Como a arquivologia pode ajudar na gestão de documentos?

Lidar com documentos é muito importante dentro das empresas. Para que eles sejam organizados de forma adequada, é importante contar com um profissional de arquivologia.

Neste artigo, explicaremos o que é arquivologia e protocolo, falaremos da sua importância, das principais técnicas utilizadas e do seu papel na transformação digital dos órgãos públicos. Leia e entenda melhor!

O que é a arquivologia e o protocolo?

A arquivologia é uma área do conhecimento da comunicação e informação. Ela estuda o uso e a preservação dos documentos arquivísticos. Dentro dela, está o protocolo, comumente conhecido por quem estuda a área. Trata-se do setor responsável pela movimentação e pelo controle dos documentos dentro de uma instituição.

Toda instituição produz documentos arquivísticos. Por isso, é fundamental encontrar uma maneira de controlar onde estão esses arquivos, com quem estão, por quanto tempo precisam ser guardados. É exatamente aí que entra o trabalho da arquivologia.

Qual a importância do arquivamento eficiente de documentos?

Para lidar com documentos é preciso que existam critérios claros de arquivamento. Isso é fundamental pois muitas vezes, no dia a dia, surge a necessidade de verificar uma informação ou de consultar um documento e isso precisa ser feito com agilidade.

Por esse motivo, o protocolo e o arquivamento feito de forma adequada, com uma boa gestão documental são muito importantes, garantindo a organização necessária, a segurança que a empresa precisa ter e ajuda a controlar e limitar o acesso à informação.

Quais as principais técnicas de arquivamento?

Algumas das técnicas de arquivamento podem ajudar na organização de documentos arquivados. Vale destacar que não existe um método “melhor”. O principal critério a ser levado em consideração é qual deles funciona melhor para a rotina da empresa. Confira alguns dos tipos:

Assunto

Como o próprio nome já diz, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto abordado neles.

Alfabético

Muito utilizado por ser simples, rápido e direto. Nele, os arquivos são organizados de forma alfabética. No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns erros. Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar tal método com a escolha de cores. Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares.

Geográfico

É utilizado quando a empresa escolhe organizar os documentos através de seu local de origem. De acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o método geográfico seja concretizado:

Pela norma do método geográfico 1, se os documentos forem organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado. Nesse caso, as capitais têm de aparecer no início da lista.

Pela norma do método geográfico 2, ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde deve aparecer na identificação.

Numérico

É o escolhido quando os documentos são ordenados por números. Consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado. É possível escolher três formas distintas ao empregá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

No método numérico simples, essa organização é feita pelo número da pasta ou do documento. Quando se trata do método numérico cronológico, é feito seguindo as datas. Já no método numérico dígito-terminal, quando a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois algarismos anteriores. Isso ocorre quando os números são grandes.

Eletrônico

O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, efetivando sua digitalização.

Qual o papel da arquivologia na transformação digital dos órgãos públicos?

A arquivologia é fundamental na administração pública. Ela pode trazer diversos benefícios na gestão documental, como melhorar o processo de digitalização, tornar a gestão de arquivos mais simples e adequá-la às normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Neste artigo, explicamos o que é arquivologia e protocolo, falamos da sua importância, das principais técnicas utilizadas e do seu papel na transformação digital dos órgãos públicos. Para saber mais, confira nossos conteúdos!