Dentro de uma empresa, diversas ferramentas podem ajudar a otimizar a rotina e melhorar a produtividade. Uma dessas maneiras é aderir ao mapeamento de processos, que descreve as atividades realizadas para visualizar melhor as tarefas que envolvem a rotina dentro da companhia.

 

Neste artigo, vamos explicar o que é o mapeamento de processos, como elaborá-lo, quais seus benefícios e de que forma ele se relaciona com a gestão de documentos de uma empresa. Continue lendo para entender melhor!

 

O que é o mapeamento de processos?

 

Para entender o que é mapeamento de processos, é importante conhecer antes um outro conceito. O nome Business Process Management (BPM) significa “gestão de processos de negócio”. São práticas com foco na modelagem de processos de uma empresa com foco na melhoria contínua.

 

E onde entra o mapeamento? Trata-se de um dos passos para o BPM. Esse processo descreve as tarefas realizadas em uma empresa, detalhando todo o fluxo de trabalho que é executado até que cada demanda seja cumprida. Através disso, é possível visualizar as atividades e melhorar a eficiência dentro da empresa.

 

Esse processo pode trazer diversas vantagens para a empresa, como ajudar a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades, entender cada etapa do trabalho, favorecendo a gestão e a organização dos documentos. Com essa visão ampla das tarefas e os processos que a compõem, é possível tomar decisões mais eficientes.

 

Passo a passo para fazer um mapeamento de processos

 

A criação de um mapa de processos deve seguir alguns passos. Conheça cada um deles:

 

Personalize um modelo

É preciso escolher e utilizar um layout para criar um mapa de processos que mostrará a realidade do fluxo de tarefas que ocorre na empresa.

 

Identifique os processos

Com o layout definido, os processos são de fato mapeados, um trabalho que deve ser realizado junto com a equipe.

 

Atribua símbolos

Para que as pessoas entendam o mapa de processos, é importante adotar símbolos com significado para cada um dos diferentes elementos.

 

Revise

Reveja todo o mapeamento de processos para garantir que todas as etapas relevantes foram incluídas e que todo o processo esteja representado com precisão.

 

Compartilhe o mapa de processos

Finalizado, o mapa deve ser compartilhado com todas as partes envolvidas.

 

Mantenha atualizado

O mapeamento de processos deve estar em constante atualização, acompanhando as mudanças e novidades que certamente irão acontecer, garantindo melhorias.

 

Quais os benefícios do mapeamento de processos?

 

Adotar o mapeamento de processos pode trazer vantagens para a empresa. Confira algumas delas:

 

Comunicação

Quando todos os envolvidos entendem suas funções dentro de uma empresa e de uma atividade, eles sabem melhor a quem recorrer em caso de precisarem e, com isso, a comunicação como um todo melhora.

 

Planejamento

Com os processos mapeados e se tornando mais claros, eles ficam mais compreensíveis. Com isso, fica muito mais fácil organizar e planejar os próximos passos.

 

Melhora nos processos

Ao mapear os processos, é possível rever todo o fluxo de atividades, remover tarefas desnecessárias e simplificar tudo que compõe a rotina de um setor.

 

Como o mapeamento de processos se conecta à gestão documental?

 

Ao expor e ajudar a trazer mais clareza aos processos de uma empresa, o mapeamento de processos melhora a organização. Dessa forma, ele se conecta diretamente com a gestão documental.

 

Em outras palavras: a guarda de documentos acompanha os processos que envolvem os arquivos dentro de uma empresa e o mapeamento de processos cuida das etapas das atividades. Ou seja, eles andam juntos, já que os arquivos, em geral, estão envolvidos em tarefas da rotina do trabalho.

 

Algumas atividades servem de exemplo para a ligação entre esses dois processos. Conheça algumas delas:

 

Produção dos documentos

Ao entender os processos que envolvem a produção dos arquivos, é possível melhorar a organização e garantir uma padronização.

 

Preparação do plano de classificação

Ajuda a identificar os documentos necessários a cada processo. Com isso, toda a organização dos arquivos se torna mais dinâmica e eficaz.

 

Preservação de documentos

Saber as informações gerais de cada arquivo ajuda a entender seus prazos para eliminação, e auxiliando com a tabela de temporalidade.

 

Neste artigo, foram abordados conceitos relacionados ao BPM e ao mapeamento de processos. Entendemos o que significam e nos aprofundamos no mapa, explicando como elaborá-lo, quais seus benefícios e de que forma ele se relaciona com a gestão de documentos de uma empresa.

 

Para entender mais sobre como lidar com os arquivos de uma instituições e os processos que os envolvem, acesse nosso site.