Guardar documentos é muito importante para uma empresa e, por isso, é preciso viabilizar a melhor maneira de lidar com os arquivos. A gestão eletrônica de documentos pode ajudar, pois usa da tecnologia para organizar e guardar os documentos, garantindo melhor acessibilidade e segurança.

 

Neste artigo, vamos falar sobre o conceito da gestão eletrônica de documentos, os problemas que esse processo ajuda a evitar, os benefícios da GED, traremos dicas para implementar esse tipo de gestão na sua empresa e vamos abordar a importância de procurar ajuda especializada. Continue a leitura para entender melhor.

 

O que é gestão eletrônica de documentos?

 

A gestão eletrônica de documentos (GED) é uma das maneiras de realizar a guarda de documentos, organizando os dados e controlando o acesso às informações utilizando da tecnologia a favor da empresa.

 

Com a sigla GED, a Gestão Eletrônica de Documentos envolve a digitalização dos arquivos, guardando-os na nuvem, sendo possível dessa maneira garantir melhor controle e segurança para o acervo.

Quais problemas se resolvem através da GED?

 

Na prática, a gestão eletrônica de documentos pode trazer benefícios. Mas, para além disso, ela também pode evitar situações que geram transtornos à empresa. São algumas delas:

 

• Falta de segurança;
• Perda e extravio de documentos;
• Falta de espaço;
• Acúmulo de documentos sem validade.

Quais os benefícios da gestão eletrônica de documentos?

 

No dia a dia de uma empresa, há um grande volume de documentos. Sejam eles, contratos, notas fiscais ou outros tipos de documentos. A adesão da gestão eletrônica de documentos pode oferecer alguns benefícios para a empresa. Confira alguns deles:

 

• acelerar a tomada de decisão;
• melhorar o acesso às informações e aos documentos;
• melhorar a segurança de dados;
• ter controle sobre o armazenamento, o fluxo e o compartilhamento de documentos.

Como um sistema de gestão de documentos pode ajudar a otimizar processos?

 

Ao oferecer mais organização, a gestão eletrônica de documentos também melhora os processos dentro da instituição, afetando a eficiência. Entenda de que forma isso ocorre:

 

Melhora o acesso aos documentos

Ter os arquivos em formato digital permite que eles sejam acessados de qualquer lugar e de forma mais rápida. Com isso, não há mais a necessidade de ir a um acervo físico procurar manualmente o documento. Dessa forma, diversos processos cotidianos se tornam mais ágeis.

 

Melhor aproveitamento do espaço físico

Com a digitalização dos documentos, o espaço físico para guardar um grande acervo de arquivos não é mais necessário. Isso reduz custos e melhora o acesso aos arquivos.

 

Melhora na segurança

Na GED, os documentos ficam na nuvem, facilitando o backup com frequência. A segurança pode ser reforçada com criptografia dos dados ou outros mecanismos de proteção.

 

Dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos

 

Algumas etapas podem ajudar no processo de aderir à gestão eletrônica de documentos. Entenda:

 

Avaliação

A triagem de documentos é a primeira fase, para entender o que é importante e o que deve ir à descarte.

 

Ter uma equipe especializada

Esse processo deve contar com a condução de especialistas, para garantir que a digitalização e catalogação seja feita de maneira adequada.

 

Definir um software de gestão documental

É preciso um software de gestão eletrônica de documentos para atender as demandas da empresa.

 

Categorize os documentos

A categorização é fundamental para organizar e gerir os dados, agilizando os processos e melhorando a dinâmica das informações.

 

Por que procurar ajuda especializada?

Por ser um processo muito importante e com muitas etapas, é preciso que haja um cuidado especial na hora de montar uma equipe. Ter especialistas no assunto é fundamental, para garantir que a GED seja bem aplicada e traga à empresa os devidos benefícios.

 

É recomendável conhecer a empresa que cuidará da gestão eletrônica dos documentos, garantindo que a instituição é experiente e pode realizar o processo atendendo às necessidades que a companhia precisa para guardar os arquivos.

 

Também é indicado escolher bem o sistema utilizado para realizar a guarda dos documentos, para ter certeza de seu bom funcionamento e que ele atende as demandas. Para além disso, é importante saber como funciona a segurança, como são os meios de contato e como acessar o suporte técnico em casos de emergência, afinal, problemas podem acontecer e é preciso saber como lidar com esses casos.

 

Espero que este artigo tenha ajudado a esclarecer como funciona a gestão eletrônica de documentos. Nele, falamos sobre o conceito da GED, os problemas que esse processo ajuda a evitar, os benefícios, trouxemos dicas para implementar esse tipo de gestão na sua empresa e destacamos a importância de procurar ajuda especializada.

 

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