Empresas que investem em um sistema de gestão de documentos tendem a se destacar no mercado e favorecer a organização interna. No entanto, quando a tecnologia não está adequada ao escopo de trabalho – ou não tem a usabilidade ideal –, a má gestão de documentos também pode ocorrer e trazer graves consequências. 

Além de desperdiçar tempo e recursos, esses desafios operacionais também comprometem a competitividade, pois elevam custos e prejudicam a rotina de trabalho dos colaboradores. 

Para que você entenda  melhor o funcionamento adequado de uma plataforma de gestão documental e como aproveitar todo potencial dessa tecnologia, preparamos este artigo. Nele você encontrará os seguintes tópicos: 

• o que é um sistema de gestão de documentos e como ele pode evitar custos ocultos;
• quais são os custos ocultos de uma má gestão de documentos;
• como o sistema de gestão de documentos reduz custos da má gestão documental;
• como a Doc Security pode ajudar a eliminar custos ocultos.O que é um sistema de gestão de documentos e como ele pode evitar custos ocultos?

 

Um sistema de gestão de documentos é uma solução tecnológica integrada que organiza, armazena e disponibiliza arquivos digitais de forma segura e eficiente. Para tanto, a ferramenta combina recursos como  digitalização, indexação automática, controle de acesso e automação de fluxos de trabalho.

A adoção dessa plataforma  permite às empresas gerenciar grandes volumes de informação de modo automatizado, dispensando processos manuais. Dessa forma, a utilização desse tipo de recurso reduz custos ao centralizar as informações em um único ambiente digital. Eliminando as perdas por extravio e reduzindo os riscos de não conformidade.

Com a busca inteligente por palavras-chave ou metadados, os colaboradores encontram arquivos em segundos, otimizando a produtividade. Além disso, os seus recursos de auditoria garantem rastreabilidade total, prevenindo possíveis falhas de compliance, que podem gerar multas elevadas.

Quais são os custos ocultos de uma má gestão de documentos?

A ausência de um sistema eficiente de gestão de documentos leva a gastos ocultos que minam a saúde financeira das organizações. Esses valores acumulam-se silenciosamente, impactando desde o fluxo de caixa até a reputação da empresa. Veja quais são alguns deles a seguir: 

Despacho físico de documentos

Essa atividade envolve custos elevados com transporte, armazenamento e segurança. As empresas acabam gastando milhares de reais todos os anos em envios, embalagens e logística para enviar papéis entre filiais ou clientes. 

Já o armazenamento em depósitos exige que a companhia se adeque às normas de climatização ou segurança exibidas para garantir a integralidade dos documentos –  o que, se não feito por uma empresa especializada em guarda de documentos, pode levar a erros ou prejuízos significativos. 

Perda de informação e produtividade

A busca por documentos físicos prejudica o acesso a informações da organização e a produtividade dos colaboradores. 

Quando os dados, relatórios, comunicações, entre outros, estão apenas em papel, somente poucos funcionários podem realizar consultas. Além de prejudicar o fluxo de trabalho, isso pode levar a perda de informações, já que cópias físicas podem sofrer danos e perdas. 

O uso exclusivo de documentos físicos também  causa retrabalho, erros em relatórios e atrasos em projetos, atrapalhando a produtividade de toda companhia.

Falhas de compliance

Sem uma organização adequada, as empresas violam regulamentações como a LGPD, resultando em multas que podem chegar até 2% do faturamento. Outras normas, como ABNT NBR ISO 15489 para gestão de documentos, quando ignoradas, podem levar a não conformidades legais e, por consequência, a sanções trabalhistas e fiscais indiretas. 

Leia mais: Má gestão de documentos faz empresas perderem um mês por ano em busca de informações, diz estudo

Como o sistema de gestão de documentos reduz custos da má gestão documental?

A digitalização transforma papéis em arquivos eletrônicos e indexados, ao mesmo tempo que  um sistema de gestão de documentos eletrônico controla tudo com eficiência. Ao combinar as ferramentas , é possível eliminar o despacho físico ao permitir envios instantâneos por links seguros, reduzindo custos de transporte de maneira significativa.

Já o armazenamento em nuvem diminui despesas com depósitos físicos. Por sua vez, os backups automáticos garantem a segurança sem investimentos extras. Para evitar a perda de produtividade, um sistema de gestão de documentos pode usar ferramentas como a Inteligência artificial para buscas rápidas, recuperando arquivos em segundos e aumentando a produtividade da equipe.

Quanto ao compliance, a criptografia, os logs de acesso e a retenção automática de dados asseguram a conformidade com a LGPD e demais normas. A implementação desses recursos  evita multas e auditorias custosas, mostrando que a gestão eletrônica converte gastos ocultos em investimentos rentáveis.

Como a Doc Security pode ajudar a eliminar custos ocultos?

Adotar sistemas de gestão de documentos modernos é essencial para eliminar custos ocultos presentes no despacho físico, nas perdas de produtividade e informação e nas falhas de compliance. Desse modo, é possível transformar os desafios em uma vantagem competitiva.

Sem falar que  as empresas que investem nesse aspecto alcançam resultados positivos diretos nas finanças, com maior agilidade, segurança e conformidade regulatória.

Quer eliminar os custos ocultos na sua gestão de documentos? Entre em contato com a Doc Security  e saiba como podemos ajudar.