Com a digitalização de documentos e de processos cada vez mais importante dentro das empresas, é importante entender como digitalizar os arquivos e quais as principais tecnologias que podem ser utilizadas.

 

Neste artigo, vamos entender o que é a digitalização de documentos, quais seus benefícios, o que o Conarq considera sobre o assunto, quais equipamentos utilizar e quais tecnologias podem ajudar. Leia para entender melhor!

 

O que é a digitalização de documentos?

 

A digitalização de documentos se refere ao processo de transformação dos documentos físicos para o formato digital. O Decreto nº 10.278 regulamentou o registro digital de documentos no Brasil, através de diretrizes, normas, requisitos e procedimentos para estabelecer regras sobre como realizar esse processo. Por isso, ele precisa ser realizado com cuidado para garantir que seja eficaz. O decreto da digitalização de documentos também está alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

 

Um ponto que mostra como esse processo não é tão simples quanto parece é a frequência com que se confunde o conceito de escanear com o de digitalizar. Apesar de escanear fazer parte do processo de digitalização, escanear um documento significa criar uma representação visual de uma imagem ou arquivo físico. Já digitalizar é o processo de converter arquivos físicos em digitais. Isso certifica a imagem virtual do documento criada pelo scanner com o certificado digital, trazendo validade jurídica. Por isso, é um processo complexo e que precisa atender exigências legais.

 

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

 

A digitalização de documentos pode trazer diversos benefícios. Conheça alguns deles:

 

Segurança

Um dos pontos mais importantes da digitalização é que, enquanto um arquivo físico corre o risco de ser danificado pela ação do tempo ou se perder por falta de organização, os documentos digitalizados são preservados e mais fáceis de serem guardados.

 

Menos espaço para guarda e redução de despesas

Manter os arquivos digitalmente reduz custos, já que libera o espaço físico onde eles seriam guardados para outras atividades.

 

Acessibilidade

Quando guardados em nuvem, é possível acessar rapidamente os documentos sem a necessidade, por exemplo, de ir ao acervo físico procurar manualmente.

 

O que o Conarq identifica como imagem digital de qualidade?

O CONARQ (2010) considera que a captura digital da imagem deve ser realizada com o objetivo de garantir o máximo de fidelidade com o documento original, levando em consideração as características físicas, estado de conservação e finalidade de uso.

 

Durante o processo de captura dos documentos para conversão em imagem, devem ser observados parâmetros que possam oferecer riscos ao documento original, como a forma de captura, o tipo de iluminação e o estado de conservação.

 

Para a obtenção de uma imagem digital de qualidade, o CONARQ (2010) cita os seguintes fatores:

 

Resolução

É determinada pelo número de pixels utilizados para apresentar a imagem.

 

Profundidade de bit

É o número de bits utilizados para definir cada pixel. Quanto maior o número de bits para compor cada pixel, maior será a escala de tonalidades de cinza

 

Processos de interpolação

Consiste na adição, por meio de software, de novos pixels, a partir dos já existentes. A ideia é que a imagem digital pareça ter sido capturada originalmente com maior resolução.

 

Níveis de compressão

A compressão de formato de imagem digital é um recurso para tornar os arquivos menores em volume de bits. Existem formatos sem perda de qualidade aparente.

 

Características dos equipamentos e técnicas

Para realizar o processo, é ideal que haja um ambiente com controle das fontes de luminosidade e equipamentos de qualidade.

 

Quais equipamentos utilizar na digitalização de documentos?

 

Existem diversas opções de equipamentos que podem ser utilizados no processo de digitalização. Um deles é o scanner de mesa, que são indicados para os documentos planos em folha simples e ampliações fotográficas contemporâneas em bom estado de conservação. Esse tipo de equipamento não se aplica na digitalização de documentos encadernados.

 

Outra opção que vale citar são os scanners para mapas, ou seja, scanners de grandes dimensões, utilizados para capturar todos os detalhes de qualquer documento com a mais alta resolução possível.

 

Quais tecnologias usar na digitalização de documentos?

 

No processo de digitalização de documentos, algumas tecnologias podem ser muito importantes. Conheça algumas delas:

 

OCR

Trata-se de um processo de conversão de uma imagem para texto, no qual o sistema permite baixar as informações, compilá-las e replicá-las no formato apropriado para as necessidades da sua empresa.

 

Indexação

Indexar significa identificar um documento digitalizado através de atributos específicos. Mesmo que mais de um arquivo contenha a mesma informação, ainda assim esta ferramenta facilita a busca.

 

Workflow

O Sistema Workflow ajuda a gerenciar as etapas dos processos empresariais, trazendo eficiência e uma gestão documental mais segura e com mais comunicação.

 

Gestão eletrônica de documentos (GED)

Adotar um software de gestão de documentos digitais, os sistemas GED, é muito importante na digitalização de documentos, já que ajuda a criar um fluxo de tramitação e a facilitar esse processo.

 

Neste artigo, entendemos o que é a digitalização de documentos, quais seus benefícios, o que o Conarq considera sobre o assunto, quais equipamentos utilizar e quais tecnologias podem ajudar.

 

Para saber mais sobre gestão documental, leia este outro artigo publicado em nosso blog.