obsoleta a empresa fica lenta, pesada e reativa. Neste cenário, a modernização se torna urgente porque processos manuais geram ineficiência estrutural. 

  Quando o custo de armazenamento, a demora para encontrar documentos ou o risco de perder informações começam a impactar o faturamento, ou a qualidade do atendimento ao cliente, a modernização deixa de ser uma opção e se torna uma necessidade estratégica

Imagine que sua equipe comercial precise de uma informação rápida em um contrato antigo para fechar um novo negócio, mas o dado está em um arquivo físico desorganizado em outro setor. Esse atraso pode comprometer a continuidade da negociação. Modernizar significa adotar tecnologias que transformam dados estáticos (papel) em informações estratégicas acessíveis.

Quais são os 5 sinais de que sua empresa precisa modernizar a gestão de documentos?

É comum que as empresas se acostumem com a desorganização rotineira e considerem isso como uma ‘forma de organização’, mas o impacto negativo no negócio é real. Quando isso acontece, se torna necessário modernizar a gestão documental, para que os processos realizados dentro da companhia ganhem agilidade.

Os principais sinais de que a sua companhia precisa passar por esse processo de modernização são

Armazenamento ineficiente de documentos físicos

Se o seu escritório está se tornando um espaço de armazenamento ineficiente com documentos físicos desorganizados, é hora de repensar a estratégia de gestão documental.

Além do investimento financeiro, de arcar com um espaço físico ocupado apenas por papéis e com pouca funcionalidade cotidiana, os documentos físicos são suscetíveis a estragos causados por fatores externos, como umidade, poeira, mofo, entre outros. 

E essas questões podem comprometer o acesso a informações e até mesmo apagar elementos importantes da história da empresa.

 

Dificuldade no acesso a documentos importantes.

Encontrar informações deveria ser um processo rápido e eficiente. Caso a equipe precise interromper as atividades e realizar buscas manuais em arquivos físicos para localizar um contrato ou fatura, esse é um indicativo de gargalos no fluxo de trabalho.

Essa dificuldade também pode comprometer a eficiência operacional e prejudicar a experiência do cliente, que pode ser impactado por atrasos na resposta — o que gera perda de oportunidade de vendas. 

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Falta de controle de acessos e segurança

O armazenamento físico de documentos não garante a segurança necessária. Quando a única forma de gestão documental são pastas e arquivos em papel, se impossibilita saber quem retirou do lugar, quem leu ou quem fez uma cópia. Dessa forma, sem o rastreamento digital adequado, sua empresa fica vulnerável a vazamentos de informações.

 

Desperdício de tempo com processos manuais

Funções operacionais, como digitar dados de documentos físicos para sistemas digitais ou realizar tarefas burocráticas repetitivas, devem ser minimizadas para aumentar a produtividade e focar em atividades estratégicas que tragam resultados efetivos.

 

Não conformidade com regulamentações como a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) exige rigoroso controle das informações, o que é impossível com documentos físicos desorganizados. Armazenar dados pessoais em documentos físicos, sem medidas de segurança como criptografia, dificulta o cumprimento dessa legislação. 

Neste contexto, é fundamental entender a relação entre gestão documental e LGPD para evitar multas e outras penalidades. 

Como a gestão eletrônica de documentos pode resolver esses problemas?

A virada de chave para acabar com esses gargalos é adotar a gestão eletrônica de documentos (GED). A ideia aqui é simples: sair da dependência do papel e levar tudo para um ambiente digital seguro.

Quando você digitaliza o acervo, as buscas por informações se tornam mais rápidas e eficientes. A partir de recursos como o OCR (que lê o texto dentro da imagem), ações de consulta que levavam horas para serem realizadas, são feitas em poucos segundos, bastando digitar uma palavra-chave.

Outro ponto forte é o controle. No digital, você consegue acompanhar edições, cópias e compartilhamentos a partir dos registros no sistema, assegurando maior segurança para os dados armazenados pela sua empresa. 

Benefícios da gestão de documentos digitalizada para sua empresa

Adotar a modernização traz vantagens competitivas que vão muito além da simples organização e que impactam diretamente a  rotina empresarial:

Redução drástica de custos operacionais

A digitalização elimina gastos recorrentes com impressão, compra de papel, toner, manutenção de impressoras e, principalmente, libera espaço físico que pode ser usado para expandir a equipe ou criar áreas de convivência.

Acesso à informação de qualquer lugar (Mobilidade)

Com a digitalização de documentos e o armazenamento em nuvem, sua equipe consegue consultar os arquivos de qualquer lugar. 

Desse modo, documentos relevantes podem ser acessados remotamente de forma segura, facilitando o trabalho híbrido e a tomada de decisão rápida em reuniões externas ou viagens.

Segurança e preservação (Backup)

Documentos digitais armazenados em servidores seguros ou na nuvem não sofrem com mofo, traças ou o risco de um incêndio destruir todo o acervo histórico da empresa. Backups automáticos garantem a continuidade do negócio mesmo em casos de desastres.

Maior conformidade legal e agilidade em auditorias

Auditorias fiscais ou trabalhistas são facilitadas quando todos os comprovantes estão organizados digitalmente e prontos para serem apresentados, evitando multas por extravio de documentos.

Investir na gestão de documentos é essencial para o crescimento da sua empresa

A gestão de documentos moderna é fundamental para qualquer empresa que queira crescer com segurança, agilidade e inteligência. Ao reduzir e eliminar o uso de papéis e automatizar fluxos, você libera sua equipe para focar no que realmente importa: estratégia e resultados.

Agora que você já entendeu a importância desse processo, aprenda como avaliar uma empresa de digitalização de documentos para fazer uma escolha assertiva.