A transição dos arquivos do físico para o digital é fundamental nos dias atuais e precisa ser feito por uma equipe especializada para garantir sua eficácia e trazer os devidos benefícios.

Neste artigo, vamos explicar o que consiste a transição de documentos físicos para o digital, seus benefícios, suas principais etapas, os maiores desafios e justificamos porque se recomenda buscar ajuda especializada.

O que significa a transição dos arquivos do físico para o digital?

A transformação dos documentos físicos para o formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos, nuvens ou diferentes softwares acontece através da digitalização. Esse processo é válido para recibos, comandas, relatórios, entre outros. Essa transição pode parecer complexa, mas oferece diversos benefícios às empresas e, por isso, é muito importante para melhorar o fluxo de atividades.

Quais os benefícios da transição dos arquivos físicos para o digital?

A transformação documental para o digital oferece muitos benefícios para todos os setores da empresa. Confira os principais:

Acesso

A transformação documental elimina a dependência de arquivos físicos e reduz o tempo gasto na busca por informações e garante ainda o controle de acesso.

Redução de custos

A eliminação de papéis, impressões e armários de arquivo representa uma economia significativa. Essa transformação também libera o uso de espaço físico, representando menos custos.

Segurança

A transformação documental fortalece a conformidade legal das empresas, garantindo o cumprimento de normas regulatórias, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Mais produtividade

Com a transformação documental, é possível liberar tempo das equipes para outras atividades, melhorando a eficiência operacional e, consequentemente, aumentando a produtividade.

Quais as etapas da transição dos arquivos físicos para o digital?

É importante que a transição de documentos físicos para o formato digital seja feita da maneira adequada. Para isso, algumas etapas são recomendadas. Confira:

Planejamento

Antes de iniciar a transição, é preciso realizar uma avaliação dos documentos físicos para identificar quais documentos são prioritários para a digitalização. É nessa etapa que se define a sua relevância, frequência de acesso e necessidades de segurança de cada arquivo.

Nessa fase, também é fundamental estabelecer metas para o processo de transição, definindo prazos, recursos necessários e métricas de sucesso.

Escolha de ferramentas

Existem diversas opções de tecnologias e ferramentas disponíveis, desde scanners e softwares de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) até sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) e plataformas de armazenamento em nuvem. É preciso levar em conta a escalabilidade, integração com os sistemas existentes, facilidade de uso e recursos de segurança na hora de escolher.

Digitalização

Nessa fase, é o momento de iniciar o processo de digitalização dos documentos físicos. A indexação dos documentos digitalizados também é essencial para facilitar a recuperação e o gerenciamento de informações.

Segurança e Privacidade

Antes de concluir a transição, é fundamental implementar políticas e medidas de segurança para proteger os dados contra acesso não autorizado e possíveis perdas.

Aprimoramento contínuo

Após a implementação da transição, é essencial monitorar continuamente o desempenho do sistema, identificar áreas de melhoria e realizar ajustes conforme necessário.

Quais os desafios da transição dos arquivos físicos para o digital?

Migrar do ambiente físico para o digital envolve muito mais do que apenas digitalizar. Entre os principais desafios desse processo, destacam-se:

Definição regras de guarda

Cada documento tem um ciclo de vida diferente. Por isso, é fundamental estabelecer uma política de guarda considerando prazos de retenção, critérios de descarte, versões de documentos e controle de acesso.

Escolha da tecnologia adequada

É preciso escolher um sistema seguro e escalável, que garanta o armazenamento, a organização e o acesso eficiente aos documentos.

Treinamento

É de suma importância treinar, comunicar e demonstrar os benefícios do novo modelo digital para as equipes. Toda mudança no começo pode assustar, por isso, esse processo precisa ser feito com a comunicação adequada.

Por que contratar uma empresa especializada?

Todo o processo de transformação do físico para o digital conta com desafios e, para que ele ocorra de forma eficaz, é importante ter um time capacitado. Para que isso aconteça, a contratação de uma empresa especializada por ser de grande ajuda, visando garantir que a digitalização e a guarda de documentos ocorra da melhor maneira possível.

Neste artigo, explicamos o que consiste a transição dos arquivos do físico para o digital, seus benefícios, suas principais etapas, os maiores desafios e justificamos porque se recomenda buscar ajuda especializada.

Para saber mais sobre o processo da digitalização, leia este outro artigo.