Diversas práticas dinamizam a gestão do acervo, um processo importante para a proteção de dados de empresas. Entre os mecanismos que podem ajudar, estão os instrumentos arquivísticos, que auxiliam na preservação dos documentos e na busca mais fácil de informações do acervo.

Continue lendo para entender o que são os instrumentos arquivísticos, como eles funcionam na prática e quais são seus principais benefícios.

O que são instrumentos arquivísticos?

Para uma boa guarda de documentos, diversas estratégias podem ajudar. Uma delas é o uso de instrumentos arquivísticos. Eles são materiais feitos de acordo com a necessidade do cliente e com o objetivo de tornar a gestão documental mais eficiente. Seu objetivo é auxiliar na preservação da memória da empresa e oferecer mecanismos para melhorar a organização dos documentos. Os principais materiais criados a partir desse trabalho são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

O que é o CONARQ e qual sua relação com os instrumentos arquivísticos?

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), foi criado pela Lei Nº 8.159/91. Criado com o objetivo de definir a política nacional de arquivos públicos e privados e prestar orientação sobre a gestão de documentos, trata-se de um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça

O CONARQ aprovou o Código de classificação e Tabela de temporalidade de documentos da atividade-meio em 2001, para ser usado pela Administração Pública, por meio da Resolução Nº14/11. Estes são instrumentos para auxiliar na organização dos documentos de arquivo promovendo o acesso e o controle das informações.

O que é plano de classificação?

O plano de classificação é um dos instrumentos arquivísticos. Ele leva em conta todo o histórico e necessidades da instituição para criar um padrão de categorização de todo o acervo da organização.

Esse plano reúne os arquivos de acordo com o seu departamento e finalidade e estimula uma ordem de organização. Ou seja, na prática, funciona como um planejamento de como irá funcionar a gestão de documentos de forma personalizada para a empresa.

O que é tabela de temporalidade?

A tabela de temporalidade, outro instrumento arquivístico, respeita os padrões nacionais e internacionais de gestão documental para administrar a validade de cada arquivo, detalhando quando cada tipo de material pode ser eliminado e quais necessitam ser guardados permanentemente.

Essa prática é fundamental na organização da guarda de documentos, pois evita a guarda de arquivos que não são mais necessários.

Quais outros tipos instrumentos arquivísticos existem?

Existem outros tipos de solução que podem surgir a partir dos instrumentos arquivísticos. Conheça alguns deles:

Desenvolvimento dos processos de gestão documental

Quando uma organização já possui o plano de classificação e a tabela de temporalidade, mas que não sabe como utilizá-los.

Manuais técnicos de gestão documental

Funcionam como guias para solucionar uma necessidade específica da empresa.

Diagnóstico arquivístico e da informação

Trata-se do trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade, para identificar a situação da gestão documental de uma empresa ou instituição e planejar a partir dela.

Quais os benefícios dos instrumentos arquivísticos na gestão documental?

Na prática, a utilização dos instrumentos arquivísticos pode oferecer diversas vantagens e, quando bem aplicada, otimizar o processo da guarda de documentos. Entenda como:

Acessibilidade aos documentos

A organização dos documentos agiliza o acesso a eles, por exemplo, com a digitalização, deixa de existir a necessidade de se deslocar até um arquivo, como seria o caso com documentos físicos. Da mesma forma, o sistema de buscas ajuda a tornar esse processo mais simples.

Segurança

Da mesma forma que o acesso aos documentos fica mais simples, o controle de quem pode acessá-los também se torna mais simples.

Eliminação de uso de papel

A digitalização dos documentos diminui a necessidade do uso de papel, reduzindo o uso de espaço para armazenar os arquivos.

Redução de riscos

Os arquivos que passam por digitalização não se perdem facilmente, já que a ação do tempo não os afeta. Além disso, as informações guardadas na nuvem ficam menos suscetíveis a fraudes e desvios.

A tabela de temporalidade e a classificação de arquivos são processos que ajudam para um boa gestão documental, reunindo, classificando e distribuindo todo o acervo documental de uma instituição. Neste artigo, entendemos o conceito de instrumentos arquivísticos, como eles funcionam na prática no processo da guarda de documentos e quais são suas principais vantagens para a empresa.

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