Guia de Arquivamento: como arquivar documentos para facilitar a consulta?

Arquivar documentos, na prática, é criar um sistema que permita encontrar qualquer arquivo rapidamente. No dia a dia das empresas, cria-se um volume grande de documentos, por isso, esse processo é muito importante para a otimização de tarefas.

Neste artigo, vamos explicar o que é o arquivamento de documentos, quais leis tratam do assunto, qual sua importância, por que realizar esse processo de forma digital e como realizar o arquivamento. Leia e entenda!

O que é o arquivamento de documentos?

O arquivamento de documentos é o processo referente ao armazenamento de documentos, tornando possível acessá-los facilmente e mantê-los em segurança. Para realizar esse processo, é necessário classificar os documentos em categorias específicas e aplicar uma lógica, seja em meio físico ou digital.

Quais as leis sobre o arquivamento de documentos?

A Lei 8.159/91 também recebe o nome de Lei do Arquivo. Ela instituiu a política nacional de arquivos, exigindo que as instituições arquivem documentos de interesse público e privado de acordo com regras específicas. Depois disso, surgiram outras leis e decretos que também afetam o arquivamento de documentos, como a Lei da Digitalização (Lei nº 12.682/2012), o Decreto nº 10.278/2020, que estabelece os requisitos técnicos e de segurança para a digitalização de documentos, e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Qual a importância de arquivar documentos?

Existem muitas vantagens em ter as informações mais importantes da sua empresa guardadas adequadamente. Confira:

Economia de tempo 

O arquivamento de documentos, especialmente quando digital, gera economia de tempo porque reduz o retrabalho e melhora o acesso.

Liberação de espaço

O arquivamento adequado otimiza o uso de espaço de escritório, já que remove documentos em papel desnecessários.

Otimização da produtividade dos colaboradores

O acesso rápido aos documentos traz economia de recursos e agilidade nos processos, ocasionando mais produtividade.

Facilitação de auditorias

O arquivamento facilita a realização de auditorias, pois os documentos estão organizados de forma padronizada.

Aumento da segurança da informação

O arquivamento digital proporciona maior proteção de informações sensíveis e confidenciais por meio de backups e softwares de segurança. No caso dos arquivos físicos, é possível evitar perdas ou danos quando a empresa guarda os documentos em condições adequadas.

Por que arquivar documentos digitalmente?

O arquivamento digital de arquivos garante segurança, pois manter os arquivos físicos oferece riscos, como roubo ou extravio de dados, além da possibilidade de danos por desastres ou acidentes. O digital, através das medidas corretas, proporciona um ambiente mais seguro.

Algumas das medidas necessárias são controle de acesso, monitoramento de atividades, criptografia, backup, entre outras.

Por quanto tempo um documento deve ser arquivado?

O período de tempo que um documento deve ser arquivado pode variar de acordo com as exigências legais e da empresa. Alguns documentos administrativos devem ser arquivados por 5 anos. Outros documentos devem ser arquivados por mais tempo. Por este motivo, a tabela de temporalidade é um elemento fundamental na gestão de documentos.

Como fazer o arquivamento de documentos?

O processo de arquivamento padronizado é a melhor forma de garantir a eficiência da empresa. Conheça os principais passos:

Triagem

O primeiro passo é fazer uma triagem inicial dos documentos para selecionar os arquivos, descartando os que já passaram do prazo de guarda. É preciso classificá-los de acordo com a fase documental: corrente (em uso atual), intermediária (armazenamento provisório) e permanente (arquivo definitivo)

Método

É necessário definir o sistema lógico de classificação dos seus arquivos.

Locais de arquivamento

Tanto os documentos digitais quanto os impressos precisam de locais apropriados para serem armazenados. A escolha desses espaços é fundamental para garantir a segurança e a organização.

Digitalização

Caso a empresa escolha o arquivamento digital de documentos, é necessário digitalizar os arquivos físicos. Ainda nesta etapa, é importante criar regras de nomenclaturas para facilitar a busca posterior.

Tabela de Temporalidade de Documentos

A Tabela de Temporalidade de Documentos é uma ferramenta que ajuda a definir os prazos de guarda de arquivos. Ela é muito importante para o bom andamento da gestão documental.

Regras de acesso

É preciso criar regras para acessar os documentos, definindo quem pode ter acesso a cada arquivo, além de estabelecer os tipos de alterações documentais possíveis.

Neste artigo, explicamos o que é o arquivamento de documentos, quais leis tratam do assunto, qual sua importância, por que realizar esse processo de forma digital e como realizar o arquivamento.

Arquivamento eficiente é a mistura de metodologia arquivística e do suporte tecnológico, tratando arquivos como ativo estratégico, não como peso morto. Cansado de perder tempo procurando papéis? Agora que você já conhece as melhores práticas de arquivamento, que tal levar sua empresa para o próximo nível? Conheça nossos serviços de gestão documental e transforme sua organização hoje mesmo!