A organização e gestão de documentos é fundamental em uma empresa. E para cuidar disso, existe um profissional específico: o arquivista.

Neste artigo, explicaremos suas funções, importância, como se qualificar para a o cargo quais suas áreas de atuação e ainda abordaremos sua atuação na era digital. Leia e entenda melhor!

O que faz um arquivista?

O arquivista é o profissional responsável pela organização, gestão e preservação de documentos e arquivos. Esses documentos se referem não apenas a papéis, mas a todo tipo de arquivos. Podem ser fotos, fotografias, filmes, microfilmes, gravações de áudios, arquivos digitais ou até banco de dados.

Além de cuidar de toda a parte da organização documental, um arquivista de/blog/arquivologia é responsável por garantir que as informações guardadas fiquem acessíveis para que todos. Esse profissional deve possuir conhecimento cultural sólido para poder avaliar com segurança todos os arquivos sob sua posse.

Conheça algumas das funções do arquivista

Um arquivista pode cuidar de diversas atividades. Conheça algumas delas:

Organização e gestão de acervos

O arquivista é quem define critérios de classificação e organização de documentos, com o objetivo de torná-los acessíveis. Ele também cuida da gestão de documentos, que inclui desde a definição de prazos de guarda até a disposição adequada de arquivos confidenciais;

Preservação de documentos

Esse profissional é responsável por garantir que os documentos sejam armazenados e preservados adequadamente, de forma a evitar danos.

Digitalização de documentos

O arquivista pode ainda ser responsável por coordenar a digitalização de documentos, o que pode trazer diversos benefícios.

Qual a importância do arquivista para uma empresa?

Essa função ainda não é muito conhecida, mas possui muita importância dentro das empresas. Entenda:

Redução de perdas

Diariamente as empresas produzem uma grande quantidade de papéis e existe o risco de perda das informações. O trabalho de um arquivista garante que isso não ocorra.

Otimização do espaço físico

Os documentos e papéis gerados pelas empresas, quando não organizados, ocupam muito espaço. O arquivista tem o papel de ajudar a organizar os documentos de uma maneira que haja a otimização de espaços dentro da empresa.

Aumento da produtividade

Com os documentos organizados, os colaboradores podem se dedicar às suas atividades específicas sem gastar muito tempo organizando e buscando arquivos.

Como se tornar um Arquivista?

Para se tornar um arquivista, é necessário ter formação superior em Arquivologia. Essa formação é oferecida apenas em instituições de ensino superior, como universidades e faculdades. O curso de Arquivologia tem duração média de 4 anos e é composto por disciplinas teóricas e práticas, que abrangem desde a história dos arquivos até as tecnologias utilizadas na gestão de documentos. A arquivologia é o estudo das funções básicas de arquivar documentos, sejam eles imagens, textos ou dados.

Quais as áreas de atuação de um arquivista?

Há diferentes áreas de atuação para um profissional qualificado nessa área. Conheça algumas delas:

Conservação

Esse profissional deve ter conhecimento sobre as melhores condições para se armazenar e arquivar os objetos e também trabalhar com o objetivo de recuperar materiais que estejam danificados ou desgastados.

Consultoria

É preciso orientar as instituições ou pessoas físicas sobre a boa organização dos acervos e coleções.

Divulgação educativa

O profissional da área também assume a responsabilidade de orientar as pessoas durante a consulta de documentos e objetos. Sua função é ensinar os visitantes a forma correta de manusear tais documentos.

Digitalização

As novas tecnologias servem para facilitar o trabalho de um arquivista. É função de um arquivista a criação de bancos digitais para que os documentos possam ficar registrados de maneira mais segura.

O papel do arquivista na era digital

Com a digitalização, a profissão do arquivista passa por atualizações. Enquanto por anos os espaços físicos eram utilizados como arquivo, atualmente todos os documentos de uma empresa podem estar em um servidor. Por isso, o profissional de hoje também deve ser uma pessoa atualizada e familiarizada com a tecnologia.

Neste artigo, explicamos o que faz um arquivista, suas funções, sua importância, como se qualificar para o cargo, quais suas áreas de atuação e ainda abordamos sua atuação na era digital. Para saber mais sobre gestão de documentos, acesse nosso blog.