Com o avanço da tecnologia, a digitalização se tornou cada dia mais frequente dentro das empresas. Por isso, é muito importante saber como escolher a plataforma adequada para a gestão dos documentos digitais.

Neste artigo, explicaremos o que são as plataformas de gestão de documentos, como elas funcionam, o que precisam ter, quais suas funções e quais benefícios podem trazer. Continue a ler e entenda!

O que é uma plataforma de gestão de documentos?

Uma plataforma de gestão de documentos reúne os arquivos de uma empresa. Esse tipo de sistema contempla armazenamento, organização e distribuição inteligente dos documentos. Além de oferecer diferentes níveis de acessos, ferramentas de proteção de dados e de busca facilitada de documentos.

Como funciona uma plataforma de gestão de documentos?

A organização dos documentos pode ser facilitada por um software de gestão. No dia a dia, surge um volume muito grande de arquivos dos mais diversos tipos dentro de uma empresa e é exatamente aí que entram essas plataformas, pois elas são capazes de organizar, coletar e distribuir os documentos de forma adequada.

Após o arquivo passar pelo processo de digitalização, é preciso que essa ferramenta permita o gerenciamento e possibilite buscas assertivas dentro do acervo. Esse tipo de plataforma permite a integração de dados, automação de atividades e lançamento simples de informações.

O que uma plataforma de gestão de documentos precisa ter?

Não basta ter acesso a um sistema de gestão documental: é preciso que ele seja eficaz e conte com as ferramentas certas. Saiba quais funcionalidades esse tipo de plataforma precisa ter:

Sistema de buscas otimizado

Com o excesso de informações, é preciso que o sistema possa classificar os documentos de acordo com sua relevância, assunto, data e outras informações relevantes e, através disso, facilitar a procura entre os arquivos.

Indexação facilitada

O processo de captura de informações deve ser realizado próximo aos pontos de origem dos documentos. Capturando os dados diretamente na sua entrada, a possibilidade de duplicidade dessas informações à medida que o documento passa por setores diferentes da empresa é reduzida.

Repositório central

É fundamental que a plataforma mantenha sempre a última versão do documento disponível para atualização e compartilhamento, evitando que os funcionários trabalhem com informações defasadas.

Padronização

Quando um documento passa pela digitalização, seu cadastro é realizando de acordo com um conjunto de regras de classificação e localização, para garantir sua rápida recuperação quando necessário. É recomendável que a experiência oferecida ao usuário seja a mais simplificada e intuitiva possível para que ele faça esse trabalho corretamente.

Integração de dados

A plataforma de gestão de documentos deve trabalhar de forma integrada aos demais sistemas da empresa.

Gestão e controle de acessos

É preciso que o acesso às informações sejam controladas, já que nem todos os documentos devem ser consultados por todos os funcionários. A plataforma de gestão de documentos deve garantir níveis de permissão para que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso a determinados documentos, dessa forma, garantindo a segurança deles.

Quais as principais funções de uma plataforma de gestão de documentos?

Na prática, qual a função deste tipo de sistema? Entenda abaixo:

Gerir todos os tipos de arquivos

Uma das principais funções desse tipo de plataforma é lidar com diversos tipos de extensões de documentos.

Controle de acesso

É preciso, por segurança, saber quem teve acesso aos documentos e realizar esse monitoramento. Além de saber quem acessou um arquivo, o sistema também consegue acompanhar todas as edições.

Acesso remoto

Além de controlar quem pode visualizar um documento, para facilitar o gerenciamento de dados, a plataforma deve oferecer a possibilidade de acessar o sistema de qualquer lugar e quando quiser.

Quais os benefícios de uma plataforma de gestão de documentos?

Depois de entender o funcionamento do sistema de gestão documental, fica mais fácil pensar nas vantagens que essa ferramenta pode trazer. Conheça abaixo alguns exemplos de benefícios de digitalizar a gestão de documentos.

Armazenamento

O uso de plataformas de gestão, mediante a digitalização de documentos, reduz a necessidade de espaço físico, já que diminui a quantidade de papel. Além disso, o espaço físico que antes guardava o acervo pode ganhar outras utilidades, reduzindo os custos.

Mais segurança

Implementar o uso de uma plataforma de gestão de documentos garante o sigilo e a proteção dos dados, já que possibilita o uso de softwares de segurança.

Redução de erros

A gestão digital ajuda a reduz falhas humanas e falhas como arquivos serem duplicados ou salvos desatualizados.

Agilidade operacional

Trocando o arquivo físico pelo digital, as operações ganham mais agilidade e eficiência.

Neste artigo, explicamos o que são as plataformas de gestão de documentos, como elas funcionam, o que precisam ter, quais suas funções e quais benefícios podem trazer.

Para saber mais sobre como gerir os arquivos da sua empresa, acesse nosso blog.