O que é Contract Lifecycle Management (CLM)?

O Contract Lifecycle Management (CLM) é um conjunto de processos e ferramentas que permitem gerenciar contratos em todas as etapas, utilizando recursos de automação para reduzir erros humanos e acelerar os fluxos de trabalho.

Dessa forma, a gestão contratual se torna mais simples, ágil e estratégica. Consequentemente, as empresas que adotam esse sistema evitam perdas financeiras decorrentes do descumprimento de cláusulas ou da renovação tardia de contratos, além de fortalecerem a conformidade com normas legais e regulatórias. 

A automação também possibilita a integração com inteligência artificial e fluxos digitais, aumentando a precisão e reduzindo riscos operacionais. Além de agilizar tarefas rotineiras, aprovações e assinaturas eletrônicas, o CLM contribui para garantir que todos os contratos estejam alinhados às políticas internas e às exigências externas. Para saber mais, siga a leitura deste artigo e descubra tudo sobre o tema.

• como o Contract Lifecycle Management funciona;
• como fazer a gestão de contratos com CLM;
• quais são os benefícios do Contract Lifecycle Management para as empresas.

Como o Contract Lifecycle Management funciona?

O Contract Lifecycle Management funciona por meio de plataformas especializadas que centralizam informações e automatizam as diferentes etapas da gestão contratual. Dessa forma, as empresas conseguem acompanhar os documentos em um único ambiente, com maior visibilidade e controle sobre os processos. Veja a seguir quais são suas principais etapas:

• solicitação e criação: o fluxo normalmente começa com a elaboração do contrato, utilizando modelos padronizados para acelerar a redação e reduzir inconsistências;
• negociação e revisão: em seguida, a solução permite realizar negociações e revisões de forma colaborativa, registrando alterações e facilitando a comunicação entre as partes envolvidas;
• aprovação e assinatura: na sequência, após a aprovação, a assinatura eletrônica é integrada ao processo, utilizando assinaturas digitais legalmente válidas para tornar a formalização mais rápida e eliminar a necessidade de documentos físicos; 
• execução e monitoramento: durante a vigência do contrato, recursos como alertas automáticos e acompanhamento de obrigações ajudam a garantir o cumprimento de prazos e condições estabelecidas;
• encerramento e análise: ao fim, os relatórios oferecem insights para análises de desempenho, e permanecem facilmente acessíveis para consultas e auditorias.

Com isso, empresas que lidam com grandes volumes de documentos conseguem eliminar processos manuais, agilizar a localização de informações e direcionar seus esforços para outras atividades.

Como fazer a gestão de contratos com CLM?

A  gestão de contratos com CLM depende da definição de processos bem estruturados e do uso da automação para garantir mais controle, eficiência e conformidade.  Confira algumas práticas essenciais para tornar esse processo mais eficiente: 

1- Definir políticas claras para a gestão contratual

Estabeleça critérios para criação, revisão e aprovação dos contratos, o que ajuda a padronizar processos e aumentar a conformidade.

2- Capacitar as equipes envolvidas

Promova treinamentos e dissemine boas práticas de gestão contratual para aumentar a adesão aos processos e garantir o uso mais eficiente da plataforma de CLM.

3- Promover a colaboração entre diferentes áreas da empresa

Envolva setores como Jurídico, Financeiro, Compras e Compliance para garantir mais alinhamento e reduzir retrabalhos ao longo do ciclo contratual.

4- Aproveitar os recursos de automação disponíveis

Configure notificações, aprovações automáticas e fluxos personalizados para reduzir atividades manuais e aumentar a produtividade das equipes.

5- Utilizar dados e relatórios para embasar decisões

Analise métricas e o histórico dos contratos para identificar gargalos, otimizar processos e tornar a gestão mais estratégica.

Quais são os benefícios do Contract Lifecycle Management para as empresas?

O Contract Lifecycle Management oferece diversos benefícios para empresas que buscam mais eficiência e excelência operacional. Detalhamos os benefícios desse processo a seguir: 

Redução de riscos

Permite identificar cláusulas críticas com antecedência, reduzindo a ocorrência de litígios e problemas relacionados ao descumprimento de normas. Além disso, a rastreabilidade em tempo real contribui para prevenir falhas operacionais. 

Maior conformidade

Favorece o alinhamento com legislações e políticas internas por meio de auditorias automatizadas, facilitando a elaboração de relatórios e o atendimento às exigências regulatórias. 

Eficiência operacional

Automatiza tarefas repetitivas e agiliza os fluxos de aprovação, permitindo que as equipes direcionem mais tempo para atividades estratégicas. 

Aumento da visibilidade e controle

Proporciona uma visão abrangente dos contratos por meio de dashboards centralizados, incluindo informações sobre valores, prazos e status. Com isso, as empresas conseguem tomar decisões mais assertivas com base em dados. 

Vale destacar que a automação proporcionada pelo Contract Lifecycle Management integra-se facilmente a outras soluções, como sistemas de gestão documental  ERP, CRM e ferramentas de compliance, aumentando a eficiência dos processos. Dessa forma, elimina os silos de informação, garante maior rastreabilidade e transforma a gestão de contratos em um diferencial competitivo para as empresas. 

CLM requer parceiros especializados em gestão contratual

Como vimos, o Contract Lifecycle Management é uma solução estratégica para empresas que desejam tornar a gestão de contratos mais eficiente, segura e alinhada às exigências do mercado. 

Para obter o máximo valor dessa abordagem, é importante contar com uma empresa experiente como a Doc Security, que é especialista em gestão da informação e automação de processos. Isso porque a experiência técnica e o conhecimento das melhores práticas contribuem para uma implementação mais alinhada às necessidades do negócio e para o aproveitamento dos benefícios proporcionados pelo CLM. 

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