GED e SIGAD: quais as diferenças e como escolher entre eles?
GED e SIGAD são os sistemas mais comuns para a gestão e armazenamento de documentos eletrônicos, mas cada o uso de cada software depende da maturidade da empresa.
A guarda de documentos , sejam eles físicos ou digitais, é muito importante para uma empresa. Por isso, a decisão de qual sistema será utilizado é fundamental para iniciar esse processo.
Neste artigo, falaremos sobre como funciona a gestão de documentos na era da tecnologia, citaremos benefícios do SIGAD, explicaremos a diferença entre o GED e o SIGAD e abordaremos maneiras para decidir entre eles. Leia e entenda!
A gestão moderna de documentos na atualidade
Na era da tecnologia, a gestão de documentos, que consiste na organização e controle de arquivos como relatórios, contratos e acordos empresariais, registros de dados e documentos trabalhistas, notas fiscais, recibos e comprovantes de operações financeiras, entre outros, passou a acontecer de forma digital. Porém, é importante citar que os documentos virtuais também precisam de armazenamento correto.
Para que essa gestão seja bem feita, é muito importante que a empresa se adapte à digitalização e aprenda a gerí-los em uma plataforma. Para que isso ocorra, os sistemas mais comuns são o GED e o SIGAD.
Qual a diferença entre o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD)?
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, conhecido pela sigla GED, trata da gestão de documentos e seus processos de forma eletrônica, ou seja, à prática da guarda de documentos utilizando da tecnologia a favor da empresa. Esse modelo envolve a digitalização dos arquivos, armazenando-os na nuvem. O objetivo desse tipo de gestão é simplificar as atividades, tornando a busca por informações e dados mais fácil, rápida e segura.
Já o SIGAD, cujo significado da sigla é Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos, foca nos processos do ciclo de documentos, desde a criação até o descarte. Trata-se de uma metodologia ou um sistema que realiza a digitalização, anexação, armazenamento, indexação, assinatura digital e buscas.
Em outras palavras, um SIGAD tem por objeto o documento arquivístico e visa a gerenciá-lo em todo o seu ciclo de vida, enquanto o GED tem por objeto o documento sem a perspectiva arquivística. Isso não significa que um é melhor do que outro, e sim que a escolha deve partir das necessidades da organização.
De que formas o SIGAD contribui para a conformidade e preservação dos documentos?
O SIGAD atende às exigências legais e arquivísticas que orientam o tratamento de documentos. Porém, para além disso, ele pode desempenhar papéis importantes para a empresa. Conheça outras vantagens:
Mantém os registros
O sistema, tal qual o processo de digitalização, ajuda a manter os arquivos íntegros, evitando o risco de perdas, desgastes pelo tempo ou ação de fenômenos como enchentes ou acidentes.
Acessibilidade
Esse sistema ajuda a estabelecer níveis adequados de acesso. Isso significa possuir controle sobre quem poderá ou não acessar e editar os arquivos da empresa.
Define temporalidades
Para além da organização, é importante saber os prazos de guarda de cada tipo de documento para dar a eles o destino adequado.
Reduz riscos jurídicos
Em momentos como auditorias e/ou fiscalizações, é importante ter todos os documentos com fácil acesso.
Como tomar a decisão entre GED e SIGAD?
O momento de decidir se a empresa usará GED ou SIGAD precisa ser de análise. De acordo com o objetivo, cada um deles pode funcionar melhor: se a meta é melhorar rotinas e facilitar o uso diário das informações, o GED é a escolha ideal. No entanto, se a intenção for assegurar que as normas arquivísticas estão sendo seguidas, preservar documentos e manter processos controlados, o SIGAD se mostra mais eficiente.
Para tomar essa decisão, é recomendado que fatores como complexidade das demandas, volume documental, exigências legais, riscos administrativos, entre outros, sejam avaliados. O GED e o SIGAD desempenham papéis complementares na gestão documental e, por isso, em muitos cenários, a integração dos dois sistemas oferece resultados superiores.
Quando os dois sistemas são utilizados de forma estratégica, eles podem ajudar a fortalecer a eficiência, a integridade e a transparência dentro da instituição.
Neste artigo, falamos sobre como funciona a gestão de documentos na era da tecnologia, citamos benefícios do SIGAD, explicamos a diferença entre o GED e o SIGAD e abordamos maneiras para decidir entre eles. Assine nossa newsletter e receba conteúdos sobre gestão documental!
