O acúmulo excessivo de papéis e documentos digitais obsoletos traz desafios para as organizações. Entender como fazer o descarte de documentos corretamente é essencial para assegurar uma gestão documental eficiente e juridicamente segura. Com isso, garante-se organização adequada, economia de espaço e proteção de dados sensíveis. 

Esse tipo de ação favorece diretamente a eficiência operacional e a segurança da informação, por apoiar a liberação de recursos e evitar exposições desnecessárias.

Para alcançar esse objetivo, é necessário entender os processos envolvidos no processo de eliminação adequada de documentos e adequar-se às legislações existentes para evitar riscos legais e vazamentos de dados sensíveis. 

Para saber mais sobre esse assunto, continue com a leitura deste artigo! Vamos abordar os seguintes tópicos: 

• por que o descarte de documentos é tão importante para as empresas;
• como deve ser feito o descarte de documentos de forma segura e legal;
• qual o prazo para descarte de documentos;
• quais as consequências de não realizar o descarte adequado de documentos;
• garanta a proteção de dados com o descarte correto de documentos

Por que o descarte de documentos é fundamental para as empresas?

O descarte de documentos é uma operação essencial para assegurar uma gestão documental eficiente e evitar problemas gerados pela má organização. 

Esse processo reduz custos operacionais ao eliminar despesas com armazenamento físico e digital. Essa prática libera espaço para documentos ativos e ainda melhora a produtividade da equipe.

Importante lembrar que a manutenção de documentos desnecessários expõe as empresas a riscos significativos em relação à segurança da informação. Nesse sentido, uma das principais ameaças está relacionada ao vazamento de dados pessoais ou corporativos, facilitando ações criminosas de terceiros e trazendo resultados prejudiciais em auditorias.

Outra questão é que o descarte incorreto pode resultar em multas custosas, especialmente relacionadas à LGPD. Dessa maneira, a eliminação de dados após a fase de tratamento se torna essencial para trazer maior segurança e evitar custos relacionados a sanções e multas. 

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Como descartar documentos de forma segura e legal?

O descarte de documentos físicos inicia-se com a trituração em equipamentos certificados ou com a destruição química. Desse modo, é possível ter a certeza que as informações não serão recuperadas por terceiros. Para os arquivos digitais, é preciso que eles sejam excluídos de forma permanente com a ajuda de ferramentas de sobrescrita ou desmagnetização.

Para garantir a confidencialidade das informações descartadas, é necessário priorizar políticas internas. Além da realização de controle interno, recomenda-se o apoio de empresas especializadas que emitem certificados de destruição. Esse tipo de ação favorece o alinhamento com a LGPD e ao o Decreto 10.278/2020, que regula a digitalização e a posterior eliminação.

Algumas dicas práticas incluem o cuidado em classificar os documentos por tipo e registrar todas as etapas em trilhas de auditoria. Também é relevante escolher uma maneira de reciclagem após a destruição das cópias físicas, a fim de promover a responsabilidade ambiental da organização.

Qual é o prazo para descartar documentos?

Os prazos legais para descarte de documentos variam conforme sua natureza e finalidade. Por isso, é essencial classificar e organizar os arquivos de acordo com sua importância administrativa, fiscal, jurídica ou histórica. Isso evita o descarte antecipado de documentos relevantes para a comprovação de dados importantes.

A seguir, alguns prazos estabelecidos para diferentes tipos de documentos:

• documentos fiscais e contábeis (notas, livros diários, recibos): 5 anos após o encerramento do exercício fiscal;
• documentos trabalhistas (FGTS e GFIP): 30 anos;
• contratos de trabalho e rescisão: 5 anos;
• folha de pagamento: guarda permanente;
• recibos de férias e registros de controle de ponto: 5 anos;
• documentos jurídicos (contratos civis, convênios e aditivos): 10 anos;
• processos licitatórios: 10 anos após a homologação.

Contudo, para garantir a conformidade, é sempre recomendável consultar o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e verificar os prazos específicos para cada tipo de documento.

Esse alinhamento com as normas jurídicas, auditorias e políticas de compliance não só previne sanções, mas assegura que o descarte de documentos ocorra de maneira legal, após o cumprimento de todos os prazos legais.

Quais são as consequências de não realizar o descarte adequado de documentos?

As empresas que negligenciam o descarte de documentos enfrentam penalidades severas. Entre elas,  destacam-se as multas da ANPD (Agência Nacional de Proteção de Dados) sob a LGPD que podem chegar a 2% do faturamento, além de processos judiciais por vazamento de dados. 

Ainda existem os riscos operacionais, sendo que os mais relevantes são a sobrecarga de armazenamento, a perda de eficiência e a dificuldade em auditorias. Tudo isso compromete a gestão de riscos e, por consequência, a proteção do seu negócio. 

Manter documentos de forma inadequada também aumenta as vulnerabilidades a fraudes digitais e ciberataques. Portanto, é necessário contar com uma abordagem proativa de proteção que integre o descarte à estratégia corporativa de compliance.

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Garanta a proteção de dados com o descarte correto de documentos

As ferramentas corretas, quando bem integradas à gestão documental, melhoram o controle dos prazos para o adequado descarte de documentos, tornando a operação mais ágil e segura. Sendo assim, um processo estruturado não só atende obrigações legais, mas também consegue elevar a eficiência e a confiança da organização no ambiente digital, que está cada vez mais regulado.

Para saber mais sobre como otimizar o processo de descarte e gestão documental da sua empresa, continue acompanhando os conteúdos disponíveis em nosso blog.