Guia prático: Segurança e rastreabilidade na guarda de documentos físicos

A guarda de documentos físicos em ambiente profissional não é apenas estocagem. Na verdade, trata-se de um serviço técnico que combina infraestrutura controlada, rastreabilidade individual por item e conformidade com prazos legais.

Neste artigo, portanto, vamos explicar o que é a guarda de documentos físicos, as diferenças entre os modelos físico e digital, quais arquivos precisam ser guardados, como o processo é feito e quais são os seus benefícios. Além disso, abordaremos como a tecnologia pode ajudar e por que vale a pena terceirizar esse serviço. Leia e entenda!

O que é a guarda de documentos?

A guarda de documentos trata da categorização e do armazenamento dos arquivos de uma organização. De acordo com as boas práticas, quando o acervo é físico, ele deve ficar em um espaço climatizado e seguro. Dessa forma, a empresa preserva as informações e garante o acesso sempre que precisar. Vale destacar que a guarda de documentos físicos exige cuidados que vão além de simplesmente empilhar caixas.

Quais as diferenças entre a guarda de documentos física e a digital?

Antes de tudo, é preciso avaliar qual método é ideal para cada empresa. A seguir, entenda as diferenças entre os dois modelos:

Guarda digital

Na guarda digital, é possível abrir e visualizar muitos arquivos ao mesmo tempo. Além disso, como não há acervo físico, a empresa deixa de precisar manter documentos importantes por perto apenas para eventuais consultas. Contudo, esse trabalho deve ser feito por uma equipe com conhecimento técnico, pois só assim o projeto é executado de forma segura.

Guarda física

Já a guarda de documentos físicos exige atenção especial à manutenção e à classificação para garantir a conservação, evitando o desgaste do papel pelo tempo ou por condições inadequadas. Por isso, é fundamental verificar se o espaço usado pela organização oferece as condições climáticas e de segurança necessárias para proteger o acervo.

Quais tipos de documentos é preciso armazenar?

Nem todo documento precisa ser guardado para sempre. Assim, para definir o prazo de guarda e evitar desperdício de espaço, é importante que a empresa tenha uma tabela de temporalidade documental, que organiza os prazos conforme o ciclo de vida de cada arquivo. Vale lembrar que esses prazos também se conectam à política nacional de arquivos, definida pela Lei nº 8.159/1991.

Ainda assim, alguns tipos de arquivo costumam exigir guarda obrigatória. Confira os principais:

• Documentos históricos
• Plantas arquitetônicas
• Históricos e documentos escolares
• Arquivos contábeis
• Documentos jurídicos
• Arquivos de RH
• Contratos
• Certidões
• Notas fiscais
• Faturas pagas
• Ordens de serviço

Como é feita a guarda de documentos físicos?

A guarda correta exige organização. Nesse sentido, algumas etapas são essenciais para garantir que o processo ocorra de forma adequada. Confira:

Preparação dos documentos

Primeiramente, é feita uma análise do estado geral dos documentos, identificando danos ou a necessidade de higienização e restauração. Além disso, essa avaliação inclui os arquivos em mídia.

Separação de documentos

Em seguida, os documentos são organizados de acordo com a espécie e outras características específicas.

Classificação de documentos

Depois de acondicionados em caixas específicas, os documentos são classificados em uma lista que facilita a localização sempre que necessário.

Acondicionamento de documentos

Por fim, as caixas são armazenadas em um local previamente preparado para essa finalidade.

Quais os benefícios da guarda de documentos físicos?

Manter um arquivo organizado, com as medidas de segurança corretas, oferece diversas vantagens à empresa. Veja quais são:

Segurança

A organização e as condições adequadas garantem que os documentos fiquem protegidos, evitando perdas, danos e acessos indevidos.

Localização

Quando o acervo está organizado, o arquivamento e a busca de documentos se tornam muito mais rápidos.

Padronização

Além disso, uma guarda bem-feita padroniza os processos de arquivamento, o que otimiza as tarefas do dia a dia.

Como a tecnologia pode ajudar na guarda de documentos físicos?

Atualmente, mesmo na guarda de documentos físicos, a tecnologia oferece muitos benefícios. Muitos acervos, por exemplo, contam com códigos de barras e sistemas de inventário que permitem localizar uma folha entre milhões em poucos minutos.

Outro exemplo é o SIGAD (Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos). Trata-se de uma metodologia (ou sistema) que realiza digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e buscas. Dessa forma, o sistema indica onde o papel está guardado e agiliza a localização.

Por que terceirizar a guarda de documentos físicos?

A contratação do serviço de guarda viabiliza espaço, infraestrutura, apoio profissional, controle e preservação, entre muitos outros benefícios. Isso acontece porque as empresas especializadas trabalham com toda uma metodologia voltada à conservação física dos acervos. Além disso, a automação de processos e o uso de metodologias internacionais são grandes diferenciais.

Neste artigo, explicamos o que é a guarda de documentos físicos, as diferenças entre os modelos físico e digital, quais arquivos precisam ser guardados, como o processo é feito e seus benefícios. Também abordamos como a tecnologia pode ajudar e por que vale a pena terceirizar esse serviço.

Em resumo, a guarda profissional funciona como uma apólice de seguro para a memória da organização. Portanto, se a sua empresa está chegando à fase de avaliar parceiros de guarda física, vale a leitura do nosso conteúdo sobre empresa de guarda de documentos. Nele, você entende quais critérios técnicos e operacionais diferenciam uma operação profissional de custódia, como controle de temperatura e umidade, rastreabilidade por código de barras, higienização dos acervos e conformidade com as normas do CONARQ, de um simples serviço de armazenamento.