O ciclo de vida dos documentos trata de uma série de fases pelas quais os documentos passam. A boa gestão desses arquivos, de acordo com a etapa em que ele está, é importante porque dá rapidez ao acesso às informações, previne perdas e armazenamento incorreto e melhora a vida dos colaboradores em suas atividades rotineiras.

Neste artigo, vamos contar o que é o ciclo de vida dos documentos, quais são suas fases, qual a sua importância e como gerenciar esse ciclo dentro de uma empresa. Para conhecer mais sobre o assunto, continue a leitura.

O que é ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos é o processo completo desde a criação até a descarte de documentos, incluindo todas as etapas entre elas. Trata-se das fases pelas quais os arquivos devem passar durante um processo de gestão eficiente.

Esse ciclo conta com quatro fases principais: criação, armazenamento, uso e descarte. Na primeira fase acontece a criação documentos. A seguir, no armazenamento, os documentos são guardados de forma segura. Na terceira fase, o documento tem seu uso de acordo com sua finalidade e, por último, na fase de descarte, o documento é destruído ou arquivado.

Quais são as fases do ciclo de vida de documentos?

Ao longo de sua existência, o documento passa por algumas fases bem definidas. Conheça cada uma:

Fase corrente

A primeira fase ocorre quando o documento tem a sua maior importância, quando costuma ser consultado com mais frequência. Por este motivo, nesta fase, o arquivo precisa ter fácil acesso.

Fase intermediária

Quando o documento passa para a segunda fase, a fase intermediária, ele continua sendo muito importante e alvo de consultas, mas com menor frequência. Esta fase funciona como uma espécie de “limbo” entre a primeira e a terceira.

Fase permanente

A última fase trata dos documentos que não são mais alvos de consulta dos colaboradores, mas que devem estar sob guarda mesmo assim.

Qual a importância de gerenciar o ciclo de vida dos documentos?

Essa metodologia é importante porque, ao categorizar os documentos em diferentes fases, o acesso dos arquivos utilizados com frequência se torna mais fácil. Isso também ajuda a evitar perdas de arquivos.

É fundamental que as empresas estabeleçam protocolos internos para garantir a eficiência na organização, armazenamento, segurança e acesso dos arquivos.

Como gerenciar o ciclo de vida dos documentos?

Para gerenciar o ciclo de vida de documentos, é fundamental seguir alguns passos importantes. Conheça alguns deles:

Classificação

É importante listar todos os documentos e classificar cada um conforme a finalidade e importância, para saber a melhor maneira de armazenar.

Análise

Nessa fase, deve-se analisar as características dos documentos e definir o tempo de guarda e destinação final para cada um deles.

Metodologia

Também é fundamental elaborar uma metodologia própria, levando em conta o perfil e os objetivos da empresa. Nessa etapa, é válido criar um manual de regras relacionadas ao uso e localização dos documentos.

Capacitação

Recomenda-se realizar um treinamento com todos os colaboradores que terão acesso aos arquivos, reforçando a metodologia e a importância de realizar esse processo.

Monitoramento

Esse processo deve estar em constante atualização, com uma equipe preparada para acompanhar o processo de armazenamento.

Neste artigo, explicamos o que é o ciclo de vida dos documentos, quais são suas fases, qual a sua importância e como gerenciar esse ciclo dentro de uma empresa. Quer saber mais sobre como gerenciar o ciclo de vida dos documentos na sua empresa? Fale com a Doc Security e entenda as melhores soluções de gestão documental!