A organização de documentos não é uma tarefa simples dentro das empresas. Especialmente quando não há uma equipe de profissionais focados nesse processo ou quando não existe um espaço preparado para armazenar e preservar os arquivos produzidos ou armazenados pela marca.

 

Por este motivo, o serviço de guarda de documentos é uma opção viável e recomendada. Pois possibilita que as instituições preservem arquivos importantes e conte com um acervo organizado, possibilitando fácil acesso quando for necessário realizar consultas físicas ou validar informações.

 

Vale citar a necessidade de preservação quando o assunto é documentação física. Já que o tempo pode desgastar os materiais, deteriorando arquivos importantes. Por essa razão, o armazenamento adequado e a higienização feita da maneira correta é de suma importância.

 

Antes da realização da guarda de documentos, é necessário que todos os arquivos sejam higienizados e classificados de acordo com as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, que apresenta os padrões e boas práticas nacionais para o uso, guarda e descarte de acervos, garantindo que as informações estejam em conformidade para futuras auditorias.

 

Neste artigo, você entenderá o que é o serviço de guarda de documentos, seus benefícios e por que contratar uma empresa especializada para realizar esse trabalho.

O que é a guarda de documentos?

A guarda de documentos é um serviço que compreende a categorização e armazenamento dos documentos gerados ou armazenados por uma organização.
Os processos relacionados a esse trabalho ajudam a garantir ordenação, preservação e fácil acesso ao acervo que está em guarda.

 

De acordo com as boas práticas da gestão documental, o acervo deve estar armazenado em um espaço físico – de preferência, um galpão climatizado e seguro.

Quais as diferenças entre a guarda de documentos física e a digital?

O critério para decidir qual método é o ideal se baseia no conteúdo que precisa ser armazenado:

Guarda digital

Na guarda digital, a possibilidade de gerir facilmente os documentos é um ponto muito favorável. Por esse método, é possível abrir e visualizar muitos arquivos ao mesmo tempo e por não haver a necessidade do acervo físico, eliminando a necessidade de se armazenar documentos importantes em locais próximos para eventuais consultas.

 

A guarda de documentos digital precisa ser feita por uma equipe com conhecimento técnico na tarefa. Isso porque o trabalho realizado garantirá a execução desse projeto de forma segura e em conformidade com as normas jurídicas.

Guarda física

Já no caso da guarda de documentos de maneira física, é necessário ter uma atenção especial à manutenção de documentos, sendo necessário uma equipe tanto para realizar a classificação de todo o acervo como para garantir sua conservação, evitando o risco do desgaste do papel pelo tempo ou por condições inadequadas.

 

No caso de essa guarda ser realizada por uma empresa contratada – algo comum – é necessário verificar se o espaço usado pela organização para armazenar seus documentos possui as condições climáticas e de segurança necessárias para a proteção do acervo.

Benefícios da guarda de documentos

O serviço de guarda de documentos traz diversas vantagens para as empresas que optam por contratar uma equipe especialista para realizar a gestão do seu acervo:

Organização

Ter os documentos dispostos de forma organizada é fundamental para facilitar o trabalho dos colaboradores. Por isso, o ideal é ter tudo isso documentado e arquivado de forma a encontrar rapidamente a informação desejada. E esta é a exata função da guarda de documentos: ser um facilitador no dia a dia.

Liberação do espaço físico

Tanto na guarda de documentos de forma digital ou física, um dos pontos de mais destaque é exatamente a liberação do espaço, tornando o local onde poderia funcionar um acervo uma opção para outras atividades. Essa vantagem se destaca principalmente para empresas menores, que possuem mais limitações para o armazenamento de documentação.

Segurança

O bom gerenciamento e organização dos documentos ajuda em sua preservação, pois o tempo pode agir e ocasionar em desgastes muitas vezes irreversíveis nos arquivos.

Isso é importante para garantir que nenhum documento se deteriore e que, em um momento de emergência, eles sejam facilmente encontrados, evitando complicações em casos extremos.

Confidencialidade

Quando armazenados adequadamente, os documentos ficam protegidos também de se perderem. Assuntos que possuem algum tipo de confidencialidade ficam seguros, sendo guardados da maneira correta e com a possibilidade de controlar quem tem acesso a cada tipo de arquivo.

Por que terceirizar a guarda de documentos?

Muitas pessoas podem dizer que organizar e guardar de maneira adequada os documentos de uma empresa é uma tarefa simples. Mas a prática é bem diferente: uma empresa especializada adotará metodologias e medidas de seguranças que garantam a classificação e conservação do acervo.

 

A contratação do serviço de guarda de documentos viabiliza espaço, infraestrutura, apoio profissional, controle, preservação e muitos outros benefícios. E o melhor: sem causar problemas ou desgastes para a empresa, ofertando tudo isso com facilidade.

 

As empresas focadas nesse tipo de serviço trabalham com toda uma metodologia para aumentar sua conservação física. Muitas delas oferecem o serviço personalizado de guarda de documentos, entendendo cada necessidade e se adequando para fazer algo que melhor atenda seus clientes. Além disso, a automação de processos e o uso de metodologias internacionais são destaques.

 

Um serviço profissional de organização de documentos garante que todos os volumes sejam catalogados de forma correta e em conformidade com as normas arquivísticas. Tornando todo o processo de buscas, quando necessário, mais eficiente e produtivo.

 

Quer saber mais sobre guarda de documentos? Assista ao vídeo que produzimos explicando com detalhes esse serviço!