A digitalização de documentos é um processo fundamental para as empresas. Dia após dia, a adoção de tecnologias para otimizar processos tem se tornado mais importante e, junto dela, a necessidade de migrar para o digital.

Abaixo, vamos explicar o que é a Lei da Digitalização de Documentos, quais seus benefícios, suas diretrizes, as etapas desse processo e o que é importante considerar no momento de escolher uma empresa para realizar essa adequação. Leia o artigo e entenda!

O que é a Lei da Digitalização de Documentos?

A Lei da Digitalização de Documentos tem como objetivo diminuir a burocracia na gestão de documentos digitais. Ela foi pensada para que eles possuam os mesmos efeitos legais dos arquivos originais.

Antes do Decreto, era necessário manter as versões originais armazenadas em papel para ter efeito legal. Agora, quando as medidas corretas são seguidas, os documentos físicos podem ser descartados.

A norma não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital ou aos documentos relativos às operações e transações feitas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

A digitalização de documentos pode oferecer diversos benefícios às empresas. Conheça alguns deles:

Acessibilidade

A digitalização torna possível acessar rapidamente os documentos sem a necessidade de ir a um acervo físico procurar manualmente.

Segurança

Um dos pontos mais importantes da digitalização é que os documentos digitalizados são preservados e mais fáceis de serem guardados, reduzindo riscos.

Menos espaço e despesas

Manter os arquivos digitalmente reduz custos, já que libera o espaço físico onde eles seriam guardados para outras atividades.

Quais são as diretrizes da lei da digitalização de documentos?

Para que o documento digitalizado tenha validade jurídica, existem algumas diretrizes que devem ser seguidas. São elas:

Ser assinado digitalmente com certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);

Seguir os padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos e metadados exigidos, sendo eles:

• assunto; autor;
• data e local da digitalização;
• identificador do documento digital;
• responsável pela digitalização;
• título; tipo documental;
• e hash (chekcsum) da imagem.

Além disso, de acordo com o art. 4° do Decreto, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar algumas questões como:

• a integridade e confiabilidade do documento digitalizado, garantindo que ele seja idêntico ao original e apresentando algum meio de comprovação da autoria e integridade do documento;
• ter rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados, ou seja, ter as informações sobre os processos executados e o histórico dos materiais digitalizados;
• garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado;
• alcançar também a confidencialidade do documento, quando aplicável;
• e possuir a capacidade de que dois sistemas possam se comunicar de modo eficiente e transparente.

Quais as etapas do processo da digitalização de documentos?

A digitalização deve ser realizada de forma estruturada, além de seguir a lei. Confira abaixo quais as etapas recomendadas. Elas visam garantir à empresa a qualidade e segurança do processo.

Preparação

Antes da digitalização, é preciso fazer uma “limpeza” no documento, ou seja, remover grampos, clipes, dobraduras e sujeiras que possam afetar a captação da imagem.

Captura da imagem

Um scanner ou um aplicativo especializado é utilizado para converter o documento físico em uma imagem digital. Nessa etapa ,deve ser escolhida a resolução e o formato adequado.

Armazenamento

É o momento de guarda e organização dos documentos, de acordo com o planejamento definido pela empresa de digitalização de documentos em conjunto com o cliente.

Gerenciamento

A última etapa é o momento de definir os detalhes finais, como quem pode acessar o documento e quem pode modificá-lo.

O que considerar na hora de escolher um sistema de GED para a empresa?

Para que seja eficaz, é importante que o sistema de gestão de documentos eletrônicos tenha alguns recursos fundamentais. Saiba o que precisa ser avaliado na hora de escolher um para sua empresa:

Controle de versões

O controle automático de versão de documento ajuda a garantir que todas as versões de um documento sejam registradas.

Se adequar às normas

O software de gestão de documentos eletrônicos pode ajudar a definir permissões e controlar o acesso aos documentos, garantindo que a empresa siga as normas vigentes, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Sistema de buscas

Ferramentas de pesquisa eficazes são fundamentais para agilizar processos.

Armazenamento em nuvem

Um software de gestão de documentos eletrônicos deve oferecer implantações em nuvem, permitindo o gerenciamento de conteúdos de qualquer local ou dispositivo.

Neste artigo, explicamos o que é a Lei da Digitalização de Documentos, quais seus benefícios, suas diretrizes, as etapas desse processo e o que é importante considerar no momento de escolher uma empresa para realizar essa adequação. Para saber mais sobre a gestão documental, acesse nosso blog.