Entenda como funciona a rastreabilidade de documentos

A rastreabilidade de documentos monitora todas as movimentações de um documento Isso permite que a empresa ou instituição tenha um controle de seu acervo, com mais transparência e segurança.

Neste artigo, vamos explicar o conceito de rastreabilidade de documentos, falar sobre a sua importância, listar quais os seus tipos, explicar como esse processo funciona e destacar quais são seus principais benefícios. Para conhecer mais sobre o assunto, continue a leitura!

O que é a rastreabilidade de documentos?

A rastreabilidade de documentos é o processo de monitoramento e registro de todas as movimentações de um documento ao longo de seu ciclo de vida. Ela contribui para a padronização dos processos administrativos, assegurando que todas as etapas sigam critérios predefinidos e estejam alinhadas às políticas internas.

Esse controle é muito importante, pois permite acompanhar quem acessou, editou, encaminhou ou aprovou o arquivo. Essa prática proporciona maior transparência, segurança e eficiência na gestão documental.Qual a importância da rastreabilidade de documentos?

Manter o controle sobre os documentos e dados podem oferecer diversos benefícios para as empresas. Conheça alguns deles:

Segurança

Saber quem acessa, o que altera e todo o controle de informações possibilita mais segurança aos dados da empresa. Isso garante proteção de documentos contra roubos, extravios, danos, alterações e acessos indevidos.

Produtividade

Ter os documentos organizados e acessíveis ajuda nas tarefas, que podem ser feitas com mais rapidez e eficiência.

Gastos

Reduzir o tempo gasto com a gestão documental, ajuda a economizar dinheiro, com menos custos, podendo investir em outras áreas.

Quais os tipos de documentos que podem ser rastreados?

É possível rastrear diversos arquivos, como:

Projetos de lei

Trata-se das propostas para criação de leis.

Ofícios e memorandos

São as correspondências oficiais, comunicação interna e externa, enviadas e recebidas por instituições públicas.

Ordens de serviço

São documentos que estabelecem as atividades e responsabilidade dos servidores públicos.

Notas fiscais e recibos

Esse tipo de documento são os comprovantes de pagamentos e despesas.

Licitações

São documentos com informações e etapas do processo licitatório. Exemplos desse tipo de arquivo são editais, atas e contratos.

Como funciona a rastreabilidade de documentos?

A rastreabilidade de documentos funciona por meio da utilização de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED). Conheça algumas funções que fazem parte desse processo:

Ter uma equipe especializada

Esse processo deve contar com a condução de especialistas, para garantir que a digitalização e catalogação seja feita de maneira adequada.

Categorização e indexação dos documentos

A categorização é fundamental para organizar e gerir os dados, agilizando os processos e melhorando a dinâmica das informações.

Registro das ações realizadas em cada documento.

O controle automático de versão de documento ajuda a garantir que todas as versões de um documento sejam registradas.

Quais os benefícios da rastreabilidade de documentos?

A rastreabilidade garante transparência, confiabilidade e eficiência na gestão documental, fortalecendo a governança e a tomada de decisões. Conheça outros benefícios:

• Maior controle de prazos e ações;
• Maior facilidade de acesso aos dados públicos;
• Apoio no processo de tomada de decisões;
• Prevenção de perda e alterações indevidas;
• Preservação de documentos históricos.

Neste artigo, explicamos o conceito de rastreabilidade de documentos, falamos sobre a sua importância, listamos quais os seus tipos, explicamos como esse processo funciona e destacamos quais são seus principais benefícios.

Clique aqui e leia este outro artigo, que explica como a arquivologia pode ajudar na gestão documental, disponível em nosso blog.