Para realizar uma gestão documental adequada, é importante utilizar as ferramentas e sistemas corretos e seguir alguns processos. Um deles é o diagnóstico arquivístico, que, antes de tudo, analisa os arquivos para saber a melhor maneira de geri-los.

Neste artigo, vamos explicar o que é o diagnóstico arquivístico e da informação. Abordando quais são suas principais etapas, quais problemas ele ajuda a resolver e como proceder após sua realização. Leia e saiba como implementar na sua empresa!

O que é diagnóstico do arquivo?

O diagnóstico arquivístico e da informação é o processo de análise que antecede a produção dos instrumentos arquivísticos. Isso significa não apenas analisar do que se trata o arquivo, mas saber o seu estado físico, localização, condições em que eles se encontram nos setores e a frequência de consulta dessas informações.

Após esse processo, é possível estabelecer o tipo de solução que é a melhor para os documentos.

Quais são as principais etapas do diagnóstico do arquivo?

O diagnóstico do arquivo conta com 4 etapas fundamentais. Conheça-as:

Estudo sobre a história da empresa

Durante o diagnóstico do arquivo é importante conhecer a história da empresa para identificar os documentos e sua relevância. Conhecendo a trajetória, torna-se mais fácil realizar a gestão documental mais completa e eficaz.

Levantamento dos documentos produzidos

A segunda etapa é composta pelo levantamento da quantidade de arquivos encontrados no acervo e pela análise completa dos documentos disponíveis, verificando sua localização, estado de conservação, recebimento de novos arquivos e a periodicidade de consulta das informações.

Descrição da situação

É nesta etapa que se chega ao diagnóstico do arquivo. Nela, são expostos o que há de positivo e os principais problemas encontrados na produção de documentos da empresa.

Proposta de soluções

A última etapa é o momento de propor soluções para a melhoria da gestão documental.

Quais são os problemas que o diagnóstico arquivístico pode ajudar a resolver?

O diagnóstico acelera a produção de instrumentos arquivísticos, já que mapeia previamente todos os instrumentos e manuais necessários para que o trabalho de gestão documental ocorra de forma fluida e eficiente.

Ele também organiza toda a produção arquivística de acordo com as necessidades de cada instituição, criando uma solução personalizada às necessidades do local, mas sem perder os cuidados necessários para deixar os documentos em conformidade com as boas práticas arquivísticas e as regulações que a empresa necessite cumprir, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Esse trabalho precisa acontecer antes de qualquer iniciativa relacionada à construção de documentos arquivísticos, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade. Isso porque, com a análise prévia realizada pelo diagnóstico, a produção dos instrumentos arquivísticos ocorre de forma mais ágil, completa e com menor necessidade de ajustes.

Após a produção do diagnóstico, o que a empresa deve fazer?

As informações do diagnóstico arquivístico e de informação são usadas como base para a produção dos instrumentos arquivísticos, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade. Além disso, ele também pode indicar a necessidade de produção de outros materiais de apoio.

Um exemplo de material complementar que poderia ser necessário é um manual técnico de documentação, usado para registrar processos complementares, mas importantes, para que a gestão documental ocorra da forma correta.

Neste artigo, explicamos o que é o diagnóstico arquivístico e da informação, quais são suas principais etapas, quais problemas ele ajuda a resolver e como proceder após sua realização.

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