O que é arquivamento e por que ele vai além de “guardar documentos”
Além de apenas guardar os documentos, o arquivamento de documentos envolve estratégia de gestão, inteligência e segurança jurídica.
O arquivamento não é apenas “guardar papéis”. Na verdade, trata-se de um processo estruturado de organização, preservação e recuperação de documentos que sustenta a eficiência operacional, a segurança da informação e a conformidade legal. Esse processo é uma das etapas finais das fases da gestão de documentos, que começam no momento em que o documento é criado.
Neste artigo, vamos explicar o que é o arquivamento, quais são os seus tipos, qual a sua importância, o que a legislação diz sobre ele e qual a sua relação com a guarda eletrônica de documentos e com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Portanto, continue a leitura e entenda!
O que é arquivamento?
Um sistema de arquivamento é, basicamente, um conjunto de procedimentos, tecnologias e práticas voltadas à organização, guarda, localização e conservação de documentos físicos e digitais. Esse sistema pode incluir, por exemplo, espaços para armazenamento físico, digitalização de documentos, sistema de gestão eletrônica e fluxos de controle que garantem a integridade das informações.
Quais são os tipos de arquivamentos de documentos?
Existem tipos diferentes de arquivamento e, seja qual for a opção adotada, o responsável deve saber como realizar esse processo de maneira eficiente. A seguir, conheça os principais:
Geográfico Esse tipo organiza os documentos conforme o local de origem.
Alfabético Nesse caso, você organiza os documentos conforme a primeira letra do nome do arquivo.
Ideográfico Já o arquivamento ideográfico organiza os documentos pelo assunto tratado.
Numérico Por fim, esse tipo de arquivamento utiliza números crescentes (simples), a data de criação (cronológicos) ou grupos numéricos para grande quantidade (dígito-terminal).
Vale lembrar que o critério escolhido costuma acompanhar as três idades do documento — corrente, intermediário e permanente —, já que a frequência de uso de cada arquivo influencia diretamente a forma mais eficiente de organizá-lo.
Qual a importância do arquivamento e por que ela vai além de guardar documentos?
Entre as principais vantagens estão o melhor gerenciamento da informação empresarial, a liberação de espaço físico, a facilidade nos momentos de auditoria, o acesso mais rápido às informações e o auxílio para análises e geração de documentos. Além disso, um bom arquivamento garante o cumprimento das exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Ou seja, esse processo vai muito além de apenas guardar os documentos: quando bem-feito, envolve estratégia de gestão, inteligência e segurança jurídica, sempre usando as tecnologias apropriadas para cada empresa.
O que diz a lei sobre o arquivamento de documentos no Brasil?
No Brasil, é a Lei nº 8.159/1991 que determina a política nacional de arquivos públicos e privados. Assim, a norma estabelece que as instituições públicas e privadas devem arquivar os documentos conforme regras específicas. O Decreto nº 4.073/2002, por sua vez, regulamentou essa lei. Já a Lei nº 12.682/2012 trata da elaboração e do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.
Em resumo, o objetivo dessas legislações é definir os efeitos legais desses documentos e estabelecer como eles se tornam válidos juridicamente.
Além disso, o Decreto nº 10.278/2020 estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados e apresenta meios de comprovação de autoria e integridade, como a assinatura eletrônica.
Como o sistema de arquivamento se relaciona com o GED e a LGPD?
A gestão documental exige mais do que organização. Por esse motivo, o arquivamento, a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) e a LGPD se conectam diretamente ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos de uma empresa.
O sistema de arquivamento é a base que sustenta a gestão documental, mas, sozinho, ele não supre todas as exigências da LGPD. Por isso, entra em cena o GED, que amplia o controle e o leque de ferramentas disponíveis.
Portanto, o arquivamento é um processo estratégico, não uma tarefa burocrática. Assim, investir em um bom sistema de arquivamento significa escolher mais eficiência, segurança e conformidade para a empresa.
