Arquivamento eletrônico: como funciona, vantagens e ferramentas

O arquivamento eletrônico é o processo que permite armazenar, organizar e acessar documentos de forma digital, tornando a gestão de informações mais ágil e eficiente, uma vez que substitui o armazenamento físico, reduz a dependência do papel e permite a localização rápida dos documentos

O formato eletrônico também permite que diferentes pessoas acessem os documentos de acordo com suas permissões, facilitando a colaboração entre equipes e otimizando o tempo dedicado às atividades. 

Para aprender mais a respeito do conceito, como funciona na prática e suas vantagens, continue a leitura e entenda como essa tecnologia otimiza sua gestão operacional:

• como funciona o arquivamento eletrônico de documentos;
• como o arquivamento digital otimiza a rotina nas organizações;
• quais ferramentas são usadas para arquivamento eletrônico de documentos;
• quais são as vantagens do arquivamento eletrônico de documentos;
• como escolher ferramentas de arquivamento corretas.

Como funciona o arquivamento eletrônico de documentos?

O arquivamento eletrônico funciona a partir de um processo estruturado de digitalização, identificação e organização dos documentos em sistemas próprios para sua gestão. 

No entanto, a conversão de documentos físicos para o digital é apenas o ponto de partida do processo. Depois dessa etapa, os arquivos precisam ser identificados, organizados e armazenados de forma estruturada para que possam ser gerenciados adequadamente.

É nesse contexto que entram soluções como  a gestão eletrônica de documentos (GED) ou o Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) , que utilizam softwares e tecnologias específicas para realizar o gerenciamento documental e estruturar as informações dos arquivos.

Em resumo, o arquivamento eletrônico ocorre em três etapas principais:

• Captura: os documentos físicos são escaneados e convertidos para formatos digitais;
• Inclusão de metadados: informações como data, autor e tipo de documento são adicionadas para facilitar sua identificação;
• Classificação: os arquivos são indexados e organizados em repositórios por meio de um software de gestão.

Como o arquivamento digital otimiza a rotina nas organizações?

O arquivamento digital otimiza a rotina ao centralizar os documentos e facilitar sua localização, organização e gerenciamento. Para isso, os arquivos devem ser estruturados por categorias, palavras-chave e filtros, tornando a consulta mais prática de acordo com as necessidades de cada atividade.

Esse processo pode ser potencializado por sistemas GED ou SIGAD, que oferecem recursos como controle de versões, definição de permissões de acesso e fluxos de aprovação digital. Dessa forma, cada etapa do gerenciamento documental pode ser organizada dentro da própria plataforma.

Além disso, a integração com ferramentas utilizadas no dia a dia, como e-mails, ERPs e CRMs, permite automatizar tarefas relacionadas aos documentos e reduzir a necessidade de ações manuais.

Leia mais: Saiba como escolher um software de gestão documental para a sua empresa 

Quais ferramentas são usadas para arquivamento eletrônico de documentos?

As ferramentas de arquivamento eletrônico formam um ecossistema versátil, adaptável às demandas de empresas de diferentes portes. Elas combinam hardware, software e serviços para criar fluxos eficientes e escaláveis. Entre as principais, destacam-se: 

GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Os sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) centralizam o armazenamento, a indexação e a recuperação de arquivos. Esses sistemas oferecem suporte a múltiplos formatos (PDF, imagens, contratos) e disponibilizam recursos como assinatura digital e auditoria de acessos. 

Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)

Um SIGAD auxilia no controle do ciclo de vida de documentos de uma instituição. Com recursos como assinatura eletrônica, rastreabilidade e permissionamento de uso, a plataforma confere autenticidade, confiabilidade e segurança aos documentos hospedados em sua base.

Sistemas de digitalização 

Entre os exemplos estão os scanners de alta velocidade com software OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que convertem os papéis em textos editáveis, acelerando a transição para o digital. 

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem mantém os dados em servidores remotos acessíveis pela internet. Oferece escalabilidade, backups automáticos e redundância geográfica. Exemplos práticos incluem o uso de Google Drive, iCloud e sistemas GED e SIGAD para acesso remoto e colaboração. 

Quais são as vantagens do arquivamento eletrônico de documentos?

Entre os principais benefícios do arquivamento eletrônico, destacam-se: 

• redução de custos operacionais: diminui as despesas com impressão, armazenamento físico e transporte de documentos; 
• acesso facilitado aos documentos: a digitalização permite que as equipes localizem arquivos em segundos, por meio de buscas intuitivas;
• segurança de dados e conformidade legal: recursos como criptografia, logs de auditoria e controles de acesso ajudam a proteger a empresa contra perdas, roubos e fraudes, além de contribuir para o atendimento aos requisitos da LGPD e às normas técnicas aplicáveis; 
• sustentabilidade: contribui para a redução de consumo de papel, ajudando a empresa a adotar práticas mais sustentáveis. 

Como escolher ferramentas de arquivamento corretas?

A escolha da ferramenta de arquivamento adequada deve considerar o volume de dados, as necessidades e a infraestrutura da organização. Entre os principais critérios estão: 

• tamanho da organização: PMEs demandam soluções escaláveis e com acesso remoto simplificado. Já grandes corporações requerem sistemas mais robustos, com integração via API e recursos que facilitem o controle do acervo;
• segurança: priorize softwares com criptografia AES-256 e trilhas de auditoria, que contribuem para o cumprimento dos requisitos da LGPD;
• funcionalidades: avalie a disponibilidade de tecnologia OCR e o suporte a fluxos de assinatura digital.

Além desses critérios, é importante considerar como a solução será implementada e integrada à rotina da organização, já que, em projetos que envolvem grandes volumes de documentos ou processos mais complexos, o apoio de uma empresa especializada em gestão documental, como a Doc Security, pode contribuir para avaliar as necessidades do acervo e definir a estrutura mais adequada. 

Para entender melhor como esse tipo de solução pode se adequar à realidade da sua organização, conheça as alternativas disponíveis em gestão documental.