A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma ferramenta muito importante para garantir a organização dos arquivos gerados por uma empresa. No setor público, ela pode ser utilizada para melhorar a transparência, a acessibilidade dos serviços e a adequação às normas.

Neste artigo, explicaremos o conceito de gestão eletrônica de documentos, como ela funciona na gestão pública, os benefícios que pode trazer e deixaremos algumas dicas para implementar esse modelo de gestão documental. Continue a leitura para entender melhor!

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) se refere à prática da guarda de documentos utilizando da tecnologia a favor da empresa. Com a sigla GED, esse modelo envolve a digitalização dos arquivos, armazenando-os na nuvem. Isso ajuda a garantir melhor controle e segurança para o acervo.

O objetivo desse tipo de gestão é simplificar as atividades, tornando a busca por informações e dados mais fácil, rápida e segura.

A gestão eletrônica de documentos no setor público

Na administração pública, a gestão eletrônica de documentos pode trazer diversos benefícios, melhorando a execução de diversos processos burocráticos. Para implementá-la de forma eficaz, é muito importante determinar quais documentos e processos são prioridade na digitalização, selecionar um sistema que atenda às necessidades da gestão, treinar adequadamente os funcionários e assegurar que o sistema esteja de acordo com todas as leis e regulamentos que tratam da gestão de informações públicas. Vale destacar que tudo isso precisa seguir as normas específicas de segurança, acessibilidade e integração do órgão público em questão.

Com a GED, a administração pública pode oferecer um serviço mais eficiente e respostas mais rápidas para a população. Isso ajuda a melhorar a satisfação dos cidadãos para com o governo.

Quais os benefícios da gestão eletrônica de documentos para a administração pública?

Implementar o uso da tecnologia na gestão de documentos oferece diversos benefícios. Conheça alguns deles:

Eliminação de uso de papel

O uso dos documentos digitalizados elimina a necessidade de uso de papel, que ocupa muito espaço e gera prejuízos ao meio ambiente.

Redução dos riscos

Documentos digitalizados não podem ser perdidos quando ocorrem eventos como incêndios, enchentes ou outros eventos externos. Além disso, as informações guardadas na nuvem estão menos suscetíveis a fraudes e desvios.

Agilidade nas buscas

Ao implantar a GED, os documentos digitalizados são classificados e catalogados através de uma série de filtros. Com isso, torna-se mais fácil a organização e as buscas em momentos em que for preciso consultar algum arquivo.

Acesso de qualquer lugar

Além da velocidade, outro benefício é não precisar deslocar-se até um arquivo para acessar os arquivos, como seria necessário com os documentos físicos.

Organização de tarefas

Ao melhorar as buscas e o acesso aos documentos, se agiliza para que todos os processos e prazos sejam cumpridos. Dessa forma, a administração melhora a eficiência na comunicação entre os profissionais dos setores responsáveis por cada tarefa.

Segurança

Os documentos que tramitam dentro de um órgão público têm grande importância, muitas vezes envolvendo legislações de proteção de dados, como a LGPD, e podem ser fundamentais para comprovar o andamento dos processos. Com a implantação da gestão eletrônica de documentos, é possível garantir o controle de quem acessa arquivos e evitar o risco de perda ou extravio, através de softwares de segurança

Dicas para implementar a gestão eletrônica de documentos de forma adequada

Algumas etapas podem ajudar no processo de implementar a gestão eletrônica de documentos. Confira algumas dicas:

Avaliação

A triagem de documentos visa entender o que é importante e o que pode ser descartado, de acordo com os prazos de guarda.

Ter uma equipe especializada

Esse processo é importante e deve ser feito por pessoas capacitadas, para garantir que a digitalização e catalogação seja feita de maneira adequada. É recomendado contratar uma equipe especializada.

Definir um software de gestão documental

É preciso decidir qual software de gestão eletrônica de documentos será utilizado para atender as demandas da empresa.

Categorize os documentos

A organização é indispensável, por isso, é fundamental que ocorra a categorização dos dados, agilizando os processos e melhorando a dinâmica das informações.

Neste artigo, explicamos o conceito de gestão eletrônica de documentos, como ela funciona na gestão pública, os benefícios que pode trazer e deixamos algumas dicas para implementar esse modelo de gestão documental. Para saber mais sobre esse processo, acesse nosso blog.