A modelagem de processos é uma ferramenta que vem sendo adotada por empresas que realizam o mapeamento de processos. Ela tem como objetivo analisar, entender, comunicar e melhorar a qualidade dos processos e do fluxo de atividades realizadas no dia a dia da organização.

 

Neste artigo, vamos explicar o quê é essa ferramenta, qual sua estrutura, seus benefícios e quais os passos para colocar em prática.

 

O que é modelagem de processos de negócio?

 

A Modelagem de Processos de Negócio, traduzida do inglês Business Process, Modeling, é a representação dos processos de negócio de uma organização. Ela acontece através da diagramação de cada tarefa realizada internamente, dando uma visão das atividades e mostrando de forma clara como o trabalho deve ser realizado dentro da empresa.

 

O principal objetivo desse processo é documentar, entender e analisar as atividades. Tanto para identificar gargalos e melhorias como também para entender como esses serviços – que são feitos de forma operacional – podem ser adaptados para o ambiente digital.

 

Qual a estrutura de uma modelagem de processo?

 

A modelagem de processo pode resultar em um diagrama, mapa ou modelo, conforme o grau de detalhamento necessário.

 

Esses termos normalmente são utilizados como sinônimos, mas na verdade cada um deles representa diferentes estágios de desenvolvimento do processo. Entenda as diferenças:

 

Diagrama de Processo

 

Trata-se da representação visual que descreve a sequência de etapas ou atividades envolvidas em um determinado processo. É utilizada para ilustrar como um fluxo de trabalho ocorre, destacando as interações entre diferentes elementos, pessoas, sistemas ou departamentos.

 

Mapa de Processo

 

Proporciona uma visão abrangente dos principais componentes do processo com maior precisão do que um diagrama. Inclui, além das atividades, o relacionamento delas com outros elementos.

 

Modelo de Processo

 

Esse tipo de estrutura apresenta alto grau de detalhamento, mostrando os recursos envolvidos e possibilita a simulação do processo em ambiente virtual.

 

Quais são os principais benefícios da modelagem de processos?

 

Como parte do gerenciamento de processos de negócio, a modelagem de processo visa melhorar a compreensão, eficiência e eficácia das atividades dentro das organizações. Algumas vantagens que se destacam são:

 

Compreensão

 

Quando oferece uma representação visual dos fluxos de trabalho, a modelagem permite que as equipes entendam como os processos são executados, ajudando na compreensão do todo.

 

Padronização

 

Ao visualizar processos, é mais fácil identificar variações, facilitando a padronização das operações.

 

Alinhamento estratégico

 

Compreendendo as atividades do fluxo de trabalho e padronizando os processos, torna-se mais fácil alinhar as operações com os objetivos.

 

Comunicação

 

Quando se compreende as dinâmicas do trabalho, toda a comunicação entre os colaboradores melhora, já que a modelagem funciona como um guia para as pessoas.

 

Performance

 

Da mesma forma, quando se compreende todos os processos, é possível identificar problemas mais facilmente, garantindo a tomada de medidas necessárias para corrigir questões que atrasam as atividades.

 

Ajuda no treinamento dos colaboradores

 

Ao contratar um novo colaborador ou treinar um profissional que já trabalha na sua empresa é muito interessante disponibilizar um material de suporte, não é mesmo?

 

Se você tiver um modelo de processos da área em que a pessoa irá trabalhar ou mesmo das atividades que ela desempenha, ele é o guia ideal para que a pessoa tenha uma visão geral do trabalho. Assim, ela consegue esclarecer suas dúvidas só de olhar um documento visual e prático, reservando o tempo do instrutor para questões mais complexas.

 

Quais os passos para fazer uma modelagem de processos?

 

Para que a modelagem de processos seja feita de forma correta e eficaz, alguns passos são muito importantes. Confira:

 

Definir os objetivos

 

Os objetivos são o ponto de partida para a modelagem e para escolher quais caminhos seguir nas próximas etapas.

 

Trabalho em conjunto e com comunicação clara

 

Mantenha toda a equipe envolvida desde as primeiras etapas, explicando as mudanças estratégias que o processo envolve e mantendo a comunicação clara e alinhada, garantindo que os colaboradores acompanhem a modelagem.

 

Defina prioridades

 

No dia a dia de uma empresa, existem diversos processos acontecendo simultaneamente. Por isso, é importante que haja uma escala de prioridade, para definir quais atividades devem ser modeladas primeiro.

 

Abordagem do trabalho

É importante definir como será feita a modelagem e qual será a abordagem.

 

Colete as informações

Recolha as informações e faça um levantamento de como cada processo é realizado, por quais atividades cada um deles é composto e indicando quais os caminhos para melhorias.

 

Buscar oportunidades de melhorias

Ao analisar os processos, busque pontos que podem ser aprimorados, identificando melhorias, e implemente a otimização dos processos.

 

Diagrama do processo

Depois de todas essas etapas, chega o momento de fazer a modelagem em si. Nessa fase, se desenha o diagrama, mapa ou modelo do processo, indicando, visualmente, o fluxo completo de execução da atividade.

 

Neste artigo, explicamos o que é a modelagem de processos, qual sua estrutura, seus benefícios e quais os passos para colocar essa ferramenta em prática. Para saber mais sobre ferramentas que melhoram a organização dentro das empresas, leia mais sobre nossos conteúdos.