A guarda de documentos é muito importante para garantir a preservação de informações importantes para as empresas. Para que isso ocorra, entender alguns conceitos e processos pode ser de grande ajuda. Um desses conceitos é o do ciclo de vida dos documentos.

Neste texto, vamos explicar o que são as fases do ciclo de vida dos documentos e quais são elas, vamos apresentar quais são as três idades de um documento e falar o que é um plano de classificação e como ele deve ser elaborado. Continue a leitura e saiba mais!

O que são as fases do ciclo de vida dos documentos?

O ciclo de vida dos documentos é o processo completo desde a criação até o descarte dos arquivos. Esse ciclo é dividido em quatro fases. São elas: criação, armazenamento, uso e descarte.

Na primeira fase, a de criação, são criados os documentos. No armazenamento, os arquivos são armazenados de forma segura. Na etapa de uso, o documento é utilizado de acordo com sua finalidade. E, por fim, na etapa de descarte, o documento é destruído ou arquivado.

Conheça as fases do ciclo de vida dos documentos

Cada fase do ciclo de vida do documento implica necessidades específicas de gerenciamento de dados. Conheça cada um dos quatro estágios principais no ciclo de vida do documento:

Criação de documentos

É quando o documento é criado ou recebido pela organização.

Armazenamento de documentos

O momento em que os documentos são classificados e armazenados adequadamente. Essa etapa é importante para garantir a segurança e a acessibilidade das informações ao longo do tempo.

Uso dos documentos

É quando os documentos são compartilhados dentro da organização e utilizados, conforme necessário.

Descarte dos documentos

Após seu ciclo de vida, os documentos são arquivados para referência futura ou destruídos, de acordo com a necessidade (ou não) de guarda permanente.

Quais são as três idades de um documento?

A teoria das três idades trata-se de dividir em fases o ciclo de vida dos documentos. Conheça quais são essas três fases:

Arquivo corrente (primeira idade)

A primeira idade documental é o arquivo corrente. Ela acontece quando o documento está sendo produzido por conta de uma atividade ou função administrativa. Nesta idade, o documento é utilizado diariamente.

Arquivo intermediário (segunda idade)

A segunda idade é o arquivo intermediário, quando ele ainda possui um trâmite administrativo, porém o uso é relativamente baixo.

Arquivo permanente (terceira idade)

A terceira idade documental é o arquivo permanente, quando o documento já cumpriu todo seu trâmite administrativo. O arquivo permanente se refere aos documentos que não podem ser eliminados por conter um valor jurídico e histórico.

O que um plano de classificação de documentos precisa ter?

Um plano de classificação de documentos deve conter os seguintes elementos:

Tabela de classificação

Trata-se da representação dos tipos de documentos, organizados em classes, subclasses, grupos e subgrupos.

Glossário

Explicação dos termos e das abreviaturas utilizados na tabela.

Manual de classificação

Padroniza a tabela, indicando os critérios e os exemplos de classificação.

Tabela de temporalidade

Responsável pela especificação dos prazos de guarda e de destinação dos documentos, de acordo com a sua classificação e seu ciclo de vida.

Como criar um plano de classificação de documentos?

Para criar um plano de classificação documental, é preciso seguir alguns passos:

Análise da empresa

Analisar o contexto e o perfil da empresa e, assim, identificar e agrupar os tipos de documentos conforme suas características e finalidades.

Criação de critérios

É importante definir os critérios e os métodos de classificação de acordo com os tipos escolhidos, que atendam a demanda da empresa.

Elaboração

Elaborar a tabela, o glossário e o manual de classificação;

Elaborar a tabela de temporalidade.

Estabelecer os prazos e os destinos dos documentos conforme sua natureza, função e relevância.

Monitoramento e atualização

Avaliar e monitorar o plano de classificação, fazendo os devidos ajustes quando necessário.

Neste texto, explicamos o que são as fases do ciclo de vida dos documentos e quais são elas, apresentamos quais são as três idades de um documento e falamos o que é um plano de classificação e como ele deve ser elaborado.

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