Documento escaneado vale como original? O guia definitivo para blindar sua empresa em auditorias.
Para obter a validade jurídica, é necessário que a autenticidade do documento seja assegurada por uma assinatura digital
Um documento escaneado pode valer como original, mas apenas quando segue os requisitos técnicos do Decreto 10.278/2020. Portanto, para que a digitalização tenha validade jurídica, alguns passos e regras precisam ser cumpridos.
Neste artigo, então, vamos explicar o que a lei diz sobre validade jurídica, apresentar os conceitos de documentos escaneados, digitalizados e digitais, falar como funciona a digitalização e abordar suas principais etapas. Leia e entenda!
O que diz a lei sobre a validade jurídica de documentos escaneados?
Nem todo documento escaneado tem validade jurídica. A Medida Provisória 2.200/01 representou um marco para a gestão de documentos eletrônicos e determinou que uma certificação digital regulamentada pelo ICP-Brasil precisa validar o documento digitalizado para que ele seja considerado legítimo.
Ou seja, para obter validade jurídica, uma assinatura digital precisa assegurar a autenticidade do documento. Em outras palavras, documento escaneado vale como original apenas quando atende a esses critérios técnicos e legais.
O que é um documento escaneado?
Escanear é um processo que cria a versão virtual de uma imagem ou arquivo físico. Nesse processo, é preciso posicionar o papel em um aparelho de scanner e realizar o procedimento, o que permite a visualização, edição e compartilhamento de documentos ou imagens no meio digital, normalmente em formatos PDF, JPEG ou PNG.
Em termos legais, porém, esse é um processo limitado, já que a digitalização segue as normas do Decreto nº 10.278, que determina as diretrizes para a conversão de documentos físicos em digitais. Para entender melhor essa diferença na prática, vale conferir também o que diferencia escanear e digitalizar documentos.
O que é um documento digitalizado?
Digitalizar é o processo de, de fato, converter arquivos físicos em digitais. Com esse processo, o certificado digital certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner, trazendo assim a validade jurídica prevista nas normas do Decreto 10.278.
O que é um documento digital?
Os documentos digitais são aqueles que nascem no ambiente digital, ou seja, arquivos originalmente criados em um âmbito virtual. Esse tipo de arquivo, também chamado de nato-digital, segue uma lógica bem diferente da digitalização — e vale a pena entender a diferença entre nato-digital e digitalizado para não confundir os dois conceitos.
Como funciona a digitalização de documentos e o que diz a legislação?
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2021 e o Decreto 10.278/2020 regem a validade jurídica dos documentos digitalizados.
No que se refere à validade jurídica, a Medida Provisória 2.200-2/2021 determina que a Infraestrutura de Chave Pública Brasileira (ICP-Brasil) garante a autenticidade, a integridade e a validação jurídica dos documentos digitalizados. Já o Decreto 10.278/2020 define técnicas e requisitos específicos para a digitalização de documentos, tanto públicos quanto privados.
Como digitalizar de forma adequada um documento, garantindo sua validade jurídica?
A digitalização de documentos segue algumas etapas para garantir a adequação ao Decreto nº 10.278. Conheça, a seguir, cada uma delas:
Preparação dos documentos É preciso fazer uma “limpeza” do documento antes de digitalizá-lo. Isso significa remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que prejudiquem a captação da imagem.
Digitalização e captura da imagem Nessa etapa, a empresa utiliza um scanner ou um aplicativo especializado para converter o documento físico em uma imagem digital, escolhendo a resolução e o formato adequados de acordo com a necessidade. Escolher bem os equipamentos e tecnologias de digitalização certos faz toda a diferença na qualidade final do arquivo.
Armazenamento Nesse momento, a organização dos documentos acontece conforme o planejamento pré-definido pela empresa. Assim, a equipe renomeia e categoriza os arquivos no software escolhido.
Gerenciamento Na última etapa, a empresa define quem pode acessar e modificar o documento, além de organizar os arquivos de modo a garantir que os procedimentos de segurança estejam ativos.
Conformidade técnica é, portanto, o único caminho para o descarte seguro do papel e para a verdadeira transformação digital. Em resumo, um documento escaneado só vale como original quando cumpre todos os requisitos do Decreto 10.278/2020 — assinatura digital ICP-Brasil, metadados obrigatórios e rastreabilidade dos processos — para que o arquivo digital substitua definitivamente o papel com segurança jurídica.
